Делопроизводство в современной Италии

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования 

Челябинский юридический институт

Министерства  внутренних дел Российской Федерации 
 
 
 
 
 
 
 

ДОКЛАД 

ПО ОСНОВАМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

НА  ТЕМУ: ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИТАЛИИ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил: студент 134 группы

Касимов И. А. 

Проверил:

Старший преподаватель кафедры УИПП

Подполковник  милиции

Бетенев В.В. 
 
 
 
 

Челябинск 2009 
 

Содержание 
 
 
 

1. Делопроизводство  в современной Италии……………………………….3
2. Регистрация документа……………………………………………………3
3. Предметная классификация дел…………………………………………..4
4. Наблюдательные комиссии……………………………………………….5
5. Органы архивного надзора………………………………………………..5

Делопроизводство в современной Италии

Делопроизводство  в современной Италии существует с начала XIX века – с тех времен, когда Итальянские государства  находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство  привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло в Риме – Архивио Централе делло Стато (ArchivioCentraledelloStato, Центральный Государственный Архив). Расположенный в Риме, Архив хранят документы, изданные центральными административными органами национального правительства Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций на всей территории Италии и формирует структуру общегосударственного делопроизводства. 

Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года (в документе были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства). Однако лишь в 1963 году сформировалось структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. В это время вышел Декрето дель Президенте делло Република (DecretodelPresidentedelloRepublica, Президентский указ), определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день. Рассмотрим суть этих требований. 

Регистрация документа

В предыдущих статьях  мы уже описывали основные принципы систем регистрации документов, повсеместно используемых в Европе. Итальянская система регистрации была изложена в Королевском указе 1900 года и мало чем отличается от других европейских систем. Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой (titolario) соответствует ряду документов в журнале регистрации (protocollo). Как правило, для каждой категории документов заводится отдельный журнал. Как и в большинстве систем регистрации, каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, подлежит обязательной регистрации в журнал. Зарегистрированные документы последовательно нумеруются; записи входящих и исходящих документов ведутся в журнале раздельно. Факт регистрации документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности. 

При регистрации  входящих документов в журнале проставляется  дата получения, имя отправителя  и предмет дела. При регистрации  исходящих документов указывается  дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.  

Предметная  классификация дел

В европейских  канцеляриях обычно используется какая-либо стандартная схема классификации  дел в сочетании с журналами  регистрации, и Италия в данном случае не является исключением. Королевским указом 1900 года была введена «систематическая классификации по мандатам (поручениям)». Эта стандартная система (titolario) предусматривает как общие, так и специальные предметные категории, составляющие основу ведения дел в государственных министерствах. 

Общие категории  дел позволяют классифицировать административные документы, общие  для всех или для большинства  министерств (такие, например, как личные дела), в то время как специальные категории отражают потребности отдельно взятого министерства, обусловленные спецификой его деятельности. Различные предметные категории составляют иерархию классов и подклассов, каждому из которых присваивается собственный буквенно-цифровой код. Похожая система широко используется в Северной Америке.  

Помимо журналов, о которых говорилось выше, в итальянских  канцеляриях используется специальная  категория журналов регистрации, называемых репорторио (reportorio). Эти журналы представляют собой перечень всех дел по каждой предметной категории. Индексы к журналам состоят из двух журналов регистрации с алфавитными списками лиц, создавших, отправивших или получивших документы, тогда как в третий журнал заносятся предметные индексы зарегистрированных документов. 

Организация работы с вышедшими из активного пользования  документами

Вышедшие из активного пользования документы  перемещаются из итальянских государственных  ведомств в так называемые «депозитарные  архивы» – промежуточные хранилища, представляющие собой сложную общегосударственную систему хранения. Раз в год документы из внутриведомственных архивов направляются в депозитарные архивы, где они хранятся в течение 40 лет с момента поступления. По истечении этого срока документы, имеющие историческую ценность, переводятся в соответствующее архивное хранилище, а все оставшиеся – уничтожаются.   

Описанная система  предполагает, как правило, по одному такому архиву на каждое головное министерство (directorate) государственного правительства, и по одному – на каждую префектуру или региональное правительство. 

В Президентском  указе 1963 года, о коем уже упоминалось  выше, определены сроки архивного  хранения для всех категорий государственных  документов, включая документы правительства, областей и провинций, а также  муниципалитетов. 

Как уже отмечалось, расположенное в Риме Центральное  Архивное Управление осуществляет руководство  государственной сетью архивных учреждений, в которую входят Центральный  Государственный Архив, Органы архивного  надзора (Sovrintendenze archivistiche), региональные архивы отдельно взятых территорий и провинций (Archivi de Stato) и другие организации.  

Наблюдательные  комиссии

В большинстве  центральных, региональных и провинциальных министерств государственного правительства  выделяются Наблюдательные Комиссии, контролирующие исполнение правительственных программ в сфере делопроизводства. В состав наблюдательной Комиссии входят глава соответствующего министерства (или назначаемое должностное лицо),  другие руководители высшего звена, а также представитель государственного архива. 

Комиссии осуществляют общий административный надзор за системой делопроизводства в министерствах  и ведомствах, в том числе за зданиями и иными владениями внутриведомственными и депозитных архивов. Они оценивают  качество имеющихся систем хранения документов, и определяют документы, подлежащие изъятию. Подлежащие изъятию документы передаются в Министерство культурного и природного достояния, где принимается окончательное решение об их уничтожении. 

Органы  архивного надзора

Органы архивного надзора функционируют независимо от государственного архива и решают вопросы регионального уровня в отношении документов, находящихся в собственности частных лиц или организаций.