Служебные командировки по России и за рубеж

     а) стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом  общего пользования (кроме такси);

     б) страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

     в) оплату услуг по предварительной  продаже проездных документов;

     г) расходы за пользование в поездах  постельными принадлежностями.

     При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

     Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. При этом стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:

     - стоимость завтраков;

     - услуги химчистки;

     - пользование минибаром и т.п.

     Кроме того, работнику возмещаются расходы  по оплате бронирования места в гостинице.

     Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.

Например:

      Для большей наглядности предположим, что учетной политикой на 2005 год  на предприятии было предписано оплачивать сверхнормативные командировочные расходы работников за счет чистой прибыли предприятия, и не включать их в бухгалтерскую себестоимость. По очередной командировке на основании проездных документов бухгалтер определил, что работник находился в пункте назначения 7 суток (с 10.12.2005 по 16.12.2005). К авансовому отчету им был приложен счет гостиницы на 5 суток с расшифровкой стоимости: 

      1. Одноместный номер 5*260 1300 рублей

      2. Бронирование 1*50 50 рублей

      3. Телевизор 5*12 60 рублей

      4. Холодильник 5*10 50 рублей

      5. Утюг 2*5 10 рублей

      6. Набор к чаю 3*20 60 рублей

      Итого - 1530 рублей

В бухгалтерском  учете затраты на проживание отразятся  следующим образом. В соответствии с нормами, из-под налогообложения  выводится 5*270 = 1350 рублей и относятся  на себестоимость продукции. Остальные расходы в соответствии с учетной политикой относим на прибыль, остающуюся в распоряжении предприятия (см. Таблица №1)

. Таблица  №1

 

     Суточные  выплачивается командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

     Размер  суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре. Норма суточных утверждена Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и равна 100 руб. в день.

     При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет  возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная  недалеко от места работы и жительства работника может быть признана однодневной. Определение такой командировки производится руководителем в приказе на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха. Командировка за пределы России также может быть однодневной, если работник, который выехал за границу, возвратился в Россию в тот же день.

     Если  командированный работник по окончании  рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размере расходов, установленных при найме жилого помещения для командировок на территории Российской Федерации.

     Вопрос  о том, может ли работник возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий отдыха.

Отчет работника о командировке

     В течение трех дней после возвращения  из командировки работник обязан представить  в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное в установленном  порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

     Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1.

     Работник  должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание  с заполненным и подписанным  отчетом о его выполнении (форма  № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов.

     В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых  отчетов и приложенных к ним  документов на оплату услуг, погашение  задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

     При проверке документов, прилагаемых к  авансовому отчету, устанавливается  наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

     Если  работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

     Таким образом, при учете задолженности  подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

Например:

Работнику в соответствии с расчетом на командировочные  расходы было выдано 1400 рублей. По прибытии из командировки им был написан свидетельствующий  о производственном характере поездки отчет, который был утвержден директором. На основании авансового отчета работника бухгалтер отражает командировочные расходы на счетах бухгалтерского учета (см. Таблица №2). 

Таблица №2

В результате указанных проводок кредитовый оборот по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” составит 1594 рублей. Таким  образом, командированное лицо перерасходовало 1594 - 1400 = 194 рублей, которые возвращаются ему из кассы с выпиской расходно-кассового ордера.

Зарубежные  командировки

Все большее  распространение получают командировки в дальнее зарубежье. Это связано  с расширением делового сотрудничества российских организаций и компаний с зарубежными партнерами, расширением рынка сбыта. Кроме того, все большее число российских фирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях.

Необходимым условием для оформления зарубежной командировки сотрудника является издание приказа о командировании, что следует из Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утвержденное ЦБ РФ 25 июня 1997 г. № 62).

Уполномоченные  банки выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные расходы на основании заявки, оформленной на основании 2 приказов:

а) устанавливающий  сотруднику размер суточных;

б) о  направлении сотрудника в служебную  зарубежную командировку с указанием  фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и возвращения из служебной командировки или планируемого срока командировки, страны командирования.

Если  направление сотрудников в зарубежные командировки носит разовый характер, то всю необходимую информацию можно определить и в одном приказе. Размеры суточных в зависимости от страны, которыми можно руководствоваться, установлены Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» и постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. N 299

"О  внесении изменений в нормы  расходов организаций на выплату  суточных за каждый день нахождения  в заграничной командировке, в  пределах которых при определении  налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, предусмотренные постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 93"

     Можно установить приказом руководителя организации и более высокий размер суточных, при этом: превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует включения суммы превышения в облагаемый НДФЛ доход работника.