Служебные командировки по России и за рубеж

В отличие от произвольной формы приказа на установление размера суточных, приказ на командирование сотрудников должен быть оформлен с применением унифицированной формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (или Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26.

Фактическое время пребывания в командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо для обоснования  отсутствия работника на рабочем  месте и для подтверждения  правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования включения этих расходов в затраты. Причем, предусмотренное командировочное удостоверение для командировок в пределах России, при зарубежных командировках не оформляется.

Время фактического пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной границы РФ. Учитывая, что загранпаспорт является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после возвращения из командировки приложить к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РФ.

Но если сотрудник, направленный в командировку в страну – участник Таможенного  союза, пересечение границы с  которой производится свободно, то командировочное удостоверение необходимо оформлять, так как оно будет основным документом, подтверждающим факт нахождения работника в той или иной местности с посещением организации, в которую он был командирован.

Расходы по проезду работника к месту командирования и обратно принимаются в бухгалтерском учете, и в целях налогообложения в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат. При непредставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника, с отнесением указанной суммы в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходы, не подтвержденные документально, не уменьшают базу по налогу на прибыль и не подлежат включения в доход, облагаемый НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Приказ  Минфина России № 15н применяется  в качестве ориентира для определения  нижней границы возмещаемых расходов на наем жилого помещения при зарубежных командировках. Эти расходы, подтвержденные документально, принимаются к учету в размере фактически произведенных затрат.

Отчеты  о служебной загранкомандировке

     После возвращения из командировки работник должен представить отчеты:

     - о выполнении задания на командировку  по форме № Т-10а;

     - авансовый отчет по форме №  АО-1.

     Согласно  Положению № 62 в 10-дневный срок после  возвращения из командировки работник должен сдать в бухгалтерию отчет  и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную валюту. Если предприятие получило иностранную валюту на командировочные расходы в банке, то оно должно предоставлять в этот банк отчет об использовании выданной на эти цели иностранной валюты. Отчет Т-10а должен быть подписан руководителем, в нем отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются протоколы о намерениях или предварительные договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки. В бухгалтерском учете по авансовому отчету делаются проводки:

     Дебет 26, 44 Кредит 71-2 (71-1) – по списанию расходов на командировку. В зависимости от характера произведенных расходов, соответствующих заданию на командировку, счет 71 может кредитоваться и с другими счетами.

     Курсовые  разницы, которые образуются при  изменении курса иностранной  валюты, определяются в соответствии с ПБУ 3/2000. Расходы в иностранной  валюте на загранкомандировки пересчитываются  в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. (дата признания расходов). В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе внереализационных доходов, а отрицательная – внереализационных расходов (дебет 91-2 кредит 71-2). 

     Расчеты с подотчетным  лицом

     По  авансовому отчету у командировочного сотрудника может быть либо перерасход (он сдается в кассу), либо остаток средств в иностранной валюте. Предприятие обязано вернуть неизрасходованный остаток в банк в течение 10 рабочих дней с момента возвращения командируемым лицом в кассу. Если сумма перерасхода в иностранной валюте превышает эквивалент 10 000 $ США по курсу ЦБ РФ на дату погашения указанной суммы, уполномоченный банк направляет извещение в Минфин РФ (Положение, утвержденное ЦБ РФ 20.08.02 № 193-П).

     Задолженность командированного лица перед организацией может быть погашена путем внесения в кассу организации эквивалентной  суммы задолженности в рублях по курсу Центробанка, она также  сдается в банк.

     У командированного сотрудника может  возникнуть перерасход наличной иностранной валюты по авансовому отчету. Такая ситуация бывает, когда он расходует во время командировки собственные валютные средства, приобретенные от своего имени и за свой счет. В этом случае для погашения перерасхода банк запрашивает авансовый отчет командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами РФ. Организация может погашать задолженность разными способами: в наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте. Если организация не предъявила по требованию уполномоченного банка авансовый отчет и подтверждающие документы, банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности в наличной иностранной валюте или в переводе на валютный счет командируемого лица.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны и для некоторых организаций имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств.

     Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы

1. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003.

2. Бабаева Ю.А.  Бухгалтерский учет. – М.: «Юнити», 2002.

3. Бакаев А.С.  Комментарии к новому плану  счетов бухгалтерского 

учета. - М.: «ИПБ-БИНФА», 2001.

4. Гражданский кодекс РФ. – Ч. 1, 2.

5. Крутякова Т.Л. Командировки по России и за рубеж. - М.: «АКДИ

Экономика и  жизнь», 2001.

6. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: - Инф-

ра – М, 2002.

 7.Приказ Министерства финансов России № 94н от 31.10. 2000 «План

счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности

организаций» 

8. Постановления Совмина – Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261

«О размере  и порядке выплаты суточных при  краткосрочных командиров-

ках на территории иностранных государств»

9. Постановление Правительства РФ от 13 мая 2005 г. N 299

"О внесении  изменений в нормы расходов  организаций на выплату су

точных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пре

делах которых  при определении налоговой базы по налогу на прибыль

организаций такие  расходы относятся к прочим расходам, связанным с 

производством и реализацией, предусмотренные  постановлением

Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 93"

10. Трудовой кодекс РФ. – М.: ЗАО «Славянский дом книги», 2002.

11. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС № 62 от

07.04.1988. « О  служебных командировках в пределах  СССР» 

12. Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.96. «О бухгалтерском учете»