Системы электронного документооборота

      Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота. 

      2.2 Делопроизводство  и документооборот  в управлении предприятием 

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко  отслеживаемый и управляемые  процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

      Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые  и определяют документопотоки.

      Функции ведения делопроизводства состоят  из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

      В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной  системой документационного обеспечения  управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

      Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует  предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

      Безбумажное делопроизводство предусматривает  применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

      Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач  в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

      Использование сетей и средств электронной  почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного  подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

      Последнее зачастую связано с привычками и  другими простыми человеческими  особенностями и слабостями. Решение  этой проблемы зачастую упирается в  имидж фирмы.

      Внешний срез проблемы упирается в большое  число документов, предлагаемых в  бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу  построения  системы управления электронным документооборотом. 

      2.3 Системы управления  электронным документооборотом 

      Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

• интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;
• повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
• уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
• уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
• интеграции информационных  процессов в рамках кооперации предприятий;
• создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

      СУЭД  должна соответствовать существующей информационно – организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

      СУЭД (рис. 4 (приложение)) предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

1. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
2. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
3. управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

      Объектом  автоматизации являются процессы:

• создание документов;
• подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
• работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

        Основные требования к системе  состоят в следующем. Для информационного  обмена в системе должна использоваться  корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные,  так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные  и расширять функциональные характеристики системы.

      СУЭД  должна обеспечивать изменение своих  характеристик,

параметров, адресатов передачи документов и  т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

      Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные  (емкие).

      Система должна обеспечивать с достаточной  точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках  текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу  к документам и срокам хранения документов.

      Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

• оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы);
• оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;
• передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
• реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
• хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);
• адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
• поиска и извлечения документов из электронного архива;
• вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
• связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

      Подсистема  «Ввод стандартных форм документов»  обеспечивает:

• проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;
• потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR (ICR) – стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

      Подсистема  «Делопроизводство» обеспечивает:

• создание электронных документов средствами подсистемы;
• ведение версий (редакций) документов и их авторства;
• защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
• электронное визирование документов (электронная подпись);
• связывание документов в логические группы;
• организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;
• допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;
• протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
• управление маршрутами движения документов;
• контроль местонахождения документа  и состояния его исполнения;
• передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

      Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных  на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом:

• средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;
• средства для создания электронных документов;
• средства для организации и работы с электронным архивом;
• технологические средства, ориентированные на управление документооборотом;
• технологические средства, ориентированные на управление документами;
• инструментальные средства разработки приложений, реализующих специфические функции и технологии работы с документами.