С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности  выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела —  и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: (I) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и (II) выбора грамматических средств — главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска — и лексического, и синтаксического — могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего.

В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где устаревшие или  устаревающие слова могут быть без  ущерба для содержания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это  сокращает изложение, приближает деловой  текст к современной общелитературной речи), так что они спокойно могут  быть заменены, хотя в некоторых  руководствах по деловой речи о них  все еще спорят. Наряду со стандартизованными лексикой и лексическими формулами  следует отметить стандартизацию средств  грамматики в официально-деловой  сфере. В области морфологии для  деловой речи более всего типично  преобладание имени над глаголом, высокая продуктивность отглагольных существительных для называния  действий. Это обусловлено тем, что  существительное выступает здесь  как «ярлык», подводя данный случай, событие под ряд других — однотипных и потому значимых в сфере деловых  отношений. С этим связана и такая  особенность деловой речи, как  так называемое семантическое расщепление  сказуемого, то есть предпочтение глагольно-именного сказуемого глагольному сказуемому, но и здесь имеет место квалификация события путем отнесения его  к разряду подлежащих юридической  ответственности.

Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано  с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой  отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т.е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием.

Регламентация языка документов затрагивает  также синтаксические особенности  словосочетания. Так, в ГОСТах —  специально разрабатываемых и официально распространяемых сборниках Инструкций и правил составления документов рассматривается сочетаемость ряда ключевых (типовых) слов, например: «приказ  — издается, должностные оклады — устанавливаются, контроль — возлагается  на кого-либо или осуществляется, выговор  — объявляется, порицание — выносится». Не меньшее внимание в этом ГОСТе  уделено порядку слов: в деловой  речи преобладает прямой порядок  следования главных членов предложения (подлежащее + сказуемое); вынесение  обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место  согласованного определения — перед  определяемым словом, а несогласованного — после определяемого слова; место обстоятельства степени —  перед прилагательным, а дополнения — после него; место дополнения — после глагола, в порядке  «прямое — косвенное»; место обстоятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, причины и цели —  перед глаголом-сказуемым (если на них  не падает логическое ударение), а обстоятельств  образа действия, выражении иначе, —  позади глагола.

С порядком слов связаны и отдельные  текстовые формулы, например, последовательность расположения «волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок», а  не иначе.

Большая продуктивность использования  в деловой речи схем сложно-подчиненного предложения обусловлена несколькими  факторами.

Во-первых, в качестве условия высокой  частотности сложных предложений  в текстах деловой речи выступает  ее письменный характер, требующий полноты изложения дела в тексте документа. Заметим, что с этим же фактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом (в деловой речи, так же, как и в научной, наиболее частотно употребление имени в именительном и родительном падежах), типа: 1) разработка + 2) проблем + 3) дальнейшего совершенствования + 4) очистки + 5) промышленных стоков.

Во-вторых, здесь сказывается, требование логичности изложения: в этом плане  необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.

В-третьих, свою роль играет и своеобразие  понимания требования краткости  изложения в деловом тексте: имеется  в виду не только и не столько  количество слов в предложении, сколько  «стремление вместить в пределы  одной фразы максимум необходимой  информации». Это связано с задачей  «представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном  целом». И данный фактор также работает на «культуру сложных предложений  по способу подчинения в канцелярском стиле».

Именно «культура сложных предложений  по способу подчинения» в сочетании  с продуктивностью в деловой  речи обособлений, причастных и деепричастных  оборотов как способов уточнения  смысла текста служит основой усложненного характера текста документа, причиной многих трудностей для его составителя. Именно здесь достигает максимума  сопротивление языкового материала, выражающееся в тех «усилиях, которые  мы тратим на написание какой-нибудь деловой записки, счета, объявления», в необходимости «следить за тем, не запутался ли я в построении своего сложного предложения».

Следует отметить две особенности  языка документации, носящие этикетный  характер.

Первая — орфографическая, она  связана с написанием с прописной  буквы местоимений Вы, и Ваш  в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу.

Вторая этикетная особенность  связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе — от первого или  третьего? Способ изложения от третьего лица — безличный, от имени организации, ее структурного подразделения (типа «Министерство  считает возможным...»); в приказах («Приказываю:») или заявлениях («Прошу...») употребляется первое лицо единственного  числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и  от первого лица множественного числа («Напоминаем, что...») — тем самым  он выступает как представитель  организации, ее части.

1.4. Динамика нормы официально-деловой  речи

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых  отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие  им способы речевого изложения. Тезис  о высокой регламентированности официально-деловой речи находит  свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению  документов, но и в возможности  нормализации — внесения изменений  в правила построения и составления  документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа  — его формы и его языка.

В настоящее время текстовые  и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все  шире развивающегося способа составления, хранения и передачи документов при  помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место «автоматизация информационных процессов в аппарате управления».

Одним из результатов этого явилось  то, что организационно-распорядительные документы (обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации) стали регулярно включать в схему  документа (для всех жанров) реквизит — пояснительный «заголовок к  тексту». Такой заголовок выступает  по существу как аннотация документа  в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого  действия + указание на объект того действия.

При вводе документа в компьютер  этот заголовок служит базой для  превращения предложно-падежного  сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор⁹ в именительном падеже (Рекламация ...).

По традиции было принято начинать текст акта с текстовой формулы: «Мы, нижеподписавшиеся, ...» (что и  было закреплено в ГОСТах); но вот  ГОСТ 6.39-72 отменил это привычное  начало, регламентировав в данной позиции текста другую текстовую  формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора  завода…»

Таковы те немногие изменения, которые  можно наблюдать в последнее  время в регламентации языка  официально-деловой документации.

2. Виды речевых ошибок в деловом  письме

2.1. Лексические ошибки

Лексические ошибки связаны с незнанием  значений слов и устойчивых выражений  и обусловленным этим незнанием  их неправильным употреблением в  речи. При выборе слова следует  учитывать не только значение, которое  ему присуще в литературном языке, но и лексическую сочетаемость. Далеко не все слова могут сочетаться друг с другом. Границы лексической  сочетаемости определяются семантикой слов, их стилистической принадлежностью, эмоциональной окраской, грамматическими  свойствами и т. д.

Наиболее распространенными в  деловых текстах являются следующие  лексические ошибки:

1. Неправильное использование  слов-терминов.

Обычно термины закреплены за одной  специальностью. Однако они могут  переходить из одной отрасли знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое  употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный характер. Нередко они переходят в разряд "книжных" слов, которые не закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным видом  письменной речи.

Например: "Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют  маркировки и свидетелей. Прошу принять  меры к обеспечению". Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст  не был понят получателем документа.

2. Неуместное или неоправданное  употребление иностранных слов.

Сейчас многие имеют пристрастие  к иностранным словам, даже не зная иногда их точного значения. Иногда контекст не принимает иностранное  слово.

Пример: Работа конференции лимитируется из-за отсутствия ведущих специалистов. Лимитировать - установить лимит чего-нибудь, ограничить. Иностранное слово лимитировать в данном предложении следует  заменить словами: идет медленнее, приостановилась  и т. п.

Пример: "Срок выполнения задания  может быть пролонгирован (продлен)"

Нет смысла использовать иностранное  слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной  лексики должно быть обусловлено  требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

3. Употребление архаизмов.

Архаизмы - слова, называющие существующие реалии, но вытесненные по каким-либо причинам из активного употребления синонимичными лексическими единицами, - должны соответствовать стилистике текста, иначе они совершенно неуместны.

Пример: Ныне в университете был  день открытых дверей. Здесь устаревшее слово ныне (сегодня, теперь, в настоящее  время) совершенно неуместно.

К числу слов и оборотов, исторически  свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых  как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

4. Плеоназм и тавтология.

Одной из распространенных ошибок в  деловых текстах является плеоназм - использование избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов. Например: тонкий нюанс - существительное "нюанс" образовано от фр. nuance -оттенок, тонкое отличие; главная суть - "суть" - это и есть главное.

Другой болезнью является тавтология - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает речь тяжелой и затрудняет понимание текста.

Примеры типичных для официальной  речи тавтологий: польза от использования  чего-либо; адресовать в адрес и  др. Эти словосочетания надо заменить другими: "польза от применения чего-либо", "необходимо учитывать следующие  факторы", "направить в адрес".