Синтаксические особенности официально-деловых текстов

Из спрягаемых здесь чаще всего  употребляются формы глаголов настоящего времени, так называемое «настоящее предписания»: При невозможности  защитника явиться в этот срок следователь принимает меры, предусмотренные  частью 3-й статьи 47-й настоящего Кодекса (Основы уголовного судопроизводства). Значение такой формы состоит  в том, чтобы указать на действие, которое законом предписывается произвести, т.е. на то, что следует  делать.

Императивность речи, предполагающая последующие обязательные действия адресата, требует в данном стиле  полноты и точности выражения. Этим во многом и объясняется усложненность  синтаксиса официально-деловой речи, в котором отражается тенденция  к детализации и классификации, к рассмотрению в единстве констатирующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и условно следственных отношений.

Синтаксические особенности рассматриваемого стиля тесно связаны с лексическими и морфологическими. Высокочастотными являются конструкции с отыменными предлогами:

В целях рассмотрения прогресса, достигнутого государствами-участниками в выполнении обязательств, принятых в соответствии с настоящей Конвенцией, учреждается  Комитет по правам ребенка, который  выполняет функции, предусматриваемые  ниже.

Первоначальные выборы в Комитет  проводятся не позднее, чем через  шесть месяцев со дня вступления в силу настоящей Конвенции.

Нередким является употребление конструкций, содержащих инфинитив со значением  долженствования, например: Принятые собранием  решения должны быть объявлены всем работающим на предприятии. Широко распространены простые предложения с однородными  членами, количество которых доходит  иногда до десяти и более: Подготовка в высших учебных заведениях ведется  на базе достижений современной науки  и техники, в условиях тесной интеграции учебного процесса с научной, практической (творческой) деятельностью студентов  и преподавателей. С этой целью  в высших учебных заведениях или  при них создаются научно-исследовательские  учреждения, лаборатории, учебно-производственные и исследовательские предприятия, проектные, конструкторские и технологические  бюро, мастерские, иные предприятия  и организации по профилю подготовки специалистов.

Значительно возрастает в официально-деловом  стиле, сравнению с другими, употребление пассивных конструкций. Например:

Следует иметь в виду, что указанные  изменения вносятся лишь в актовую  запись о рождении (в оба экземпляра). Свидетельство о рождении выдается новое (прежнее уничтожается).

Широко распространены в рассматриваемом  стиле сложные предложения (особенно с придаточными условными). Например:

Судья не вправе принять заявление  об установлении отцовства, если в записи о рождении ребенка отцом указано  определенное лицо. В приеме заявления  отказывается на основании п. 9 ст. 125 ГПК Республики Беларусь.

Если рождение ребенка еще не зарегистрировано в органах ЗАГСа, то в приеме заявления отказывается на основании п. 9 ст. 125 ГПК Республики Беларусь.

Часто используется такой порядок  слов, при котором тема предшествующего  предложения становится темой последующего, что способствует особой логической спаянности высказываний в связном  тексте. Например: Исполком выдает ордер  на занятие жилого помещения. В ордере указывается срок его действия. В  течение этого срока ордер  должен быть сдан в домоуправление (из инструкции).

В простых предложениях обычным  является: а) размещение подлежащего  перед сказуемым; б) определения  перед определяемым словом; в) обстоятельства ближе к определяемому слову; г) вводных слов в начале предложения.

Усложненность синтаксиса официально-делового стиля создается чаще всего за счет конкретизирующих распространителей  в словосочетаниях и обилия однородных членов в перечисленных рядах:

Государства-участники признают важную роль средств массовой информации и  обеспечивают, чтобы ребенок имел доступ к информации и материалам из различных национальных и международных  источников, особенно к таким, информации и материалам, которые направлены на содействие социальному, духовному  и моральному благополучию, а также  здоровому физическому и психическому развитию ребенка. С этой целью государства-участники:

а) поощряют средства массовой информации к распространению информации и  материалов, полезных для ребенка  в социальном и культурном отношениях, и в духе статьи 29;

б) поощряют международное сотрудничество в области подготовки, обмена и  распространения такой информации и материалов из различных культурных, национальных и международных источников;

в) поощряют выпуск и распространение  детской литературы;

г) поощряют средства массовой информации к уделению особого внимания языковым потребностям ребенка, принадлежащего к какой-либо группе меньшинств или  коренному населению.

В официально-деловых документах чаще всего встречаются сочинительные  союзы, например:

Студенты высших и учащиеся средних  специальных и профессионально-технических  учебных заведений имеют право  заключать контракты с предприятиями  и организациями в порядке, определяемом Советом Министров Республики Беларусь. В контрактах могут предусматриваться  частичная или полная оплата стоимости  подготовки, выплата стипендии и  иные условия, а также обязательства  студентов или учащихся.

Особенностью синтаксиса указанного стиля является также преобладающее  использование косвенной речи. К  прямой речи прибегают лишь тогда, когда  законодательные акты и другие документы  цитируются дословно.

Некоторую синтаксическую усложненность  официально-делового стиля компенсируют клише и стандартизация. Иногда овладение  ими требует специального обучения. При необходимости массового  употребления клише используются отпечатанные бланки и определенные формы, которые  даются в специальных справочниках.

Помимо всех указанных особенностей, рассматриваемому стилю присущи  и некоторые другие признаки. Например, большую роль играют рубрикация и абзацное членение текстов, а также так называемые реквизиты (постоянные элементы): наименование документа, указание адресата и автора, изложение сути дела, дата и подпись автора (лица или организации) и т.п. Составляющему тот или иной документ необходимо знать сумму реквизитов, их взаимосвязь и последовательность изложения. Это и образует форму документа. В приложениях приведены образцы некоторых деловых бумаг.

Перечисленные отличительные языковые черты делового стиля (стилистические, лексические, морфологические, синтаксические) органически вписываются в письменную сферу употребления этого стиля, в свойственные ему жанры документации, являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией.

1.2. Текстовые нормы официально-делового  стиля

Все мы так или иначе, чаще или  реже сталкиваемся в своей жизненной  практике с необходимостью подать заявление, составить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные  со знанием (или, вернее, незнанием) формы  документа. Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно  к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и еще чего-то большего.

Официально-деловой стиль обслуживает  нашу деятельность в сфере официальных (официально-деловых) отношений. Так  вот, начало наших затруднений относится  не к той стадии, когда мы уже  трудимся над составлением самого текста документа, а к более раннему  моменту, когда нам надо принять  решение о необходимости составления  того или иного документа. Иначе  говоря, первое наше действие в этом плане — мыслительное — лежит  в экстралингвистической (внеязыковой) сфере. Попробуем представить себе схему внутренней работы, проделываемой  каждым в плане составления какого-либо документа.

1. Пишущий (пока еще будущий  пишущий), оказываясь связанным со  сферой официально-деловых отношений,  сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами  в сфере деловых отношений,  прежде всего, должен дать себе  достаточно ясный отчет о характере  сложившейся официально-деловой  ситуации. Эта ситуация и диктует  выбор соответствующего документа:  если вам необходимо о чем-то  попросить какую-либо организацию  (руководство этой организации), нужный документ оказывается  заявлением; если вы проделали  для этой организации какую-то  работу и хотите, чтобы вам  ее оплатили, это будет счет  и т. д. Итак, первый этап  в деятельности пишущего в  сфере делового общения: уяснение  характера официально-деловой ситуации  и выбор в соответствии с  ней жанра документа.

2. Выбор жанра документа обусловливает  необходимость знания формы (схемы)  соответствующего документа. Предполагается (в идеале), что пишущему она  знакома (в силу его профессиональной  подготовки, из какого-либо справочника  или благодаря тому, что кто-то  подсказал нужный ему образец). А, выбрав соответствующий ситуации  жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа. Что же такое форма документа?

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие  данные: 1) об адресате (кому адресован  документ?); 2) об адресанте (кто является автором документа — заявителем, просителем и т. д.?); 3) наименование жанра документа (в некоторых  документах название обязательно, скажем: Заявление, Докладная записка, Доверенность, а в некоторых оно не ставится, например, в деловых письмах); 4) опись  документальных приложений (если они  имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа  и др. Следовательно, под формой документа  понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема  — их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем  самым и его форма, возникает  проблема языкового наполнения документа.

Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализаций деловой  речи такова: типовая официально-деловая  ситуация, жанр документа, форма документа, языковое наполнение документа.

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют наряду с  языковыми нормами или, вернее, до них — нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа, точнее —  нормы «совокупности или совокупностей  текстов», обладающих «предрешенной  смысловой сеткой отношений». Здесь  такие текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил личного развертывания  схемы жанра документа как  особого семиотического феномена, т. е. определяют семантическую и формально  организацию текста документа и  его частей.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности  употребления языковых единиц в контексте  документа. Автономность этих двух типов  норм доказывается возможностью нормативности  одних при нарушении норм других, ср.: возможность языковых ошибок в  правильно построенном документе  и, напротив, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности.

1.3. Языковые нормы: составление  текста документа

Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается  конкретизация текста документа  — его языковое наполнение (сфера  действия языковых норм), причем масштаб  самостоятельности пишущего зависит  от того, к какому типу текста-образца  относится документ. В каждом жанре  документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов  пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны  те реквизиты, которые несут переменную — конкретную — информацию, содержащую изложение сути дела, а иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным»  реквизитом оказывается мотивировка  суммы, подлежащей выплате; для доверенности — точное и исчерпывающее определение  доверяемой функции; для заявления  — точная формулировка просьбы или  жалобы и краткой аргументации.