Реквизиты

     Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

     Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее. 

Реквизит  № 10 – Регистрационный номер документа 

   Регистрационный номер документа - это цифровое или  буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое  документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся  в организации документы и  документы, поступающие от других организаций  и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

    Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

    Расположение – в левой верхней части документа……………………… 

Реквизит  № 11 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа  

   Ссылка  на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный  номер и дату документа, на который  должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа. …………………… 

Реквизит  № 13– Гриф ограничения доступа к документу 

   Гриф  ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа  

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности  – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ. 

Реквизит  № 14 – Адресат  

   Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен  адресату. В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст  России

Управление  юстиции 

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному  директору

ОАО «Автодизель»

С.И. Сергееву 

Или ОАО «Автодизель»

Бухгалтерия

Старшему  бухгалтеру

А.А. Власов 

   Если  документ отправляется в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их указывают  обобщенно, например:

Администрации районов

Костромской области 

   Допускается центрировать каждую строку реквизита  «Адресат» по отношению к самой  длинной строке, например:

Администрации районов

Костромской области 

   Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. При большом числе  адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

Ярославский строительный техникум

ул. Чайковского, д. 7

г. Ярославль, 150003 

При адресовании  документа физическому лицу указывают  инициалы и фамилию получателя, затем  его почтовый адрес, например:

Соколову  А.А.

ул. Радищева, д.5, кв.6,

г. Ростов, Ростовского района,

Ярославской обл., 152100 

Реквизит  № 15 – Гриф утверждения документа  

   Документ  утверждается должностным лицом  или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электронприбор»

Личная  подпись    А.И.Круглов

14.04.2006 

   При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне. При утверждении  документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением  общего собрания

акционеров  от 05.07.2006 №2 

или УТВЕРЖДЕН

Решением  общего собрания

акционеров  от 05.07.2006 №2 

Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу документа. 

 Реквизит  № 16 - Резолюция 

   Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного  в документе. В резолюции определяются организация, структурное подразделение  или должностное лицо, которым  поручается выполнение задания. Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Ивановой  О.Б.

Соколовой А.А.

 

Прошу подготовить проект

акционеров  от 05.07.2006 №2

Личная  подпись

04.06.2006 

   При наличии нескольких исполнителей ответственным  за исполнение считается названный  первым в резолюции. Резолюция, как  правило, пишется от руки соответствующим  руководителем на подлиннике документа  на свободном от текста месте. Допускается  оформление резолюции на отдельном листе. 

Реквизит  № 17 – Заголовок к тексту 

   «Заголовок  к тексту» - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста документа  и должен быть согласован с наименованием  вида документа.

    Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным  и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Заголовок может отвечать на вопросы:    

о чем? (о ком?), например:

Приказ  о создании экспертной комиссии,

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция главного специалиста. 

   К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др. 

Реквизит  № 18 – Отметка о контроле 

   Реквизит  «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения.  

Реквизит  № 19 – Текст документа  

   Тексты  документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно  разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах  используют следующие формы изложения:

от первого  лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»)

от первого  лица единственного числа («считаю  необходимым», «прошу выделить»)

от третьего лица единственного числа («министерство  не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»)

    Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

    Расположение – посередине документа. 

Реквизит  № 20 – Отметка о наличии приложения  

   Реквизит  «Отметка о наличии приложения»  располагается под текстом и  может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если  документ имеет приложение, не названное  в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: