Регламентация работы с персоналом в учредительных и организационных документах

     Затем  в разделе "Начислено" (графы  28 - 37) отражаются данные о начислении  заработной платы по тарифу, оплата  за работу в условиях, отклоняющихся  от нормальных (в сверхурочное  или ночное время, в выходные  и праздничные дни и т.п.), доплаты  и надбавки, премии и т.д. 

     В  лицевом счете отражаются и  оплаты за счет чистой прибыли  организации, средств целевого  финансирования, специальных фондов, материальная помощь, возмещение  командировочных расходов сверх  установленных норм, различные виды  компенсации и т.д. В графе  33 указывается сумма оплат из  средств организации коммунально-бытовых  услуг, товаров (работ, услуг), питания, путевок на лечение,  обучения, подарков и другие социальные  выплаты. В графах 34 - 36 показываются  данные о пособиях по временной  нетрудоспособности. В графе 37 отражаются  итоговые суммы начислений по  месяцам. 

     После  этого заполняется раздел "Удержано  и зачтено", в котором отражаются  сумма выданного аванса за  первую половину месяца, налог  на доходы физических лиц и  другие виды удержаний. 

     Суммы  удержанного налога на доходы  физических лиц в графе 39 должны  соответствовать данным налоговой  карточки (форма N 1-НДФЛ). Общая сумма  удержаний из заработной платы  работника в текущем месяце  заносится в графу 46. В графе  49 отражается сумма к выплате  за каждый месяц, которая равна  разности сумм в графах 37 и  46, для чего из общей суммы  начислений (графа 37) вычитается  сумма удержаний (графа 46). Задолженность  по заработной плате отражается  в графах 47 и 48.

     При  прекращении трудового договора  на основании соответствующего  приказа дата увольнения проставляется  в "шапке" лицевого счета. 

     По  завершении календарного года  лицевые счета подписываются  бухгалтером и открываются лицевые  счета на следующий год. 

     Если  бухгалтер использует форму лицевого  счета N Т-54а, которая содержит  только условно-постоянные реквизиты  работника, то сведения по расчету  зарплаты необходимо ежемесячно  вкладывать в лицевой счет.  
 
 
 
 
 
 

4. Классификация личного состава предприятия. 

Для эффективной  работы организации необходимо вести  тщательный учет работающих на предприятии. Только имея полные и достоверные  данные о количестве работников, а  также об их структуре, возможно рассчитать трудовые показатели организации, такие  как среднесписочную численность  работников, число работников каждой категории.  

В зависимости  от сферы приложения труда персонал организации подразделяют на производственный и непроизводственный  

Производственный - это персонал основной деятельности. В его состав включаются работники: основных и вспомогательных цехов; подсобных производств: лесозаготовок, торфоразработок, карьеров и т.п.; научно-исследовательских, конструкторских, технологических  подразделений; вычислительных центров; всех видов охраны; управления и  др.  

Непроизводственный  персонал - это персонал не основной деятельности. В состав непроизводственного  персонала включаются работники: подсобных  сельскохозяйственных предприятий; жилищного  хозяйства; коммунальных предприятий; медицинских учреждений; оздоровительных  учреждений, отдыха, физической культуры, культуры, туризма, воспитания, образования  и т.п.;  

Все работающие в организации различаются по категориям персонала: рабочие; руководители; специалисты; служащие.  

Рабочие - это  лица, непосредственно занятые в  процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием  материальных услуг. К ним относятся: работники, занятые управление, регулированием и наблюдением за работой автоматов, линий и т.п.; работники, занятые  изготовлением материальных ценностей; работники, занятые перемещением, погрузкой, разгрузкой; работники, занятые уходом за машинами; машинисты, водители, кочегары и др.; почтальоны, телеграфисты и  др.; операторы ЭВМ; дворники, уборщики, курьеры, гардеробщики, сторожа.  

Руководители - это управленческие работники, в  состав которых включаются: директора, начальники, управляющие, заведующие, мастера и т.п.; главные специалисты.  

Специалисты - это  работники, занятые инженерно-техническими, экономическими и другими работами: инженеры, экономисты и др.  

Служащие - это  работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет, контроль: агенты, архивариусы, кассиры, копировщики, секретари, табельщики, учетчики и др.  

Работники организации  включаются в списочный и несписочный  состав.  

В списочный  состав работников включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную, а  также на временную работу. Не включаются в списочный состав работники, не состоящие в штате организации, привлеченные по трудовому соглашению для выполнения разовых работ, совместители.  
 

5. Учет персонала предприятия 
 

Для учета личного  состава используют специальные  Формы первичных учетных документов: 

-приказ (распоряжение) о приеме на работу - составляется  на каждого члена трудового  коллектива работником отдела  кадров или лицом, ответственным  за прием на работу. На обработанной  стороне приказа руководитель  указывает в качестве кого  может быть использован новый  работник, его разряд, испытательный  срок. После этого приказ визируется  в соответствии службе с целью  подтверждения оклада и его  соответствия штатному расписанию  и подписывается руководителем  организации. С приказом знакомят  работника. 

Трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и работодателем (физическим либо юридическим  лицом), по которому работник обязуется  выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с  подчинением внутреннему трудовому  распорядку, а работодатель (физическое либо юридическое лицо) обязуется  выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия  труда, предусмотренные законодательством  о труде, коллективным договором  и соглашением сторон. В случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми  актами Российской Федерации, в трудовом договоре могут содержаться условия  неразглашения работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику  в связи с исполнением им своих  должностных обязанностей 

- личная карточка - заполняется на каждого работника  организации в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения  о работнике. 

- Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу - составляется в двух экземплярах  в отделе кадров при оформлении  перевода работника из одного  подразделения в другое. Один  экземпляр остается в отделе  кадров, второй передается в бухгалтерию.  Приказ визируется руководителем  подразделения и руководителем  организации. На оборотной стороне  дается справка о несданных  имущественных ценностях. 

- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска - применяется  для оформления ежегодного отпуска  и отпусков других видов. Содержит  необходимые сведения для расчета  отпускных сумм и удержаний. 

- лицевой счет - открывается на каждого работника  в бухгалтерии: на лицевой стороне  содержится информация о работнике  для расчета начислений и удержаний.  На обратной стороне - все виды  начислений и удержаний за  каждый месяц. 

- Приказ распоряжение  о прекращении трудового договора - составляется в двух экземплярах  в отделе кадров и подписывается  руководителем подразделения и  организации. В приказе указывают  причину и основание увольнения, номер и дату постановления.  В форме содержится расчет  по начисленным и удержанным  суммам и приводятся данные  о несданных имущественных ценностях. 

Номер унифицированной  формы 

Наименование  формы  

Т-1 

Приказ о приеме на работу  

Т-2 

Личная карточка  

Т-5 

Приказ о переводе на другую работу  

Т-6 

Приказ о предоставлении отпуска  

Т-8 

Приказ о прекращении  трудового договора  

Т-9 

Приказ о направлении  в командировку  

Т-13 

Табель учета  использования рабочего времени   
 

Данные учета  личного состава являются базой  для учета использования рабочего времени и расчета фонда оплаты труда.  

Конкретно для  работников бухгалтерии названные  документы подразделяются на следующие  группы:  

- документы о  движении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение,  изменение оплаты);  

- документы о  дополнительных выплатах в виде  разовых премий, вознаграждений, компенсаций  и пособий;  

- документы на  право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение и др.);  

- прочие документы  данного профиля.  

В указанных  документах необходимо присутствие  достаточных и необходимых сведений о работнике, таких, как форма  документа (приказ, распоряжение), его  дата, номер, фамилия, имя, отчество работника, тип трудового соглашения, должность, условия приема, оклад, режим работы, шифр производственных затрат для отчисления начисленной заработной платы, подпись  руководителя организации.  

Бухгалтерия дополнительно  открывает и ведет по каждому  табельному номеру, т. е. на каждого  работающего, еще лицевой счет по форме № Т-54. Это основной документ аналитического характера, в котором  за каждый месяц в отдельности  регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается  база для заполнения расчетной ведомости  по строке с фамилией и табельным  номером данного лица.  

6. Учет использования рабочего времени 

В соответствии с ст. 91 Трудового кодекса РФ, рабочее  время -- это время, в течение которого работник в соответствии с правилами  внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового  договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды  времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к  рабочему времени. Нормальная продолжительность  рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного  каждым работником.

Учет использования  рабочего времени ведется в табелях  учета использования рабочего времени, в годовых табельных карточках  и т.п. Табели открываются или  по организации в целом (небольшие  предприятия), или по ее структурным  подразделениям и категориям работающих.

Они необходимы не только для учета использования  рабочего времени всех категорий  работающих, но и для контроля за соблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчетов с  ним по заработной плате и получения  данных об отработанном времени, а также  составления статистической отчетности по труду.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем  структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный  отдел бухгалтерии два раза в  месяц: для корректировки суммы  выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц. Учет явок на работу и использования рабочего времени  осуществляется в табеле методом  сплошной регистрации, т.е. отметки  всех явившихся, не явившихся, опозданий  и т.п., или путем регистрации  только отклонений (неявок, опозданий  и т.д.). Инструкция по заполнению унифицированных  форм федерального государственного статистического  наблюдения, утвержденной постановлением Госкомстата России от 19.01.2000 г. № 4.