Работа с письмами и обращениями граждан

Иные подразделения не имею статуса юридического лица и составляют аппарат управления Администрации Тутаевского муниципального района. Среди них Управление  муниципального заказа, управление экономического развития и инвестиционной политики, административно-правовое управление, управление архитектуры и градостроительства, управление общественных и региональных связей, отдел ЗАГС, отдел информационных систем, отдел по бухгалтерскому учету и отчетности, отдел по жилищным вопросам, отдел по военно-мобилизационной работе, ГО и ЧС, отдел по делам несовершеннолетних и защите их прав.

Граждане (физические лица), в том числе представители организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов, органов местного самоуправления, могут обратиться на прием к Главе Тутаевского муниципального района, Председателю Муниципального Совета Тутаевского муниципального района, заместителю Председателя Муниципального Совета Тутаевского муниципального района, другим депутатам Муниципального Совета Тутаевского муниципального района, заместителям Главы Администрации Тутаевского муниципального района, председателю Муниципального учреждения Контрольно-счетная палата Тутаевского муниципального района в специально отведенные для такого прима дни и часы.

Организация личного приема граждан Главой Тутаевского муниципального района, Председателем Муниципального Совета Тутаевского муниципального района, заместителем Председателя Муниципального Совета Тутаевского муниципального района, другими депутатами Муниципального Совета Тутаевского муниципального района осуществляется управлением общественных и региональных связей Администрации Тутаевского муниципального района [8].

На прием граждан Главой Тутаевского муниципального района рекомендуется записываться предварительно по телефону. График приема граждан Председателем Муниципального Совета Тутаевского муниципального района, заместителем Председателя Муниципального Совета Тутаевского муниципального района, другими депутатами Муниципального Совета Тутаевского муниципального района размещен на странице Муниципального Совета.

Письменные обращения граждан, которые адресованы на имя Главы Тутаевского муниципального района, Председателя Муниципального Совета Тутаевского муниципального района, заместителя Председателя Муниципального Совета Тутаевского муниципального района, других депутатов Муниципального Совета Тутаевского муниципального района, в Администрацию Тутаевского муниципального района, на имя заместителя главы Администрации Тутаевского муниципального района по социальным вопросам, иных должностных лиц аппарата Администрации принимает общий отдел Администрации района. 

Письменные обращения, адресованные в структурные подразделение Администрации района, принимаются соответствующими структурными подразделениями.

Обработка обращений граждан, обратившихся в ходе личного приема населения Главой Тутаевского муниципального района, является функцией управления общественных и региональных связей Администрации ТМР.

Организация работы с письмами в Администрации выполняется в несколько этапов:

1. Прием, регистрация и учет писем граждан. На данном этапе выполняется проверка правильности адресования писем. В случае если письма доставлены не по назначению, они незамедлительно должны быть возвращены учреждению почтовой связи для направления по нужному адресу. Все вложения, которые содержатся в конверте, пересчитываются и подкалываются к конверту.

Если на конверте стоит пометка «лично», то письма не вскрываются. Регистрации подлежат письма, на которых стоит пометка «с личного приема». Регистрация проводится в день поступления на регистрационно-контрольных карточках.

В регистрационном штампе письма указывается регистрационный индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма (например, 2-С-2203). Регистрационный штамп проставляется в верхнем правом углу сопроводительного письма либо на первой странице письма.

В случае повторного поступления письма, к нему прикрепляется имеющаяся переписка и регистрационно-контрольная карточка. Данному письму присваивается номер, под которым в текущем делопроизводственном году зарегистрированы письма, а в регистрационно-контрольной карточке делается пометка о дате поступившего письма.

В случае поступления в адрес Администрации коллективных писем,  регистрация производится по фамилии первого заявителя, а карточки одновременно выписываются на всех лиц, подписавших данное письмо.

Также в функции управления входит проверка наличия в письменном обращении следующих данных: фамилии, имени, отчества обратившегося, места его жительства, работы либо учебы. В случае, если письмо не содержит вышеперечисленных данных, но признается анонимным и не подлежит рассмотрению.

2. Рассмотрение и разрешение писем граждан. На данном этапе производится передача зарегистрированных в установленном порядке писем руководителю структурного подразделения Администрации. Руководитель поручает исполнителю рассмотреть вопросы по существу и подготовить текст ответа.

Передача письма исполнителю проводится под расписку на регистрационной карточке. Также отметка в карточке производится, если осуществляется передача писем из одного структурного подразделения в другое.

Жалобы на должностных лиц запрещается передать тем лицам, действия которых обжалуются.

Руководители структурных подразделений и иные должностные лица дают ответы на поступившие письма в письменной или устной форме. В случае если дается устный ответ, делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке. Ответ на предложения должен содержать мотивы, по которым данное предложение было отклонено.

В предусмотренных законодательно случаях дается пояснение порядка обжалования ответа.

Проект ответа должен быть завизирован исполнителем и передан на подпись руководителю. Виза ставится в левом нижнем углу.

Ответственность за ясность и четкость изложения ответа, его содержание несут исполнитель и подписавшие ответ лица.

В случае если письмо рассматривалось работниками нескольких структурных подразделений, заявителю дается один ответ. Ответственность разделяется между всеми исполнителями, указанными в резолюции руководителя.

Изменения в содержание подписанного письма вносит без разрешения подписавшего его должностного лица вносить запрещается.

Подписанные письма передаются для отметки на алфавитно-регистрационной карточке, после чего отправляются адресату.

Федеральным законом установлены следующие сроки рассмотрения писем:

• обращения граждан по вопросам, не относящимся к ведению органов социального обеспечения, пересылаются по принадлежности в пятидневный срок с извещением об этом заявителю;
• предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня поступления в учреждения социального обеспечения, за исключением тех из них, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение;
• заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца, если заявления и жалобы не требуют дополнительного изучения и проверки, то они разрешаются безотлагательно, не позднее 15 дней.

День поступления письма в учреждение считается началом срока исполнения, а день направления окончательного ответа заявителю либо в контролирующий – окончанием.

Срок проверки может быть продлен, но не более чем на один месяц в случаях, если для разрешения обращения гражданина требуется проведение дополнительной проверки.

3. Анализ писем граждан подразумевает изучение характера писем и причин, которые побудили граждан обратиться в Администрацию. Анализ писем проводится, как правило, ежеквартально главным специалистом управления.

Особо внимание при проведении анализа обращается на факты несвоевременного рассмотрения письменных обращений, а также на жалобы, которые указывают на нарушения прав и законных интересов граждан РФ.

Результаты анализа писем являются основанием для разработки мероприятий по устранению причин, служивших поводом для обращений. План мероприятий разрабатывается на квартал и утверждается руководителем Администрации.

Согласно проведенному анализу в 2013 году в адрес  Администрации Тутаевского муниципального района поступило 561 письменное обращение, что на 43 обращения меньше, чем в 2012 году.

Основной темой письменных обращений были вопросы, касающиеся работы коммунального хозяйства 162 (28,8%), в 2012 году –154 (25,4%), на втором месте по своей актуальности занимают жилищные вопросы. За данный период их зарегистрировано 114, что составляет 20,3%, в 2012 году –143 (23,6%). На третьем месте вопросы по земельному законодательству, в текущем году их поступило 88  (15,6%),  в 2012 - 95 (15,7%). По вопросам социальной защиты населения и социального обеспечения граждан в 2013 году в Администрацию Тутаевского муниципального района поступило 53 (9,4%) обращения, в 2012  - 74 (12,2%).

Повторных писем зарегистрировано 14 (2,5%), в 2012 году – 39 (6,4%), в основном они касаются вопросов: жилья 5, коммунального хозяйства 3, социальной защиты населения 1, транспорта, дорожного хозяйства и связи 1, земельного законодательства 3, образования, прав детей 1.

В 2013 году в ходе личного приема Главой Тутаевского муниципального района рассмотрено 131 обращение, что на 78 обращений больше, чем в 2012 году. Основной темой устных обращений явились вопросы:  коммунального хозяйства  56 (42,7%),  в 2012 году - 12 (22,6%), земельного законодательства 26 (19,8%), в 2012 году – 11 (20,7%), жилья 16 (12,2%), в 2012 году - 16 (30,1%). Получили положительное решение  32 устных обращения (24,4%),  в 2012 году - 14 (26,4%), даны разъяснения в 95 обращениях (72,5%),  в 2012 году – в 32 (60,3%).

Также в компетенцию Управления входят вопросы по организации личного приема граждан. Как было отмечено выше, личный прием ведут руководитель Администрации ТМР, а также руководители структурных подразделений. Сведения о месте приема граждан размещены на сайте Администрации и информационных стендах. При личном приеме гражданин обязан предъявить удостоверяющий личность документ.

В Администрации ведется журнал предварительной записи граждан на личный прием. Устные обращения также отражаются в регистрационно-контрольной карточке.

В случаях когда в процессе приема решение руководителя удовлетворило гражданина, об этом делается соответствующая запись в карточке. Когда для принятия решения требуется провести дополнительную проверку, то заявителю дается письменный ответ. Подготовка ответа в таком случае ведется согласно требованиям, предъявляемым к письменным обращениям.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Обращения являются всегда актуальными в силу того, что они реализуют конституционное право граждан. Вместе с тем, обращения есть важный источник информации, которая может быть полезна для органов государственного управления, поскольку содержат в себе информацию о происходящих в обществе процессах, отношении к органам власти.

В ходе выполнения контрольной работы были определены понятие и виды обращений граждан. Следует отметить, что классификация проводится по различным основаниям, однако, самыми распространенными являются виды, получившие отражение в Федеральном законе, - жалоба, заявление, предложение.

Также были выявлены особенности работы с письменными и устными обращениями граждан на примере Администрации Тутаевского муниципального района.

Процесс работы с письмами и обращениями граждан предполагает определенную организацию, зависящую от количества и видов поступивших обращений, характера деятельности организации, в которую данное обращение поступило, и т.д. Иными словами, состояние данного процесса отражает способность Администрации своевременно и грамотно реагировать на требования и запросы граждан.

Регистрация поступивших обращений несет в себе кроме задач по учету, контролю и справочной работе еще и юридическим подтверждением того факта, что данное обращение принято к исполнению. Решения, принятые по фактам обращения, являются ключевым моментом данного процесса, поскольку именно от содержания этого документа зависит, будет ли обращение гражданина удовлетворено полностью, частично или отклонено.

При вынесении решения учитываются все доказательства и материалы по сути обращения. Ответ на обращение должен содержать логическое обоснование. Также при ответе на обращение следует соблюдать установленные законодательством сроки для рассмотрения, поскольку нарушение сроков может привести к непоправимым последствиям. Особенно актуально это в отношении обращений по поводу нарушений законных прав и интересов гражданина.

С точки зрения государства работа с обращениями граждан – реализация конституционного права граждан на указание недостатков в работе органов государственной власти, отдельных организаций, а также право на участие в восстановление прав и свобод, обеспечении социальной несправедливости.

Бесспорно, что в случае полного отсутствия обращений, аппарату государственного управления было бы достаточно сложно собирать информацию в отношении проблем населения, а соответственно, сложнее их предупреждать и реагировать на них.