Применение компьютеров и другой современной орг. техники в делопроизводстве

   Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.

   По  мере исполнения соответствующие документы  могут выводиться из оперативной  информационной базы и храниться  в архивной банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.

   В целом, современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:

• регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан);
• регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
• ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатуры дел;
• контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
• поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Автоматизированные  рабочие места.

 

   Согласно  Государственной системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

   Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

   Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии  связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

   Каждое  автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

   К современным техническим средствам  автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

• персональные компьютеры, объединенные в сети;
• электронные пишущие машинки;
• текстообрабатывающие системы;
• копировальные машины;
• коммуникационные средства, телефонная техника;
• средства для автоматизации ввода архивных документов и 
  поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
• средства для обмена информацией — электронная почта;
• видеоинформационные системы;
• локальные компьютерные сети;
• интегрированные сети учреждений.

   К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

   Основные  требования к АРМ подготовки проекта  документа состоят в следующем: возможности доступа к банку  текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности  работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Классификация офисной техники.

 

   К оргтехнике в широком смысле можно  отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

   В более узком смысле слова под  оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

   Офисная организационная техника (оргтехника) – технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

   Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

   С чего начинается любой бизнес, и  большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.

   Хотя  идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила  умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщен именно бумажной информацией.

   В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной  на «бумажную информатику» техники остается весьма высокой.

   Средства  оргтехники для офиса солидной фирмы  могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Заключение.

   Наиважнейшей  задачей управления каждой организацией является организация работы  с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.      

   Сегодня единственным эффективным путем  решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

   В настоящее время наличие успешно  действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

   Автоматизированная  система представляет возможность  производить оперативный и эффективный  обмен информацией между всеми  участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое  на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

   Внедрении автоматизированной системы обеспечит  удобство в работе, рациональную организацию  производства и снижение психологических  нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации,  а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. 
 

6. Ситуация.

   В организацию ООО «Весна» был  принят сотрудник на должность главного инженера. Кроме того, произошли некоторые кадровые изменения: был организован дополнительный отдел, в связи с чем необходимо перераспределение служебных помещений, и уничтожение документации с окончившимся сроком хранения, а так же было принято решение об организации филиала. Необходимо составить заявление о приеме на работу и приказ по нему, протокол о заседании совета директоров по вопросу организации филиала, распоряжение о перераспределении служебных помещений, составить акт о выделении дел к уничтожению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Директору ООО «Весна»

Сидорову  А.А.

От Иванова Петра Степановича

Проживающего, г. Ростов-на-Дону,

Ул. Северная д.45, кв. 5 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 
 

Прошу принять  меня на работу, на должность главного инженера с 21.01.2001г. 

      15.01.2009г.                        Сидоров А.И. 
 
 
 
 
 

      ООО «Весна»

                 ПРИКАЗ

      15.01.2009г.       № 7 л/с

                Ростов-на-Дону

        По личному составу 

1. Принять:

0. Иванова Петра  Степановича на должность главного инженера с 21.01.2001г. с окладом 40.000 руб. в месяц, согласно личного заявления.

Основание: личное заявление от 15.01.2001г.

С приказом ознакомлен:    Иванов П.С

Директор ООО  «Весна»             Сидоров А.А

Виды согласования

заинтересованных

должностных лиц 
 

В дело 12-23 
 
 

ООО «Весна»

   ПРОТОКОЛ

            № 31

      24.02.2009г.

заседания Совета директоров 

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: И.В. Розова

Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров. 
 

Повестка  дня:

1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов.
2. …

 

1. СЛУШАЛИ:

Ярова М.А. –  краткое изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

      Караев  И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.

      Громов  А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.