Понятие, состав реквизитов документов

На практике в большинстве ведомств приняты бульшие размеры полей, что допускается действующим ГОСТом. При этом наибольшее распространение получили размеры полей, предусматривавшиеся ранее ГОСТ 6.3972 (табл. 3):

Таблица 3

Бланки бывают продольные и угловые. В продольных бланках реквизиты располагаются по ширине листа, в угловых в левом верхнем углу. В угловом бланке реквизиты располагаются либо центрованным способом, либо флаговым (т.е. выровненными по левому краю). При изготовлении документа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется арабскими цифрами без слова «страница» посередине верхнего поля листа. В номере страницы никаких знаков, кроме цифры, не проставляется.

2.2. Виды  бланков документов

В любой организации  создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения  организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного  вида документа.

Общий бланк. Общий  бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме  письма.

В зависимости  от учредительных документов организации  он может содержать следующие  реквизиты:

01-Государственный  герб Российской Федерации;

02-герб субъекта  Российской Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

06-наименование  организации;

12-место составления  или издания документа.

Кроме того, на общем бланке предусмотрена нанесение  меток для размещения реквизитов 09 - дата и 10 - регистрационный номер  документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов  документов, которые на нем создаются.

Пример общего бланка с угловым расположением  реквизитов:

Бланк письма. В  зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут  быть размещены следующие реквизиты:

01-Государственный  герб Российской Федерации;

02-герб субъекта  Российской Федерации;

03-эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

05-код формы  документа;

06-наименование  организации;

07-справочные  данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки  для реквизитов 09 - дата документа, 10 - регистрационный номер документа, 11 - ссылки на регистрационный номер  и дату документа.

На бланке для  писем наименований вида документа (слово «письмо») не указывается, также  не принято писать «коммерческое  предложение» или «деловое письмо».

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием  вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно  создавать, если в организации применяется  большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Расположение  реквизитов на бланках всех видов  предусмотрено государственным  стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все  реквизиты бланка располагаются  вдоль верхнего поля и выравнивают  либо по ширине, либо по центру. При  угловом расположении реквизиты  занимают площадь (72, 8х88, 6 мм) в левом  верхнем углу листа и выравниваются  либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет  более экономно использовать площадь  листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для  размещения грифа утверждения (в  таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках  допускается располагать ограничительные  отметки в виде уголков, штрихов  или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка  к тексту, адресата, отметки о  контроле и др.), а также для  фальцовки и подшивки.

Изложенные  требования к бланкам документов являются едиными для страны и  обязательны при проектировании и изготовлении бланков.