Допускается в  реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой  длинной строки, например:

При утверждении  документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении  документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж-дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения  документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным  лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при  необходимости), срок исполнения, подпись  и дату.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к  тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может  отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата  А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа  составляют на государственном языке  Российской Федерации или на государственных  языках субъектов Российской Федерации  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении  текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта  должны быть выражены именем существительным  в именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и  т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы  и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее  изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст  содержит несколько решений, выводов  и т.д., то его можно разбивать  на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах едино-началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразде-лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого  лица множественного числа ("просим  направить", "направляем на  рассмотрение");

- от первого  лица единственного числа ("считаю  необходимым", "прошу выделить");

- от третьего  лица единственного числа ("министерство  не возражает", "ВНИИДАД считает  возможным").

Отметку о наличии  приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в  тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение  об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки  и оформления документов Управления  регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу  прилагают другой документ, также  имеющий приложение, отметку о  наличии приложения оформляют следующим  образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в  документе адреса, то отметку о  его наличии оформляют следующим  образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к  распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе  в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного  документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это  выражение, наименование документа, его  дату и регистрационный номер  относительно самой длинной строки, например:

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности  лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном  на бланке); личная подпись; расшифровка  подписи (инициалы, фамилия), например:

Допускается в  реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной  строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

Отметка о поступлении  документа в организацию содержит очередной порядковый номер и  дату поступления документа (при  необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку  о поступлении документа в  организацию проставлять в виде штампа, например,

Идентификатором электронной копии документа  является отметка (колонтитул), простав-ляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

Глава 2. Бланки документов: виды, форматы, требования

2.1. Понятие  бланка документа и требования  к оформлению

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа - это лист бумаги с заранее  воспроизведенными  реквизитами, содержащими  постоянную информацию об организации - авторе документа.

На бланках  изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц  используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два  формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным  стандартом.

При изготовлении бланков рекомендуется использование  типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование  организации»допускается печатать разными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирается в зависимости от «длины» (т.е. количества знаков в названии организации - автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков - типографский. Бланк может быть изготовлен также  с помощью средств оперативной  полиграфии или воспроизведения  с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, в  котором и печатают текст конкретного  документа.

Документы изготавливаются  на бланках. ГОСТом установлено два основных формата бланков А4 и А5 (См. табл. 1).

Таблица 1

Все бланки изготавливаются  типографским способом, средствами оперативной  полиграфии или с помощью средств  вычислительной техники на белой  бумаге или бумаге светлых тонов. При изготовлении документа на бланках  оставляются поля, которые должны быть не менее указанных в табл. 2. Максимальные значения размеров полей не оговариваются.

Таблица 2