Рис. 2. Оттиск печати с воспроизведением  
Государственного герба Российской Федерации⁷

В Приложение 5 Государственной системы документационного обеспечения управления приводится примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать.

Примерный перечень документов, на которых ставится главная  печать организации, может выглядеть  следующим образом:

1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).
2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).
3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).
4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.
5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.
6. Командировочные удостоверения.
7. Нормы расхода материалов.
8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
10. Письма гарантийные.
11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.
13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).
14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).
15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).
16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.
18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.
19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.) ⁸.

Для упорядочения использования печатей в организации  разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем  организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности  документа. Инструкция может иметь  следующие разделы:

• перечень печатей, используемых в организации;
• места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
• порядок пользования печатями.⁹

Реквизит 26 – отметка о  заверении копии

 

Отметка о заверении копии  – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

При заверении  соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.¹

Например:

Верно

Инспектор службы кадров       Левченко          Т.С. Левченко

06.04.2009

Допускается копию  документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.²

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых  документов следует заверять печатью  организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с  наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).³

Копии документов заверяются руководителем организации  или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).⁴

Отметка о заверении  копии используется и для удостоверения  верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и  др.).⁵ Не следует путать делопроизводственное заверение копий документов и выписок из них с нотариальным заверением (устав, свидетельство о регистрации, доверенность, лицензия и др.). ⁶

Реквизит "Отметка  о заверении копии" оформляется  от поля без абзацного отступа, схема  его расположения приведена на рисунке 1.

  

Рис. 1.  
Расположение реквизита "Отметка о заверении копии"  
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;  
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;  
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;  
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;  
29 - отметка о поступлении документа в организацию;  
30 - идентификатор электронной копии документа  
 
 
 
 
 
 
 

Реквизит 27 – отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.¹

Например:

В.А. Жуков 

924 45 67

Информация  доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Отметка об исполнителе"

Реквизит "Отметка  об исполнителе" оформляется от поля без абзацного отступа, схема  его расположения приведена на рисунке 2.

  

Рис. 2.  
Расположение реквизита "Отметка об исполнителе"  
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;  
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;  
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;  
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;  
29 - отметка о поступлении документа в организацию;  
30 - идентификатор электронной копии документа

Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении  его в дело

Отметка об исполнении документа  и направлении  его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении документа  и направлении  его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.¹

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  исполнен документ.²

Например:

Отправлен факс от 09.04.2009 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись 

Дата 

Информация  доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 1.  
Пример оформления реквизита 
"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

Реквизит "Отметка  об исполнении документа и направлении  его в дело" оформляется от поля без абзацного отступа, схема  его расположения приведена на рисунке 2.

Рис. 2.  
Расположение реквизита "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"  
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;  
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;  
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;  
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;  
29 - отметка о поступлении документа в организацию;  
30 - идентификатор электронной копии документа  
 
 

Реквизит 29 – отметка о  поступлении документа  в организацию

Отметка о поступлении  документа в организацию  (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).¹

Допускается отметку  о поступлении документа в  организацию проставлять в виде штампа.²

Информация  доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 1. Пример оформления реквизита   
"Отметка о поступлении документа в организацию"

Отметка о поступлении  документа в организацию проставляется  в нижнем правом углу первого листа  документа. Схема расположения реквизита "Отметка о поступлении документа  в организацию" приведена на рисунке 2.