Рис. 3.  
Расположение реквизита "Отметка о контроле" на формате А4 продольного бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция;  
18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа  
 
 
 
 
 
 
 

текст документа

Текст официального документа  – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.¹

Текст документа  составляют на государственном языке  Российской Федерации или на государственных  языках субъектов Российской Федерации  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации.²

Официальная переписка  и иные формы официальных взаимоотношений  между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов  Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся  на государственном языке Российской Федерации – русском языке.³

Текст управленческих документов излагается официально-деловым  стилем. Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, он должен быть нейтральным  по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые  речевые обороты. Деловые документы  должны быть краткими. К особенностям делового стиля относится широкое  применение устойчивых языковых форм, то есть языковых оборотов, используемых в неизменном виде. ⁴

В официальных  документах часто используются сокращенные  слова и словосочетания, которые  позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие. Сокращения употребляются только общепринятые. Возможно, при первом употреблении сокращения указать в скобках  его расшифровку. Это же относится  и к использованию профессиональных терминов, которые широко используются в деловой переписке. ⁵

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.⁶

При составлении  текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта  должны быть выражены именем существительным  в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа  настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы  с наименованиями признаков.⁷

При составлении  таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с заголовками. ⁸

Заголовки граф и строк пишут с прописной  буквы; подзаголовки граф – строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они  имеют самостоятельное значение. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. ⁹

Если таблицу  печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы  и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.¹⁰

Если таблиц в документе более одной, их следует  нумеровать арабскими цифрами. ¹¹

Таблица может  иметь заголовок, который отражает ее содержание. Он пишется над серединой  таблицы с прописной буквы. ¹²

Например:

Таблица 1

Невозвращенные  документы (акты)

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст  может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).¹³

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее  изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту,¹⁴ при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

Например:

В соответствии с постановлением Правительства  Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Текст документа  делится на абзацы, включающие несколько  предложений, посвященных одной  мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац  выделяют в документе абзацным отступом, отступив пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруются. ¹⁵

Если текст  содержит несколько решений, выводов  и т.д., то его можно разбивать  на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.¹⁶

 
 

      Рис. 1. Пример оформления ссылки на документ-основание   
и нумерации пунктов

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству  организации, текст излагают от первого  лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").¹⁷

В документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").¹⁸

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").¹⁹

Текст протокола  излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").²⁰

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения  текста от третьего лица единственного  или множественного числа ("отдел  осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").²¹

В письмах используют следующие формы изложения:²²

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ЗАО "Термика" считает возможным").

В деловой переписке  принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное  лицо, подписавшее письмо, выступает  от имени организации.²³

Изложение текста письма от первого лица единственного  числа (прошу, предлагаю, направляю  и т.д.) возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке;
• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.²⁴

Текст документов рекомендуется печатать на бланках  формата А4 через 1,5-2 межстрочных  интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный  интервал.²⁵

При подготовке документов рекомендуется применять  текстовый процессор Microsoft Word (программный  продукт корпорации Microsoft Corporation)^* версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14.²⁶

Более подробная  информация по подготовке текстов разных видов документов приведена в  разделе "Системы документации", в котором описаны требования к тексту для каждого вида документа.

__________

Реквизит 21 – отметка о  наличии приложения

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документ.

Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:¹

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в  тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.²

Например: