Понятие адресата

Адресат

На многих видах  служебных документов и прежде всего  на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат, т.е. наименование учреждения, которому направляется данный документ. В состав реквизита “адресат”  включаются: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес. Все вышеуказанные составные  части этого реквизита следует  писать с новой строки. При адресовании необходимо соблюдать следующие правила. Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то и наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство  культуры Республики Беларусь

Общий отдел

Документ адресуется и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации  также пишется в именительном падеже, а наименование должности  и фамилия получателя – в дательном  падеже, например:

Министерство  культуры Республики Беларусь

Начальнику общего отдела

Иванову А В.

В случаи, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном  падеже, например:

Директору школы  № 20

г-ну Петрову  В.Д.

Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам  и является ответным, то первым пишется  адресат – автор инициативного  письма вне зависимости от значимости остальных адресатов. На одном документе разрешается проставлять не больше четырех адресов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Слово “копия” перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:

Директорам предприятий  и руководителям организаций 

Адресат помещается в верхнем правом углу документа. Его пишут строчными буквами, кроме заглавной, указав перед фамилией, если необходимо, сокращенно обращение  “господин”. В адресате инициалы указываются  после фамилии, когда перед ней  стоит данное обращение.

При указании в  адресате почтового адреса он пишется  вслед за адресатом в соответствии с правилами, установленными органами связи. Если документ адресуется частному лицу, то сначала следует указать  почтовый адрес, например:

Ул. Даумана, 3, г. Минск, 220002

г-ну Иванову  П. Г.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, вместо слова “господину” указывается  звание или степень, которые сокращаются  в реквизите “адресат” непосредственно  перед фамилией.

Адрес не проставляется  на документах, направляемых в правительственные  учреждения, постоянным корреспондентам  или учреждениям своей системы.

ГРИФ  УТВЕРЖДЕНИЯ 

Гриф  утверждения документа  – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.¹

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.²

При утверждении  документа должностным лицом  гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без  кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.³

Например:

Допускается в  реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой  длинной строки.⁴

Например:

Информация  доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф утверждения документа"

При утверждении  документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают  на одном уровне. ⁵

При утверждении  документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.⁶

Например:

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются  с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных  форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для  составления перечня являются законодательные  и ведомственные нормативные  акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или  иных документов.⁷

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:

• акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);
• инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
• нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);
• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
• перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
• планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
• положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);
• программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
• расценки на производство работ;
• сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
• стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);
• структура и штатная численность;
• тарифные ставки;
• уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);
• формы унифицированных документов;
• штатные расписания и изменения к ним.

Гриф утверждения  документа располагают в правом верхнем углу документа.

Примечание: в ГОСТе Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне 15 реквизита "Адресат".

Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.  

 

Рис. 2.  
Расположение реквизита "Гриф утверждения документа"  
на формате А4 углового бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.  
Расположение реквизита "Гриф утверждения документа"  
на формате А4 продольного бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция;  
18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа  
 

Резолюция документа

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.¹