Основы документационной системы управления

деятельности (постановления  и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие  стадии подготовки распорядительного  документа:

изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование

документа, подписание. Для  постановлений и решений добавляется  стадия

обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и  оформления распорядительного документа желательно

описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного  документа может быть поручена одному

или нескольким структурным  подразделениям или отдельным должностным лицам.

При разработке проектов сложных  и больших распорядительных документов могут

создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или

квалифицированные специалисты  из числа практических работников. Главное

условие, обеспечивающее качество документа - достаточная компетентность лиц,

его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования,

предъявляемые к его составителям.

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может  быть

издание документа органами власти и управления, конкретное поручение

вышестоящего органа, необходимость  осуществления исполнительной и

распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных  на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой

разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого

другого - определение круга  вопросов, которые предстоит в  нем отразить. В

зависимости от важности управленческого  действия приступают прежде всего к

изучению законодательных  актов и решений Правительства, ведомственных

нормативных актов, предшествующих распорядительных документов по данному и

аналогичным вопросам.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания

распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное

внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений

конкретного решения.

Текст распорядительного  документа чаще всего состоит  из взаимозависимых двух

частей - констатирующей и распорядительной.

 Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный

распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются: вид

акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все

поисковые данные. Констатирующая часть необязательна, она может и

отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

 

Если распорядительная часть  предполагает различные по характеру  действия и

нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые  нумеруются арабскими

цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное

подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах),

предписываемое действие и срок исполнения.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время  доведения информации до конкретных исполнителей.

Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный

срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень

документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта.

Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается  лицо,

 на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные

документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по

делопроизводству).

 

     Пример оформления приказа:

Администрация  N-ской  области

Управление школ

     ПРИКАЗ

05.05.98                 № 42 г.

N-ск

О подготовке школ области  к новому учебному году

В целях своевременной  и качественной подготовки школ области  к новому

учебному году

     ПРИКАЗЫВАЮ:

1 Начальнику ремонтно-строительного  управления Иванову А.А. совместно 

с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ

представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.12.

2 Начальнику хозяйственного  управления Галкину Г.Г. обеспечить  РСУ

необходимыми материалами  для ремонта школ в пределах сметы до 15.06.12.

3 Ремонтно-строительному  управлению произвести ремонт  школьных зданий до

15.08.12. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.

4 Создать приемочную комиссию в составе: (указываются должности и фамилии)

5 Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника

Управления школ Тимофеева  С.И.

Начальник управления                 подпись                         

О.И.Леонтьев

 

Текст распорядительного  документа должен иметь заголовок, в котором чётко и

кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с  предлога "О"

("Об") и формулируется  при помощи отглагольных существительных (например,

"О назначении...", "Об утверждении...", "Об ведении...", "О создании...") или

существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О

мерах..."). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания

приказа разработаны унифицированные формы документов, в которых

предопределен не только состав, но и порядок расположения информации.

Унифицированную форму имеют  также кадровые приказы о приеме на работу, переводе

на другую работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора

(контракта). Эти формы являются унифицированными формами первичной учётной

документации, утверждёнными Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г.

№71 а. При оформлении таких  приказов фактически только заполняются

предложенные формы.

Подготовив текст распорядительного  документа, приступают к его оформлению.

Распорядительные документы  оформляются на общем бланке, формат А4. В состав

реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения - автора,

название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок,

текст, подпись, отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является

их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию

с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или

должностными лицами, которых  он касается. Согласование осуществляется путем

визирования или проставления грифа согласования.

Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения).

В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядительных документов.

Согласование проводит структурное  подразделение или лицо, готовившее проект

распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило,

проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом

пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены

значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед

подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание

следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, -

постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе

обсуждения в них можно  вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты

выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты  документов представляются на подпись.

Приказы и распоряжения подписываются  руководителем или его заместителем.

Постановление и решение  имеют две подписи - председателя и секретаря

 коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа,

 изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный

документ после подписания не вносятся.

Распорядительные документы  вступают в силу с момента их подписания или

доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в  силу и

срок действия акта управления указываются в самом документе.

Особое значение придается  доведению распорядительного документа 

до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и

рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта

документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Эффективность  рациональной системы документооборота.

 

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия

решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она

фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления

(делопроизводство) любой  фирмы, учреждения, организации,  предприятия

рассматривается сегодня  как важнейшая обслуживающая функция управления. От

её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения,

доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и,

в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы,

организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи,

оно должно выполняться самостоятельной, организационно обособленной службой

структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором,

группой и т.д. Сегодня  эта служба имеет различные названия: управление делами,

управление информационно-документационного  обеспечения, управление

делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел,

канцелярия, секретариат  и т.д. В небольших учреждениях, фирмах,

где объём обрабатываемых документов невелик и создание специального

структурного подразделения  нецелесообразно, всю работу, выполняемую  службой

делопроизводства, возлагают  на секретаря-референта.

Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное  подразделение,

возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется