Основы документационной системы управления

ДЕПОРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ОГБОУ СПО «КОСТРОМКОЙ  ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

 

 

 

 

Реферат

«ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ »

ПО ДИСЦИПЛИНЕ: «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студент группы 3-5 Грюк Мария Ивановна Илларионова Надежда Владимировна Проверил: преподаватель  Момот Тамара Владимировна

 

 

 

 

 

Кострома - 2012 г

Содержание реферата:

 ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной  системы управления.

1. Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству.

2. Правила оформления документов.

2.1. Реквизиты документов.

2.2. Требования к оформлению реквизитов документов

2.3. Требования к бланкам документов и оформлению документов.

3. Распорядительная система документации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной системы управления.

 

Делопроизводство сегодня  определяется стандартом как "отрасль  деятельности",

обеспечивающая документирование и организацию работы с документами (ГОСТ

Р51141-98 Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения), т.е.

весь процесс от момента  создания документа и до его уничтожения  или передачи

на хранение в архив.

Термин «делопроизводство» появился первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает "дело производить", т.е решать вопрос. Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов,

относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело"

зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей

юридическую силу. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина – документа "Об информации, информатизации и защите

информации": "документированная  информация (документ) -зафиксированная на

материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её

идентифицировать".

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее

сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное

использование, возвращение  к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента

внутренней организации  любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая

взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия

управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником

 для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

 В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как

результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством  соответствующих

документов: планирование - посредством подготовки различных  планов, учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-

технической документации; руководство - изданием распорядительных документов;

организация - организационных  документов; инструктирование - в виде

инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в

письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со

всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом

управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него

функций.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

- обеспечение своевременного  и грамотного создания документов (документирование);

-организация работы с  документами: получение-передача, обработка, учёт,

регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Более широкий термин, применяемый  сегодня - информационно-документационное

обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и

информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

  

 

 

 

 

1. Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству.

 

Как сам процесс создания документов, так и организация  работы с ними всегда были

регламентированы специальными законодательно-нормативными и

нормативно-методическими  актами.

Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования и

нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства

издавались, и в советский  период.

Обязательность документирования информации сегодня определена Федеральным

законом "Об информации, информатизации и защите информации". В нём  указано:

"Документирование информации  является обязательным условием  включения

информации в информационные ресурсы. Документирование информации

осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной  власти,

ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и

их массивов, безопасность Российской Федерации".

Федеральный закон "О бухгалтерском  учёте", указав, что бухгалтерский учёт

осуществляется путём "сплошного, непрерывного и документального учёта всех

хозяйственных операций", специальную статью (ст. 9) посвящает  составлению

первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все  хозяйственные

операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными

документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на

основании которых ведётся бухгалтерский учёт. При этом закон уточняет, что

"первичные и сводные  учётные документы могут составляться  на бумажных и

машинных носителях информации.

Таким образом внедрение компьютерных технологий не исключает составления

документов и их оформления в соответствии с установленными правилами.

 

Все формы управленческой деятельности находят отражение  в соответствующих

документах, которые выступают  способом и средством реализации возложенных на

аппарат управления функций. Но один документ - это единичный акт

документирования. Деятельность учреждения оформляется совокупностью

определенным образом  взаимодействующих документов, обычно соответствующих

функциям управления.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому

аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и

планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и

отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение  и др. Эти

функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм.

Совокупность взаимоувязанных  документов, применяемых в определенной сфере

деятельности, составляет систему документации.

В условиях научно-технической  революции произошло резкое увеличение объемов

информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор,

фирм, организаций, увеличением  номенклатуры промышленных изделий и

усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных

связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков

информации, установления необходимого и достаточного количества видов

документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

Ручная обработка не позволяла  вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение

и применение средств автоматизации  и механизации, эффективность их

использования находятся  в прямой зависимости от степени упорядочения

документации, для обработки  которой они предназначены. Основным направлением

совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе,

форме, единообразию".

Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа  разновидностей

продукции, процессов и  услуг, значений их параметров и размеров" (ГОСТ Р 1.0-

92).

     Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под

которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для

сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как

нормативно-технический  документ устанавливает комплекс норм, правил, требований

к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом

Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.

Результатом работы по унификации документов могут быть:

·       общероссийские унифицированные формы;

·       отраслевые унифицированные формы;

·       унифицированные  формы документов предприятия;

"Унифицированная система  документации состоит из взаимоувязанных

общероссийских унифицированных  форм документов, обеспечивающих

документированное представление  данных в определенных видах хозяйственной

деятельности".

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации

являются Министерства, возглавляющие ту отрасль деятельности,

документы которой унифицируются. Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, при этом обязательно учитывая возможность их компьютерной обработки.

Общее методическое руководство  постановкой делопроизводства в  стране, как и в

большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как

наиболее ценные документы  после использования их в оперативной работе

передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

В Положении "О государственной  архивной службе России", в числе главных задач государственной архивной службы России указано: "координация деятельности федеральных органов государственной власти в области  делопроизводства, развития совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации". Росархив в соответствии с возложенными на него задачами "осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти". «Росархив» проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в области организации документов в делопроизводстве". Росархиву предоставлено право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в

делопроизводстве.

     Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по

организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним

относятся:

- Государственная система документационного обеспечения управления.