Основы документационной системы управления

правилами.

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово "Копия" перед

вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большем  количестве

адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется

организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресации документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем

фамилию и инициалы получателя.

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально

издаваемым документом. При  утверждении документа должностным  лицом гриф

утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без  кавычек),

наименования должности  лица, утверждающего документ, его  подписи, инициалов,

фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи

располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением,

решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова  УТВЕРЖДЕНО

(без кавычек), наименования  утверждающего документа в именительном  падеже,

его даты и номера. Гриф утверждения  документа располагают в правом верхнем

углу документа.

Резолюция пишется на документе  соответствующим должностным лицом  и включает

фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись  и дату.

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок

согласуется с наименованием  вида документа. Заголовок может  отвечать на

вопросы:  о чем (о ком) или чего (кого).  К тексту документов, оформленных на

бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Отметка о контроле - это  отметка о контроле за исполнением  документа, которую

обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа составляют на русском или национальном языке  в соответствии

с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о

государственных языках.

 Тексты документов  пишут только на русском языке  при направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют  в виде анкеты, таблицы, связанного текста или

в виде соединения этих структур.

При составлении текста в  виде анкеты наименования признаков  характеризуемого

объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или

словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа  настоящего или

прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.).

Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с  наименованиями

признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем

существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть

согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной

странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы, и на следующих  страницах

печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части

указывают причины, основания, цели составления документа, во второй

(заключительной) - решения,  выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст

может содержать одну заключительную часть (например, приказы -

распорядительную часть  без констатирующей; письма, заявления - просьбу без

пояснения; справки, докладные  записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других

организаций или ранее  изданных документов, указывают их реквизиты:

наименование документа, наименование организации - автора документа, дату

документа, регистрационный  номер документа, заголовок к  тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его  следует

разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими  цифрами.

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных

подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет

функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают  его

наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии

нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному  документу на первом его листе  в правом

верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного

документа, его даты и  регистрационного номера.

 

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,

подписавшего документ (полное, если документ  оформлен не на бланке

документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная

подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными

лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности,

соответствующей занимаемой должности.

 

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи

располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц,

подписывающих документ, а  их обязанности в составе комиссии в соответствии

 с распределением.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица

с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается

ставить предлог "За", надпись  от руки "Зам." или косую черту  перед

наименованием должности.

Гриф согласования документа  состоит из слова согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной

подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документа  оформляют визой, которая включает подпись визирующего,

расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность

визирующего. Визы проставляют  на последнем листе подлинника распорядительного

документа, на копии отправляемого  документа (письмо). Возможно оформление виз

распорядительного документа  на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность  подписи должностного лица на документах,

предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц,

фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.  Документы заверяют

печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита

"Подпись" проставляют:  заверительную надпись "Верно"; должность лица,

заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

дату заверения. Допускается  копию документа заверять печатью, определяемой

по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или имя, отчество)

исполнителя документа и  номер его телефона. Отметку об исполнителе

располагают на лицевой или  оборотной стороне последнего листа  документа в

левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело  включает следующие

данные: ссылку на дату и  номер документа,  свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело должна быть

подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного

подразделения, в котором  исполнен документ.

Отметка о поступлении  документа в организацию содержит порядковый номер и

дату поступления документа. Допускается отметка о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка для автоматического  поиска документа может включать имя файла, код

оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации.

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Требования к бланкам документов и оформлению документов.

 

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5;

допускается использование  бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

- 20 - левое; 10 - правое;

-  20 - верхнее; 10 - нижнее.

 

 

Бланки документов следует  изготавливать на белой бумаге или  бумаге светлых

тонов.

Бланки допускается изготавливать  типографским способом, с помощью  средств

оперативной полиграфии или  воспроизводить с помощью средств  вычислительной

техники непосредственно  при изготовлении конкретного документа. Исключение

составляют бланки организаций  с изображением Государственного герба

Российской Федерации  или гербов субъектов Российской Федерации.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица

устанавливают следующие  виды бланков документов: общий бланк; бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для  изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения  организации или должностного лица

проектируют в том случае, если руководитель подразделения или  должностное

лицо имеют право подписи.

Допускается документы изготавливать  на пишущей машинке или при  помощи

печатающих устройств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные  лица,

допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка  и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие

страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине

верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны  листа.

    

3. Распорядительная система документации.

Назначением распорядительной системы управления является регулирование

деятельности, позволяющей  обеспечить реализацию поставленных задач и получить

от этого максимальный эффект.

С точки зрения принятия решений документы, относящиеся  к распорядительной

документации делятся  на 2 группы:

- документы, издаваемы в условиях коллегиальности

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издаваемых в

организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы  должны строго соответствовать закону, ни один

из них не может содержать  положений, противоречащих законодательным  актам.

Подготовка основных видов  распорядительных документов в основном аналогична.

Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной