Основы документационной системы управления

Основные положения. Общие  требования к документам и службам

документационного обеспечения.

В настоящее время в  соответствии с федеральной целевой  программой ведётся

разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные

правила работы с документами  в организациях. Система ориентирована и на

коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и

методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе,

определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности

службы документационного  обеспечения в организации, её примерная структура;

порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними:

доставка, прохождение, обработка, учёт, регистрация, контроль исполнения,

информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск

документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка

документов в архив; порядок  проведения экспертизы ценности документов;

организация хранения документов.

Главное отличие новой  системы заключается в том, что  она будет представлять

собой единый комплекс автоматизированного  документирования на базе

современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота, баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

- Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах

Российской Федерации. Она включает в себя как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов,

построение поисковых  систем для справочной работы, организация  контроля

исполнения документов, порядок  составления и работы с номенклатурой  дел,

формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел,

составление описей, оперативное  хранение дел и передача их на архивное

хранение. Она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

- ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-

распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на документы "которые фиксируют решения

административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления,

взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности.

- Основные правила работы ведомственных архивов.

Правила можно разделить на две части. В первой детально освещены вопросы делопроизводственные:

- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления,

заполнения, ведения;

- порядок формирования дел в делопроизводстве;

- организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в

делопроизводстве;

-  порядок выделения документов к уничтожению;

- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел, составление описей, передача

 в архив.

В другой части правил подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не предающих документы на государственное

хранение, а хранящих их у  себя, правила являются незаменимым в организации их архива. - Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).

- Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям,

заявлениям и жалобам  граждан в государственных органах, на предприятиях,

 в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой

категорией документов: особенности  регистрации, сроки исполнения, ведение

справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение

аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в  Положении, может

быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того надо знать, что  работа с определённой категорией документов

регламентируется специальными актами.    

2. Правила оформления документов.

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы  он имел

юридическую силу. Порядок  оформления служебных документов определен  ГОСТ Р

6.30-97 «Унифицированная система  организационно-распорядительной

документации. Требования к  оформлению документов». Настоящий  стандарт

устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению

реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с

воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов

субъектов Российской Федерации.

    

2.1. Реквизиты документов

 

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные  об организации;

08 - наименование вида  документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер  документа;

11 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12 - место составления  или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа  к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии  приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования  документа;

23 - визы согласования  документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28 - отметка о поступлении  документа в организацию;

29 - отметка для автоматического  поиска документа.

2.2. Требования к оформлению реквизитов документов

 

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов

в соответствии с Положением о Государственном  гербе Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в

соответствии с правовыми актами субъектов Российской  Федерации.

Эмблему организации или товарный знак  помещают на бланках организаций в соответствии с уставом.

Эмблему не воспроизводят  на бланке, если на нем помещен  Государственный  герб

Российской Федерации  или герб субъекта  Российской Федерации.

Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору предприятий и

организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляют  по Общероссийскому классификатору

управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно

соответствовать наименованию, закрепленному в ее  учредительных  документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при его отсутствии -

полное наименование вышестоящей  организации. Наименование организаций

субъектов Российской Федерации,  имеющих наряду с русским языком в качестве

государственного  национальный язык, печатают на двух языках - русском и

национальном.  Сокращенное  наименование организации приводят в тех случаях,

когда оно закреплено в  учредительных документах организации.  Сокращенное

наименование (в скобках) помещают ниже полного.  Наименование на иностранном

языке воспроизводят в  тех случаях,  когда оно закреплено в уставе (положении

об организации).  Наименование на иностранном языке располагают  ниже

наименования на  русском  языке.  Наименование филиала, территориального

отделения,  представительства, структурного подразделения организации

указывают в том случае, если оно является автором документа, и  располагают

ниже наименования организации.

Автором документа может  быть должностное лицо, представляющее  организацию.

Справочные данные об организации  включают: почтовый  адрес; номера телефонов

и другие сведения по усмотрению  организации (номера факсов, телексов, счетов

в банке, адрес  электронной  почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного  организацией,

регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать

видам документов, предусмотренным  УСОРД. В письме наименование вида документа

не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола -

дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами

документа являются несколько  организаций, то датой документа  является

наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют  тремя парами арабских цифр в следующей

последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 2012 г.

следует оформлять 05.01.12.

Допускается оформление даты в следующей последовательности:  год, месяц, день

месяца.

При подготовке нормативных  и финансовых документов допускается  словесно -

цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2012 г.

 

Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового номера, который

можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел,

информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный  номер

документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из

регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых

через косую черту в  порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает регистрационный

номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или  издания документа указывают  в том случае, если

затруднено его определение  по реквизитам "Наименование организации" и

"Справочные данные  об организации". Место составления  или издания указывают 

с учетом принятого административно - территориального деления, и оно включает

только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа  к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделения,

должностные или физические лица.  Наименования организации и ее структурного

подразделения указывают  в именительном падеже. Должность  лица, которому

адресован документ, указывают  в  дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько

структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать

обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить  почтовый адрес.

Элементы адреса указывают  в последовательности, установленной  Почтовыми