В регистрационно-контрольную форму  также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что  содержание, форма и процедура  исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.¹⁸

Направление исполненного документа в дело

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее  в организацию письмо (от организации  или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует  данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз  в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в  каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством  обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации  в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д.

Сводки о ходе и результатах  контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.¹⁹

Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения

документов

Данные о ходе и результатах  контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

• общее количество документов на исполнении;
• количество исполненных документов в срок (%);
• количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);
• причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство  принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.²⁰

Автоматизированный контроль за исполнением документов

в традиционном делопроизводстве

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах вышеперечисленных  проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.²¹

Постановка документа  на контроль происходит автоматически  при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле — специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль». Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на поле документа, на уровне заголовка.

При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата)» истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).²²

Специальные программы  позволяют выводить на экран список документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут чески составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы  регистрации рекомендуется сразу  заложить определенный перечень типовых  справок (отчетов, создаваемых в  автоматическом режиме). Это могут  быть: справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные); справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные); справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно); справка (отчет) о движении документов (используемых для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю); справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно); справка (отчет) о неисполненных исходящих документах, (списочный или количественно); справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. п.

Для получения определенного  вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода. Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью.²³

Важное современное средство совершенствование документооборота - компьютеризация операций составления  и обработки документов: технические средства должны уменьшаться на тех участках и такой производительности, которые позволяют получить экономический эффект, окупить затраты на приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом, в то же время без сканера введение в базу данных полнотекстовых документов слишком трудоёмко. При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов.²⁴

Заключение

Контроль исполнения задания —  одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

В соответствии с задачами, цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации контроля исполнения документов на предприятии, я пришла к выводу, что внедрение автоматизированной системы делопроизводства и документооборота (АСДД) с автоматизированной подсистемой контроля исполнения дает возможность работать с документами на нескольких рабочих местах, позволяет снизить трудоемкость процесса контроля, в том числе за счет быстрого доведения документов до исполнителей, создания информационно-поисковой системы, единого информационного пространства, автоматизации процедуры постановки документов на контроль, снятия с контроля, уведомления о контрольных документах (поручениях), предупреждения о приближении срока исполнения, возможности генерации отчетов об исполнении документов.

В данной работе были проанализированы следующие источники: федеральные законы, ГОСТы, постановления. Данной проблемой занимались такие авторы как Андреева В. И., Стенюков М.В., Ларин М.В. Они рассмотрели организацию контроля за исполнением документа, охарактеризовали регламентацию контроля исполнения документов, рассмотрели возможности применения автоматизированных систем контроля исполнения документов, описали нормативно-методическую базу.

Наиболее пристальное внимание в проанализированной литературе занимает тема этапов контроля исполнения документов, т.к. контроль за исполнением осуществляется с постановки документа на контроль и заканчивается учетом и анализом результатов исполнения. А также в данной работе широко рассматривалась тема автоматизированного контроля за исполнением документов.