Организация контроля за исполнением документа

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки  их исполнения.¹³ В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: «Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией».¹⁴

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа  – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Кроме этого в рамках конкретной организации могут быть установлены  типовые сроки исполнения и для  документов, не нашедших отражения  в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа  – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в  календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших  из других организаций – с даты их поступления.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

• типовые сроки – принятием нового акта;
• индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право  только вышестоящая организация, организация  – автор документа и органы госнадзора.

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

• постановка документов на контроль;
• проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
• снятие документа с контроля;
• направление исполненного документа в дело;
• учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
• информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.¹⁵

Постановка документов на контроль

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как  правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может  выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен в приложении I.

При ведении контроля с помощью  РКК следует иметь в виду, что  в этом случае потребуется два  экземпляра карточки: один – для  службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы  РКК не установлено, но поскольку  определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК. Пример РКК приведен в приложении II.¹⁶

Проверка своевременности  доведения документов до исполнителей и снятие документа с контроля

При организации контроля важно, чтобы  исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими  структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. Экземпляр РКК представлен в приложении III.

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет  ход исполнения документа. При небольших  сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (приложение IV). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.¹⁷

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

• задания последующих лет – не реже одного раза в год;
• задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
• задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и  информация о них фиксируются  в регистрационно-контрольной форме.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем  задачи и корреспонденту дан ответ  по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму. Проверка своевременности доведения документов до исполнителей.

После исполнения документы снимаются  с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

• краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);
• отметку «В дело»;
• номер дела, в котором будет храниться документ;
• дату;
• подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.