Организация делопроизводства предприятия

     Основное  содержание документа оформляется  в табличной форме. Текст штатного расписания составляется в программе  Microsoft Excel или в соответствующей форме в программе для автоматизации делопроизводства. Документ подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

     Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

     Инструкции — правовой акт, регулирующие организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и должностных лиц. Ее текст состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Он должен начинаться с раздела «Обшив положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается». В заголовке к ней обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Она визируется руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим соответствующее направление деятельности, Утверждается инструкция руководителем предприятия. Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».

     Данную  главу дополняют следующие приложения: В, Г, Д. 

      3. Распорядительная документация ООО «COSMOPOLITEN»

          Примеры распорядительных документов

     Требования  по составлению и оформлению распорядительных документов содержит Инструкция по делопроизводству. К наиболее часто используемым распорядительным документам практически любого предприятия относятся:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу:
• распоряжения;
• решения;
• указания.

     Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций и предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Особенностью данного вида распорядительного документа является ключевое слово текста — глагол «решить» в соответствующей форме.

     Приказ  — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоличного управления, в целях разрешения основных и оперативных задач. В отдельных случаях он может касаться нескольких организаций, предприятий, учреждений и должностных лиц. Различают приказы трех видов:

     - по организационным вопросам (издаются  в случаях создания, реорганизации  или ликвидации предприятия; при  утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и/или введения  в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов; при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов):

     - по основной деятельности (регулируют  порядок финансирования, материально-технического, информационного и документационного обеспечения деятельности организации; социальные вопросы; научно-техническую политику; содержание специфических видов деятельности);

     - по личному составу (регламентируют  прием, перемещение, увольнение  работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений).

     Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично Президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Око имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

     Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия или его заместителями преимущественно по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций. Они составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания.

     Данную  главу дополняют следующие приложения: Е, Ж. 

      4. Система справочно-информационной документации

     ООО «COSMOPOLITEN » 

     Справочно-информационные документы (акты, справки, докладные  записки, переписка) выполняют служебную  роль по отношению к организационно-правовой и распорядительной документации. Они не содержат поручений не обязывают действовать строго предписанным образом, а сообщают сведения, позволяющие инициировать управленческие решения. Их особенность состоит в том, что они передаются с низших уровней иерархической систем управления на высшие ступени. Отдельные разновидности справочно-информационных документов используются для передачи информации между равными по статусу организациями и должностными лицами. В достаточно степени условно их можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

     Примеры справочно-информационных документов

     Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях и деловых встречах (к данному виду документов не относятся специальные административные и так называемые договорные протоколы). Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов. Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к обсуждению. Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Ответственность за его подготовку лежит на секретаре коллегиального органа или руководителя, который несет ответственность за правильность записей. Существует два вида протоколов: полные и краткие.

     Первый  из них содержит запись всех выступлений  на заседании, а второй — только фамилии выступавших и краткую информацию о теме выступления. Выбор формы протокола осуществляет руководитель коллегиального органа ила организации.

     Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ».

     Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации (учреждения, предприятия), содержащий обстоятельное изложение конкретного вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно ею информируют руководство об имевших место событиях или сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Первая представляется руководителю вышестоящей организации на общем бланке, а вторая — руководителю подразделения или организации на стандартном листе бумаги.

     Объяснительная  записка — документ, объясняющий причины конкретного события, составляемый работником предприятия и представляемый вышестоящему должностному лицу. Ее текст состоит из двух частей: в первой характеризуются факты, послужившие поводом к ее написанию, а во второй - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем, а ее датой является дата ее подписания.

     Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника (о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска). Оно адресуется руководителю предприятия или его заместителю.

     Текст заявления начинается с изложения существа вопроса, затем излагаются дополнительные детали. Оно может иметь приложения (подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография). Заявление подпись подписывается автором.

     Служебное (деловое) письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте. Оно составляется на специальном бланке формата А4 ила А5 в зависимости от размера текстовой части. В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. В первой случае оно состоит из одной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма включают также основной раздел (доказательство). Во вступлении дается обоснование вопроса: причина его возникновения или краткая история.

     Если  поводом для составления письма послужил конкретный документ, дается ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства определенной точки зрения. В заключении формулируется основная цель письма. Оно визируется руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости —руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации — куратором соответствующего направления, если оно будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Они должны иметь отметку об исполнителе, которая; проставляется в нижней части, листа, под подписью руководителя. Датой письма является дата его подписания.

     Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так я между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Каждому абоненту выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей): заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени почтового ящика и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где он находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (для России — ru).

     Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (он транслируется по каналам телефонной связи и фиксируется получателем). Она не используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера. В ее тексте не должно быть более 50 слов, она составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.

     Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного или графического), переданного по каналам факсимильной связи. Преимуществом факсимильной связи является возможность передавать документированную информацию со всеми имеющими реквизитами в неизменном виде с документа на документ. Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любую документацию на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол (обычно факс используется для передачи служебных писем и информационных сообщений). При соблюдении установленных процедур факсограмма обладает юридической силой, что отличает ее от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

     Данную  главу дополняют следующие приложения: З, И, К, Л.

     5. Документы предприятия по личному составу 

     Особую  группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному  составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятий, организаций, учреждений.

     Документы по личному составу создаются  в результате трудовых отношений, возникающих  между учреждениями и сотрудниками. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан РФ Закон относит к категории конфиденциальной информации.

     Резюме  и анкета составляются по требованию руководителя, инспектора по кадрам. Анкета — обязательный документ при трудоустройстве на государственные предприятия (часто анкета имеет вид личного листка по учету кадров. Ряд предприятий требует при устройстве на работу заполнения автобиографии. Одним из основных документов, регулирующих правовые отношения между предприятием и работником, является трудовой договор (контракт). После подписания контракта и заявления о приеме на работу издается приказ о приеме сотрудника на работу на ту или иную должность. На основании приказа о приеме оформляется личная карточка, заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где принятому на работу сотруднику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.