Организация делопроизводства предприятия

     Отдельный поток информации представляет входящая документация. Ее распределением и  обработкой занимается служба документационного  обеспечения управления, которая направляет документы в зависимости от их содержания и назначения в то или иное структурное подразделение. Таким образом, входящие документы вливаются в документооборот структурных подразделений и их отделов.

     Установление  порядка движения документов, или управление документацией предприятия заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота, в том числе технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения, организацию хранения документов. Организацией документооборота предприятия занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

     Современное делопроизводство характеризуется  тем, что основной поток документации создается  с применением  компьютерных информационных технологий. Сегодня разработаны и активно внедряются в обращение – специальные системы автоматизации делопроизводства, например, «Дело», «АиТ», «Евфрат» и д.р.

     Данную  главу дополняют следующие приложения: А, Б. 

          2. Организационно-правовая документация

          ООО «COSMOPOLITEN» 

     Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса  документов, которые устанавливают  статус организации, ее компетенцию, структуру, штат, численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности, права, обязанности и ответственность работников.

     К организационно – правовой документации относятся:

• Устав организации или Положение об организации;
• Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
• Регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;
• Штатное расписание;
• Инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации;
• Должностные инструкции;
• правила, памятки и д.р.

     Организационно-правовые документы (ОПД) содержат положения, строго обязательные для исполнения, реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (в форме проставления специального грифа или издания особого распорядительного документа)— вышестоящей организацией,руководителем данной организации или ее коллегиальным органом, руководителем структурного подразделения (в зависимости от вида).

     ОПД действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем предприятии необходимость их пересмотра, изменения или дополнения может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера изменений в деятельности предприятия ОПД либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения специальными распорядительными документами (в случае реорганизация – первый вариант).

     Порядок внесения изменений и дополнений зависит от вида ОПД. В Устав они  вносятся по мере возникновения в  соответствии с установленной законом процедурой, то есть по решению высшего органа его управления с обязательным информированием структуры, осуществляющей государственную регистрацию. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

     Разрабатываются ОПД руководством предприятия ила  подразделения с привлечением квалифицированных  специалистов в определенных областях деятельности. Они оформляются на стандартном листе бумага формата  А4 (реже А 5) с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: названия предприятия и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименования вида документа, его даты и номера, заголовка к тексту, подписи, грифа утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. 

     Текст большинства ОПД состоит из разделов, имеющих собственные пункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовки они проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными  подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя предприятия или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление в ее деятельности.

     Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации или учреждения. Общие положения о порядке его составления и оформления содержатся в части 1-й ГК РФ. Требования к Уставу регулируется отдельными законодательными актами для каждой организационно-правовой формы (для ООО – Федеральным Законом «Об обществах, с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г.).

     Текст устава состоит из разделов, имеющих  заголовки (нумеруются арабскими цифрами).

     Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение и организацию работы предприятия или его структурного подразделения. Оно может быть типовым или индивидуальным.

     Положения о структурных  подразделениях можно разделить на три группы:

• положения о структурных подразделениях;
• положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет);

     - положения о временных органах  (совещаниях, комиссиях, советах). Структура  текста положения о подразделении  нормативно не закреплена, но  практика показывает широкую распространенность следующего ее варианта:

     1 Общие положения.

2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.

     В разделе 1 указываются: полное официальное  наименование подразделения; дата, номер  и название правового акта, на основании которого оно создано и действует; основные принципы его деятельности; структура руководящих и вышестоящих органов; порядок назначения и освобождения от должности руководителя; наличие печати,

     В разделе 2 перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления его деятельности.

     В разделе 3 указываются действия или  виды работ, которые должно выполнять  подразделение для осуществления  поставленных задач.

     В разделе 4 перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице руководителя, а также обязанности, возлагаемые на всех сотрудников.

     В разделе 5 устанавливаются виды дисциплинарной, административной (при необходимости  уголовной) ответственности, которую  может нести руководитель при невыполнении подразделением предусмотренных обязанностей.

     В разделе 6 регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; порядок взаимодействия с другими  подразделениями и организациями, а также разрешения возникающих разногласий.

     Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентации положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной роботы. Она разрабатывается для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Она состоит из 5 разделов:

1. Общие положения;
2. Должностные обязанности;
3. Права;
4. Ответственность;
5. Взаимоотношения.

     Раздел 1 включает: наименование должности  с указанием структурного подразделения: непосредственного руководителя; порядок  назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

     В разделе 2 устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются  виды работ, выполняемых им на данной должности, характер рассмотренных  действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает»).

     В разделе 3 устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнения возложенных на него обязанностей (принимать  определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, запрашивать необходимую для работы информацию, требовать выполнения определенных действий от других работников).

     В разделе 4 определяются критерии оценки работы (объективные показатели, характеризующие  качество и своевременность выполнения работы) и мера персональной ответственности работника (определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной).

     В разделе 5 рассматриваются порядок  информационного обмена с другими сотрудниками и структурными подразделениями, правила и сроки согласования проектов подготавливаемых документов; особенности совместной трудовой деятельности.

     Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства предприятия, коллегиального или совещательного органа. Его текст состоят из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: eго статус; принципы планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; их внесения на рассмотрение, рассмотрения и принятия решений, ведения протокола, оформления решения, их доведения до исполнителей; материально-техническое обеспечения деятельности.

     Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность и состав работников предприятия с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Оно оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка.

     Штатное расписание — один из основных организационных документов предприятия, закрепляющий должностной и численный состав работников фонд оплаты труда. Он создается для нормирования численности штатного персонала предприятия, структурного подразделения, состава его административно-управленческого аппарата, соблюдения соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов.

     По  категории формы документа «Штатное расписание» относится к унифицированной  системе организационно-распорядительной документации Общероссийскому классификатору управленческой документации и принадлежит группе документов по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, соответствует коду 0252251.

     В настоящее время этот документ оформляется с использованием межведомственной унифицированной формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Росси от 05.01.2004 № 1.

     Унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание» содержит сведения об имеющихся в организации структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, тарифных ставках, надбавках и месячном фонде заработной платы.

     В заголовочной части документа расположены  наименование организации, наименование вида документа, период его действия, дата и номер документа, код организации по ОКНО и код формы документа по ОКУД, гриф утверждения. Для утверждения штатного расписания требуется издание специального приказа руководителя, а на форме проставляется ссылка на дату и номер приказа. Гриф утверждения заверяется печатью организации.