Штатное расписание – документ, устанавливающий  структуру, штатный состав и штатную  численность организации в соответствии с ее Уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведенья о количестве штатных единиц,  должностных окладов, надбавках в месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом.

     Изменения в штатное расписание вносятся в  соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

     Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3.

 

     5 должностная инструкция

 

     Должностная инструкция – организационно-правовой документ, устанавливающий для работника  конкретные трудовые обязанности в  соответствии с занимаемой должностью.

     Она является эффективным средством  управления персонала. Она выполняет  организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

     На  основании должностной инструкции составляется трудовой договор с  работником. Трудовой договор  и  должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудников, работодателем и сотрудником.

     Разработка  должностной инструкции вменяется  в обязанность руководителя подразделений  и отдела управлений персоналом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.

     Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за входящую корреспонденцию)

     Общие положения

1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических  исполнителей.
2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора
4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:

4.1 Нормативные  правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы  и документы по ведению делопроизводства  на предприятии.

4.2 Основные  положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3 Структуру  предприятия и его подразделений.

4.4 Стандарты  унифицированной системы организационно-распорядительной  документации.

4.5 Порядок  контроля за прохождением служебных  документов и материалов.

4.7 Основы  организации труда.

4.8 Правила  эксплуатации вычислительной техники

4.9 Законодательство  о труде.

4.10 Правила  внутреннего трудового распорядка.

4.11 Правила  и нормы охраны труда.

5. Работник должен быть снабжен:

5.2. Инструкцией  по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей  должностной инструкцией.

6. На время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

     Должностные обязанности

1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

1.1. Выполняет  работы по учету и регистрации  корреспонденции поступившей в организацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

1.2. Обеспечивает  контроль над передачей указанных  документов, руководству и исполнителям.

1.3. Передает  заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную - исполнителям.

1.4. Направляет  документы на исполнение в  соответствии с резолюцией руководства.

1.5. Осуществляет  контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

1.6. Формирует  документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

1.7. Осуществляет  подготовку документов к последующему  хранению и использованию (экспертиза  ценности, оформление дел, составление  описей), передачу законченных производством  дел в архив организации.

1.8. Принимает  участие в проверках организации  делопроизводства в структурных  подразделениях организации.

1.9. Выполняет  отдельные поручения заведующего  канцелярией (начальника отдела  документационного обеспечения).

2. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, представляет:

2.1. Зарегистрированные  документы, указанные в п. 1, - заведующему  канцелярией (начальнику отдела  документационного обеспечения).

2.2. Получаемые  документы с резолюцией руководства  - в бюро контроля и исполнителям.

     Права

     Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией предложения (начальника отдела документационного обеспечения) по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.
3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

     Ответственность

1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

1.1. За  ненадлежащее исполнение или  неисполнение своих должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей  должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым  законодательством Российской Федерации.

1.2. За  правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

1.3. За  причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим  трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

2. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию несет персональную ответственность за:

2.1. Состояние  учета и регистрации документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей  должностной инструкции.

2.2. Формирование  документов в дела в соответствии  с утвержденной номенклатурой,  подготовку их к последующему  хранению и использованию.

 

     Список  использованной литературы

 

     Учебник «Делопроизводство» год издания  – 2003 М.И. Баскаков