Оформление должностной инструкции.

2.2.3. Содержание должностной инструкции 

    Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты:

    - наименование организации;

    - наименование документа;

    - дата;

    - место разработки;

    - гриф утверждения;

    - виза согласования (если согласование  предусмотрено);

    - подпись руководителя структурного  подразделения;

    - расписка работника, подтверждающая  ознакомление с инструкцией.

    Название  документа согласовывается с  наименованием должности в родительном  падеже (должностная инструкция (кого?) водителя).

    Гриф  утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова "Утверждаю" (кавычки не ставятся), наименования должности лица, утверждающего  документ, его подписи, инициалов, фамилии  и даты утверждения. При утверждении  должностной инструкции приказом или  распоряжением гриф утверждения  состоит из слова "Утверждено" (кавычки не ставятся), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно  также согласовать инструкции с  начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда.

    Лист  ознакомления является частью должностной  инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет  доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия.

    На  обороте последнего листа делают запись: "В данной должностной  инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов" (количество прописью). Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты.

      Текст инструкции -

    Начальник отдела перевозок

    Иванов  А.Я. Иванов 

    Расписка  работника, в случае если подписывается  сама инструкция, располагается после  подписи руководителя структурного подразделения в следующем виде: 
 
 

    С  должностной инструкцией ознакомлен,       Подпись         Расшифровка

    экземпляр  получил.                         работника          подписи

                                                  Дата 

    В крупных организациях предпочитают составлять лист ознакомления с должностными инструкциями.

    Ознакомимся со структурой данного документа. Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

    1. Общие положения.

    2. Функции работника.

    3. Должностные обязанности.

    4. Права и полномочия.

    5. Ответственность.

    Некоторые специалисты по кадровому делопроизводству считают необходимым выделить еще  и раздел "Взаимоотношения (связи по должности)"

• Раздел "Общие положения".

    В разделе "Общие положения" указывают:

    - наименование должности в соответствии  со штатным расписанием;

    - название структурного подразделения,  в котором сотрудник будет  исполнять свои обязанности;

    - подчиненность работника;

    - перечень структурных подразделений  и (или) отдельных должностей  работников, непосредственно подчиненных  ему по службе (если таковые  имеются);

    - порядок назначения и освобождения  от должности, порядок замещения  этой должности в период временного  отсутствия работника;

    - уровень образования и дополнительной  профессиональной подготовки работника,  необходимый для выполнения предусмотренных  должностных обязанностей;

    - требования к стажу работы  по специальности;

    - квалификационные требования, предъявляемые  к работнику в отношении специальных  знаний и профессиональных навыков,  а также знаний нормативно-правовых  документов, методических материалов, методов и средств, применяемых  при выполнении должностных обязанностей;

    - организационно-правовые документы,  на основании которых работник  осуществляет служебную деятельность  и реализует свои полномочия. 

    Словарь кадрового делопроизводства. Требования к персоналу - качественные характеристики, которыми должен обладать "идеальный" сотрудник на определенном рабочем  месте или в определенной должности. Требования к персоналу включаются в должностные инструкции, квалификационные карты, карты компетенции и в  другие документы.

    Квалификационная  характеристика - краткое изложение  требований к знаниям, умениям и  навыкам, а также прав и обязанностей, предъявляемых к различным специальностям в организации. 

    Давайте поговорим подробнее о некоторых  из вышеперечисленных пунктов. Совпадение наименования должности, на которую  принимается работник, в штатном  расписании, его трудовой книжке, трудовом договоре, приказе о приеме на работу и должностной инструкции - необходимое  требование, иначе теряется смысл  самой инструкции. Приняли на работу экспедитора, а расписался он, что  ознакомлен с должностными обязанностями  водителя. Ну и что? Да, ознакомился  интереса ради, раз уж ему дали документ на прочтение, подтверждает это ознакомление, в чем и расписывается. Разве эта подпись работника будет налагать на него должностные обязанности в соответствии с инструкцией, если он принят по трудовому договору на должность экспедитора? Нет, не будет.

    Название  структурного подразделения необходимо в том случае, если работа в конкретном подразделении подразумевает хоть какую-то специфику. И эту специфику надо указать в должностной инструкции.

    Подчиненность работника определить в инструкции очень важно. Несмотря на то что в иерархической системе предприятия у работника может быть много вышестоящих руководителей, ему надо знать своего непосредственного начальника. Отсутствие такого указания в инструкции приводит к тому, что работник начинает либо подчиняться всем подряд распоряжениям вышестоящих, в том числе противоречивым, либо самостоятельно выбирать самые приятные распоряжения. То же относится к указанию должностей работников и подразделений, которые, напротив, должны подчиняться сотруднику, которому предназначена должностная инструкция.

    Уровень образования и квалификационные требования традиционно включаются в любую должностную инструкцию. Эти пункты совершенно очевидно предназначаются  не для работника, а для того, кто  его нанимает. Потому что, узнав, что  его уровень образования не совпадает  с тем уровнем, который указан в должностной инструкции, работник не обязан предпринимать какие-либо действия. Он ведь не принимает на себя обязательств получить высшее образование, если его уже приняли на работу со средним специальным, но в должностной  инструкции указано высшее. Или у  работника высшее техническое образование, а в инструкции прописано высшее гуманитарное. Приходится признать, что  эта часть должностной инструкции предназначена для кадровых служб, руководителей и на нее следует  ориентироваться при приеме на работу, а не после подписания приказа. При  проведении аттестации может возникнуть проблема, причем при неудачном ее прохождении из-за уровня образования, не совпадающего с указанным в инструкции, у работника будут все основания обратиться в суд. Хотелось бы порекомендовать работодателю либо жестко придерживаться им самим установленных требований, либо, принимая нового, перспективного сотрудника, озаботиться тем, чтобы его уровень образования соответствовал тому, который записан в должностной инструкции, например, провести обучение за счет работодателя.

    Для правильной формулировки квалификационных требований пользуются двумя постоянно  дополняемыми документами. Это Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (состоит  из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов  работ по профессиям рабочих в  зависимости от их сложности и  соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые  к профессиональным знаниям и  навыкам рабочих) (ЕТКС); а также  Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (состоит из квалификационных характеристик  должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные  обязанности и требования, предъявляемые  к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих). Разряды  работ в ЕТКС установлены по их сложности без учета условий  труда (за исключением экстремальных  случаев, влияющих на уровень сложности  труда и повышающих требования к  квалификации исполнителя).

    Тарифно-квалификационные характеристики каждой профессии имеют  два раздела.

• Раздел "Характеристика работ" содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.
• Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих документов, методов и средств, которые рабочий должен применять.

    В тарифно-квалификационных характеристиках  приводится перечень работ, наиболее типичных для данного разряда профессии  рабочего. Этот перечень не исчерпывает  всех работ, которые может и должен выполнять рабочий. Работодатель может разрабатывать и утверждать с учетом мнения выборного профсоюзного органа или иного представительного органа работников дополнительный перечень работ, соответствующих по сложности их выполнения тем, которые содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов.

    Кроме работ, предусмотренных в разделе "Характеристика работ", рабочий  должен выполнять работы по приемке  и сдаче смены, уборке рабочего места, приспособлений, инструмента, а также  содержанию их в надлежащем состоянии, чистке оборудования, ведению установленной  технической документации.

    Наряду  с требованиями к теоретическим  и практическим знаниям, содержащимся в разделе "Должен знать", рабочий  должен знать: правила по охране труда, производственной санитарии и противопожарной  безопасности; правила пользования  средствами индивидуальной защиты; требования, предъявляемые к качеству выполняемых  работ (услуг), к рациональной организации  труда на рабочем месте; сортамент  и маркировку применяемых материалов, нормы расхода горюче-смазочных  материалов; правила перемещения и складирования грузов; виды брака и способы его предупреждения и устранения; производственную сигнализацию.

    Рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в его тарифно-квалификационной характеристике, должен уметь выполнять  работы, предусмотренные тарифно-квалификационными  характеристиками рабочих более  низкой квалификации, а также руководить рабочими более низких разрядов этой же профессии. В связи с этим работы, приведенные в тарифно-квалификационных характеристиках более низких разрядов, в характеристиках более высоких  разрядов, как правило, не приводятся.

    Квалификационная  характеристика каждой должности руководителя имеет три раздела: "Должностные  обязанности", "Должен знать", "Требования к квалификации".

    Помимо  квалификационных требований как таковых  существуют еще квалификационные требования к стажу. Так, Указ Президента РФ от 27.09.2005 N 1131 "О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих" (ред. от 26.07.2008) перечисляет следующие требования к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для замещения:

    - высших должностей федеральной  государственной гражданской службы - не менее шести лет стажа  государственной гражданской службы (государственной службы иных  видов) или не менее семи  лет стажа работы по специальности;

    - главных должностей федеральной  государственной гражданской службы - не менее четырех лет стажа  государственной гражданской службы (государственной службы иных  видов) или не менее пяти  лет стажа работы по специальности;

    - ведущих должностей федеральной  государственной гражданской службы - не менее двух лет стажа  государственной гражданской службы (государственной службы иных  видов) или не менее четырех  лет стажа работы по специальности;

    - старших и младших должностей  федеральной государственной гражданской  службы - без предъявления требований  к стажу.

    В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и  условия его деятельности.

• Раздел "Функции". Это именно тот раздел должностной инструкции, который следует заполнять, ориентируясь на конкретную должность на конкретном предприятии. Можно взять основу из типовой инструкции, но главное - обращать внимание на те действия, которые работник будет совершать как постоянно, так и эпизодически, поскольку именно для этого работника и взяли. Если работник не будет справляться, то ссылаться будет необходимо опять-таки на этот раздел инструкции.
• Раздел "Обязанности". Иногда этот раздел объединяют с разделом "Функции", что вполне понятно. Если же работодатель счел нужным написать отдельный раздел, то здесь он определит порядок исполнения функций, видов работ, отдельных, в том числе разовых, поручений, а также этические профессиональные нормы, обязательные для исполнения в ходе трудовой деятельности. Правительство РФ принимает типовые кодексы профессиональной этики для различных отраслей деятельности. Свой кодекс корпоративной этики может быть принят в организации как локальный акт, если только для этого вида деятельности не принят специальный порядок утверждения подобных документов.
• Раздел "Права и полномочия". В этом разделе перечислены права работника, а также полномочия в рамках этой должности. Поскольку большая часть прав работников унифицирована и подробно расписана в Трудовом кодексе, то в этом разделе инструкции имеет смысл указать только специфические права, принадлежащие только работнику, занимающему эту должность.