Организация контроля исполнения  документов - важная, но не единственная  сторона этой делопроизводственной  функции. Не меньшее значение  имеет сама технология контроля  исполнения документов, которая  включает:

• -постановку документов на контроль;
• -проверку своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;
• -предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• -снятие документа с контроля;
• -направление исполненного документа в дело;
• -учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
• -информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

        Каждая ступенька  этого процесса  важна, несет свою функцию и  тесно взаимосвязаны друг с другом.  Контроль исполнения документов строится на базе данных, полученных при регистрации документа. А форма контроля (ручная или автоматизированная) выбирается исходя из возможностей и потребностей организации. Систематический, умело и корректный  проводимый  контроль исполнения документов повышает эффективность работы управления. На основании данных анализа о ходе и результате контроля  руководитель   принимает меры  по должному соблюдению исполнительской дисциплины и повышению общей культуры работы с документами.

 

2. ВОПРОС 2

2. 1.ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОНННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ НАЗНАЧЕНИЕ

Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если они действуют  на законных основаниях, не смогут обойтись без организационных документов. В начале деятельности создаются  структуры предприятий, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции и т.д. Подобные документы предназначены  для решения организационных  вопросов.

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Формуляр-образец  УСТАВА состоит из реквизитов: (08, 10, 11,12,14, 16, 18, 20, 22, 23, 25).

Инструкции  определяют научно-технические, технологические, финансовые, производственные и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия

они могут  быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно действующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя. Все инструкции подразделяются на две основные группы:

1) инструкции, регламентирующие порядок выполнения  какого-либо процесса (производственного,  например), в осуществлении которого  принимают участие исполнители  (должностные лица, подразделения);

2) должностные  инструкции, определяющие функции,  права, обязанность и ответственность  должностных лиц.

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в

определенной  должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта.

Должностные инструкции позволяют реализовать  ряд целей:

– рациональное распределение труда;

– оптимальное  использование кадров;

– повышение  эффективности деятельности организации;

– создание организационно-правовой основы служебной  деятельности сотрудников;

– повышение  ответственности сотрудника за результаты своего труда;

– обеспечение  объективности при аттестации работника;

– соблюдение объективности при поощрении  и взыскании;

– разрешение трудовых споров.

При разработке должностных инструкций следует  опираться на квалификационные требования к должностям служащих, которые содержатся в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37.

Структурно  должностная инструкция состоит  из нескольких разделов, каждый из которых  является логически законченной  частью документа.

Раздел  «Общие положения» устанавливает категорию  деятельности, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения от должности и назначение на нее. В этой части ссылаются на организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность, в нем определяется порядок замещения и

исполнения  должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В разделе  «Должностные обязанности» определяются виды работ,

выполняемые сотрудником, с учетом задач и функций конкретного

структурного  подразделения, с подробным изложением основных направлений его служебной  деятельности.

В части  «Должен знать» приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний:

– законодательных  актов, положений, инструкций, других руководящих  и нормативных документов;

– методов  и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей;

Требования  к квалификации определяют:

– уровень  профессиональной подготовки работника, необходимый

для выполнения должностных обязанностей;

– требования по стажу работы.

Раздел  «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы. Внесение в должностную инструкцию пунктов о правах на заработную плату, отпуск, медицинское обслуживание и т.д. не допускается, ибо эти права оговариваются законодательными актами и другими документами.

Раздел « Ответственность» конкретно указывает меру ответственности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей.

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом.

Текст инструкции обязательно согласовывают  с юристами, отделом труда и  заработной платы. Утверждаются должностные  инструкции

руководителями  организации или с помощью  распорядительного акта

(приказа,  распоряжения).

Изменения в инструкцию можно внести только посредством приказа или другого  распорядительного акта. При внесении изменений работника уведомляют об этом под роспись.

Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «обязан», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д.

Оформление  инструкции лучше выполнить угловым  расположением реквизитов, т.к. «зона  адресата» – правый верхний угол – будет отведена для реквизита  «Гриф утверждения».

К должностным  инструкциям предъявляются повышенные требования к составу реквизитов и содержанию. Формуляр-образец ИНСТРУКЦИИ включает реквизиты: 08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 24.

2.2. СОСТАВЛЕНИЕ И  ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ  ИНСТРУКЦИИ: СТРУКТУРА ТЕКСТА, СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ.

 

2.2.1. Что представляет собой должностная инструкция 
 

    Прежде  чем приступить к разработке должностной  инструкции, необходимо четко представлять, что это за документ. В Трудовом кодексе данное понятие не раскрывается, поэтому обратимся к экономическим  словарям.

    Должностная инструкция - инструкция, указывающая  круг поручений, обязанностей, работ, которые  должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. Как видно из данного определения, основной акцент делается на определение  круга трудовых обязанностей, которые  возлагаются на конкретную должностную  единицу.

    В Письме Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 сказано, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.

    В должностной инструкции определены обязанности, права и ответственность  каждого работника, занимающего  конкретную должность, начиная с  заместителей руководителя подразделения. Что касается руководителя, директора  организации и их заместителей, то их круг прав и обязанностей определен в уставе, а руководителей подразделений - специальными положениями. Такой порядок позволяет работодателю эффективнее распределить обязанности между работниками.

    Можно выделить две основные функции рассматриваемого документа. Он является своеобразным инструментом: а) структурирования производственных процедур; б) регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую  штатную единицу.

    Если  права, обязанности и границы  ответственности работника четко  и в полном объеме не зафиксированы  документально, возможны конфликтные  ситуации, ведущие к применению необоснованных взысканий, что невыгодно ни работнику, ни работодателю. 

2.2.2. Значение должностной инструкции 

    Как мы уже говорили, должностная инструкция - это один из локальных нормативных  актов, в соответствии с которым  работник осуществляет трудовую деятельность. Она призвана регламентировать организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые  к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения.

    Должностная инструкция находится в основании иерархии локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. С помощью этого документа руководитель может донести до работника свои ожидания и критерии оценки его деятельности. Отметим, что традиционно должностная инструкция составляется для конкретной должности, то есть речь идет об описании не трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а функционала определенной должности.

    Рассмотрим  задачи, которые поможет решить должностная  инструкция в рамках трудовых отношений:

    - четко сформулировать трудовую  функцию работника;

    - скоординировать действия работников, избегая дублирования;

    - равномерно распределить нагрузку  на работников;

    - определить необходимую квалификацию  персонала;

    - обоснованно привлечь сотрудника  к дисциплинарной ответственности  за невыполнение возложенных  на него трудовых обязанностей;

    - эффективно проводить аттестацию  рабочих мест и персонала;

    - при необходимости - обосновать  затраты организации на привлечение  сторонних специалистов. 

    Пример. ООО "Кристалл" воспользовалось  услугами стороннего бухгалтера, имея при этом в штате своего. Затраты  на оплату данных услуг ООО "Кристалл" учло при расчете налога на прибыль. Налоговые органы, не разделяя такую  позицию, обратились в суд, ссылаясь на то, что вышеуказанные расходы  экономически не обоснованны.

    Доказать, что спорные затраты являются обоснованными, поможет должностная  инструкция, в которой подробно расписаны  обязанности штатного бухгалтера. Тогда  будет ясно, что сторонняя организация  выполняла задания, не входящие в  компетенцию штатного сотрудника.