Оформление должностной инструкции.

Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем  получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении секретной информации. Инструкция о работе с конфиденциальной информацией составляется с учетом специфики организации и утверждается её руководителем. В качестве методической основы при разработке инструкции целесообразно  использовать утвержденное Правительством 03.11.94 «Положение о порядке обращения  со служебной информацией ограниченного  распространения в Федеральных  органах исполнительной власти». 

1.2.  ВИДЫ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ

 

Следующий этап исследования – изучение качественного  состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем. Документопоток предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока: 

1. документопоток  входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и  инструкции, и т.д.) Большая часть  входящих документов, которые обрабатывает  секретарь (или канцелярия), адресована  его руководителю (по экспертным  оценкам от 85 до 90% всех поступающих  на предприятие документов) и  только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений  и конкретным исполнителям. Посмотрите  на схему распределения потока  входящих документов.

2. документопоток  внутренних документов, то есть  создаваемых внутри организации  и передаваемых из одного подразделения  в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные  записки, акты и т.д.)

3. документопоток  исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.) 

Задача  делопроизводственных служб предприятия  заключается в том, чтобы документы  во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные  пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

1.3. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

Документы, поступающие в университет на бумажных носителях, проходят первичную  обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудником канцелярии.

Проверяется правильность доставки, целостность  упаковки документов, конверты с документами  вскрываются (за исключением конвертов  с пометкой «лично», которые передаются по назначению). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в  почтовое отделение связи.

Конверты  от поступившей корреспонденции  сохраняются и прилагаются к  документам в следующих случаях:

— если адрес отправителя указан только на конверте;

— если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют  большие расхождения во времени;

— если конверт необходим в качестве оправдательного документа к  расходам по оплате корреспонденции, к  документам, поступившим из судебных органов.

*   На полученном документе проставляется  регистрационный штамп с указанием  порядкового номера документа  и даты его поступления. Штамп  проставляется также на всех  приложениях к документу. На  корреспонденции, не подлежащей  вскрытию, штамп ставится на конверте.

*  Работники  структурных подразделений, ответственные  за ведение делопроизводства, получают  корреспонденцию в канцелярии  ежедневно.

Срочная корреспонденция передается немедленно работниками канцелярии.

Регистрация документов — это запись сведений о документе по установленным  правилам, фиксирующих факт его создания, движения, отправления или получения.

• Регистрации подлежат все входящие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируют независимо от способа  их доставки, передачи или создания.

Входящие  документы регистрируют один раз  — в день поступления, создаваемые  — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

• В канцелярии университета регистрируют:

— приказы  по основной деятельности, распоряжения;

— приказы  и служебные задания на командировки;

— все  входящие, внутренние и исходящие  документы, подписанные ректором и  проректорами университета;

— обращения  работников, студентов университета по личным вопросам.

В отделе кадров регистрируют:

— приказы  по личному составу;

— заявления  работников университета о приеме, замещении, переводе, отпуске, увольнении;

— служебные  записки по кадровым вопросам;

В юридическом  отделе регистрируют договоры университета с внешними организациями.

В структурных  подразделениях регистрируются все  входящие, внутренние и исходящие  документы.

Не регистрируются статистические сведения, бухгалтерские  документы, периодические издания, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы и  программы, прейскуранты, поздравительные  письма и телеграммы и другие документы.

• Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются приказы, поступившие из вышестоящих органов, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, распоряжения ректора, служебная переписка, обращения работников, студентов университета.
• Регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. Регистрационный номер документа дополняется цифровым или буквенным индексом согласно классификатору корреспондентов или согласно номенклатуре дел.

К регистрационному номеру личного обращения через  дефис дописывается первая буква  фамилии заявителя 

• Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

— наименование организации (автора или корреспондента),

— наименование вида документа,

— дата и регистрационный номер документа,

— дата и индекс поступления,

— заголовок  к тексту (краткое содержание документа),

— резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата),

— срок исполнения документа,

— отметка  об исполнении документа и направлении  его в дело.

Состав  обязательных реквизитов регистрации  в зависимости от характера документа  и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

— гриф (пометка) ограничения доступа к  документу,

— внутренняя переадресация документов по исполнителям,

— код  по тематическому классификатору, ключевые слова,

— количество листов документа,

— наличие  приложений,

— должностное  лицо, поставившее документ на контроль,

— промежуточные  сроки исполнения,

— перенос  сроков исполнения,

— срок хранения документа,

— статус документа (проект, версия),

— вид  передачи документа (почтой, факсом и  т.д.).

• Для обеспечения контроля за поступлением, отправкой и исполнением документов подразделения используют регистрационно-контрольные формы (далее — РКФ), которые в бумажном виде представляют собой журналы регистрации документов, а в электронном виде — электронные карточки учета.
• Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение  в день поступления. Документы, требующие срочного исполнения, докладываются немедленно.
• Поручение исполнения документов оформляется резолюцией на документе или на специальном бланке, включает фамилию, инициалы работника, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату.
• Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручения  руководителей структурных подразделений переносятся в РКФ, затем документы передаются исполнителям с указанием даты передачи. Все отметки о прохождении и исполнении документа фиксируются работником, ответственным за ведение делопроизводства.
• После завершения работы над документом исполнитель должен не позднее чем в указанный в резолюции срок доложить о результатах исполнения поручения должностному лицу, давшему поручение.
• Исполненный документ направляется в дело руководителем, давшим по нему поручение, и затем сдается работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для направления в дело, в котором будет храниться документ.

1.4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

 

 Документопотоки  можно изучать с разных позиций:  входящие, исходящие, регистрируемые  и нерегистрируемые документы,  осуществляется контроль исполнения  или нет и т. д.

Входящие  документы чаще всего классифицируется по корреспондентам – авторам  полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно  сократить промежуточные этапы  их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.

Можно рассматривать документопоток по признакам  идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения. На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов. Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

Документы, поступающие и создаваемые в  управлении, подразделяются на контролируемые и неконтролируемые. К контролируемым  мы отнесли документы,  содержащие поручения, требующие исполнения и использования в справочных целях.

Это документы  правительственных и вышестоящих  органов и организаций, распорядительные документы организации, обращения  граждан, документы, поступающие из других организаций, содержащие конкретные поручения (задания), просьбы, предложения.

Контроль  исполнения документов  ведется  на нескольких уровнях: контроль исполнения решений по существу поставленных в  них вопросах ведут руководитель, заместители руководителя, начальники отделов, ответственные исполнители, а контроль сроков исполнения документов осуществляется в отделе административной работы и финансового обеспечения (приемная).

Кроме того, контроль исполнения документов, поступивших в отделы и находящихся  у исполнителей, ведут ответственные  за делопроизводство соответствующего отдела.