Культура делового общения и официальной переписки

ранее. Порядок  слов в предложении должен отражать логическую

последовательность  элементов содержания и соответствовать  традиционным

для русского языка  нормам словорасположения. Если группа подлежащего

предшествует  группе сказуемого, то это так называемый прямой порядок

главных членов предложения.  

Использование прямого или обратного порядка слов не должно диктоваться

прихотью автора, ибо порядок слов несет в русском  языке огромную

информационную  нагрузку. Несмотря на то, что в нашем  языке принят

относительно  свободный порядок слов в предложении, т. е. члены

предложения не имеют фиксированного места, как  в некоторых других

языках, существуют все-таки определенные правила расположения слов. Тем

более это относится  к письменной речи. Если в устной речи наиболее

значимое слово  выделяется интонационно, то в письменной информационная

роль слова  или словосочетания возрастает к  концу предложения. Отсутствие

в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации

компенсируется  наличием специфического принципа «линейной» подачи

информации. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится

вспомогательная информация, а затем - основная, причем последняя

располагается после сказуемого, а вспомогательная  — в начале предложения

до сказуемого. В зависимости от того, где располагается  то или иное

словосочетание, меняется смысл предложения.  

Для служебных  документов характерны и свои особенности  синтаксиса.

Официально-деловой  стиль речи допускает предложения, в которых

подлежащее выражено не одним именным. 

В первом случае целью высказывания является указание на необходимое

издание; во втором — указание формы сотрудничества, на основании которой

адресат предполагает получить. 

Рассмотрим несколько  вариантов согласования сказуемого с подлежащим,

вызывающих затруднения  у составителей. 

При подлежащем с количественным именем числительным, оканчивающимся на

«один», сказуемое  ставится в форме единственного  числа, т. е. происходит

согласование  по грамматическому принципу.  

Употребление  сказуемого в форме множественного числа (согласование по

смыслу) по аналогии с другими количественными числительными в составе

подлежащего неправильно 

2. При подлежащем, имеющем в своем составе имя  числительное «два» и

более, сказуемое  употребляется как в форме  единственного, так и в форме

множественного  числа.  

Форма единственного  числа придает сообщению безличную окраску,

подчеркивает  итоговый результат действий. Единственное число оказывается

более уместным и в тех случаях, когда лица или предметы, обозначаемые

подлежащим, пассивны по отношению к обозначаемому  сказуемому действию

или при знаку. 

3. Подлежащее  со словами и словосочетаниями, содержащими слова

«большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много»,

«немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также

отрицательные и неопределенные местоимения «никто», «ничто», «кое-кто»,

употребляется со сказуемым в форме единственного  числа, т. е. сказуемое

в этом случае согласуется  с подлежащим по грамматическому  принципу.  

4. При подлежащем, выраженном местоимением сказуемое  обычно ставится в

форме единственного числа. 

При местоимении  «что» сказуемое ставится в форме  единственного числа в

том случае, если слово, замещаемое местоимением, имеет  форму

единственного числа. Если слово, с которым соотносится  местоимение

«что», имеет  форму множественного числа, сказуемое при слове «что» также

ставится в  форме множественного числа. 

Замена местоимением «что» союзного слова «которые»  носит разговорный

характер и  в официальных текстах неуместна.  

В официально-деловой  речи сложились правила расположения определений.

Так, согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а

несогласованные — после него.  

Обстоятельства  степени ставят перед прилагательными , а дополнения —

после него.  

В обычном тексте существительное следует за числительным, при табличной

или анкетной записи, наоборот, числительное следует за существительным. 

Дополнение ставится после сказуемого. При построении словосочетаний

следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи

употребляется только с одним словом или с  ограниченной группой слов. 

А если в деловой  письменной речи, в документах необходимо употребить

специальные термины  или неологизмы, как это правильно  делать? Слово в

тексте документа  употребляется только в одном  из значений, принятых в

официально-деловой  письменной речи — это главное правило. Недопустимо не

только искажение  термина, но и замена его синонимическими  формами. 

Что же касается неологизмов, то их употребление в документах вообще

нежелательно, тем  более образуемых по традиционным моделям, но не

имеющих терминологического смысла. Помимо того, что они не являются

литературной  нормой русского язык; подобные неологизмы всегда нетрудно

заменить формами  общелитературного употребления. 

В официально-деловых  текстах часто приходится иметь  дело 

с цифрами. Запись цифровой информации имеет некоторую специфику,

обусловленную необходимостью сокращения больших 

чисел и облегчения понимания, запоминания их. Неправильна 

запись чисел, расчетов и другой цифровой информации может 

стать источником помех, возникающих при чтении, изучении 

обработке текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в

форме смешанной  записи, состоящей из цифр и 

слов. Словесно-цифровая запись не только дает возможность  сокращать

написание больших  и малых чисел, но и значительно  облегчает их

восприятие.  

Простое количественное числительное, обозначающее однозначное  число (без

указания меры), в записи воспроизводится 

словом, а не цифрой.  

Многозначные  числа принято записывать цифрами. Исключение делается в тех

случаях, когда  такие числа начинают предложение 

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если

запись ведется  арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в

текст с указанием  падежных окончаний.  

Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью

цифр, но уже  без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев,

кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами. 

В заключение напомним основные принципы грамотного составления  служебных

документов: 

— документ должен быть убедительным; 

— следует писать кратко, аргументация должна быть не столько

исчерпывающей, сколько достаточной; текст служебного документа должен

быть однозначным; следует употреблять стандартизированные  словесные

обороты; служебные  документы пишутся в нейтральном тоне, не допускается

эмоционально-экспрессивная  окраска; ошибки исправляются аккуратно, на

машинке; 

— форма документа  должна соответствовать стандарту. 

Заключение 

Таким образом, деловое общение является необходимой  частью человеческой

жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Этику делового

общения можно  определить как совокупность нравственных норм, правил и

представлений, регулирующих поведение и отношения  людей в процессе их

производственной  деятельности. 

Успех фирмы, предприятия, организации тесно связан с этикетом и

культурой поведения. Для хорошего овладения деловым  этикетом, культурой

поведения требуются  время, желание и настойчивость, постоянные

тренировки поведения  в различных условиях вашей деятельности, чтобы

знания перешли в навыки, привычки. Тогда ваша реакция на любое действие,

любой ход оппонента, развитие ситуации будет соответствовать  правилам

хорошего тона, делового этикета, требованиям культуры поведения в данной

ситуации. 

Деятельность  любого предприятия, учреждения, организации, фирмы

оформляется, регламентируется и осуществляется на основе и с

использованием  большого количества документов. 

Служебная документация, отражающая деятельность фирмы, является

юридическим источником, к которому можно обратиться всякий раз, когда в

этом возникает  необходимость. В этом, собственно, и заключается смысл и

назначение служебной  документации.  

Документирование  охватывает все сферы управленческой и профессиональной

деятельности. Все  документы группируются в комплексы. 

Текст служебного документа не должен допускать нескольких толкований и

словесного произвола. Он обязан быть однозначным, математически  точным и

строгим. 

Язык служебных  документов правомерно считать регламентированным,

представляющим  собой набор отлитых форм, в  которые каждый раз

закладывается новое содержание. 

Процесс составления  служебного документа можно свести к следующим трем

операциям: заполнение явного или воображаемого трафарета  документа;

выбор стандартных  готовых синтаксических конструкций; построение

предложений по аналогии с моделями стандартных синтаксических

конструкций. 

Композиция, или  структура текста служебного документа, — это

последовательность  расположения его составных частей (аспектов).