Культура делового общения и официальной переписки

виде текста. " 

4. Наименования  реквизитов унифицированных форм  документов должны

соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах

технико-экономической информации (ОКТЭИ). 

5. В наименованиях  граф, в которых предусматривается  простановка кодов,

следует указать  сокращенные наименования используемых классификаторов

или принятую для  них идентификацию. 

6. Постоянные  реквизиты форм документов должны, как правило,

предшествовать  переменным. Первые графы таблицы  в зоне, содержащей

реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники,

должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ

информацию, размещенную  в строке. 

7. При использовании  метода контрольного суммирования  рекомендуется для

записи контрольных  сумм, предназначенных для защиты информации от

случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы  и (или) ее графу с

учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке

данных. 

8. Требования  к текстам документов и порядок  их изложения определяются

по нормативным  документам на организационно-распорядительную

документацию. 

9. Сокращения  слов в формах документов должны  соответствовать

действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в

ОКТЭИ. 

Классификация унифицированных форм документов 

В зависимости  от уровня утверждения унифицированные  формы документов

разделяются на четыре категории: 

— государственные (общероссийские); 

— отраслевые (ведомственные); 

— субъектов  Российской Федерации; 

— формы документов объединений, предприятий, организаций. 

Рассмотрим подробнее  четвертую категорию, а именно, какие  виды

документов обращаются на предприятиях и в организациях. 

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации,

классифицируют  по следующим признакам: 

1) по видам  деятельности (или назначению): научно-технические,

конструкторские, проектно-сметные, нормативные,

организационно-распорядительные, первичные, учебно-методические,

плановые, финансово-расчетные; по торговле, ценообразованию, по личному

составу и другие; 

2) по наименованию: уставы, положения, инструкции, распоряжения,

приказы, договоры, планы и отчеты, справки, докладные  и объяснительные

записки, служебные  письма, телеграммы, анкеты, стандарты, доверенности,

платежные требования и поручения и другие; 

3) по способу  фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные,

типографские  и т.д.), графические, фото- и кинодокументы, акустические; 

4) по месту  составления: внешние (входящие и исходящие) и внутренние; 

5) по степени  сложности: простые (рассматривается  один вопрос) и сложные

(рассматривается  несколько вопросов); 

6)по степени  гласности: открытые (несекретные), документы с ограниченным

доступом (секретные, совершенно секретные и другие) и документы для

служебного пользования; 

7) по юридической  силе: подлинные (действительные  и недействительные);

подложные (надлежащие изготовленные, но содержащие ложные сведения) и

поддельные (могут  полностью имитировать подлинные либо содержать

изменения, внесенные  с противоправной целью); 

8) по срокам  исполнения: срочные (со сроком  исполнения, установленным

законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие

документы с  грифом «срочно») и несрочные; 

9) по стадиям  подготовки: черновики и подлинники (оригиналы). С

подлинника могут  быть изготовлены копии, оттиски, выписки  из документа и

дубликат подлинника; 

10) по происхождению:  служебные и личные (изложение  жалоб, просьб,

предложений и  т д.); 

11) по срокам хранения: постоянного хранения и временного (до 10 лет и

свыше 10 лет); 

12) по степени  обязательности: информационные (сведения  о

производственной  и иной деятельности организации) и  директивные

(обязательные  для исполнения, носящие характер  юридической или

технической нормы); 

13) по степени  унификации: индивидуальные (носят  разовый характер),

типовые (для  изложения однородных процессов  и явлений), трафаретные

(заранее подготовленный  текст с пробелами), примерные  и унифицированные

в виде анкеты и  таблицы; 

14) по характеру  содержания: первичные и вторичные;  

15) по периодичности  формирования: дневные, месячные, 

квартальные, годовые;  

16) по полноте  данных: с обязательным минимумом  реквизитов, с частью

обязательных  реквизитов.) 

Правила деловой  переписки 

Другая важная часть делового этикета — служебная  переписка. Конечно,

каждое деловое  письмо должно быть строго индивидуально. На него

накладывают отпечаток, прежде всего адресат, конкретная ситуация,

личность и  должность пишущего. Подход к решению  вопроса, каким должно

быть деловое  письмо, предполагает определенную долю творчества, но, тем

не менее, существуют и общие правила деловой переписки.  

Переписка —  это общение в миниатюре, овладение  ею - это и труд, порой

нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует

увеличению оборота  фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи  различных

служб, повышению  квалификации, установлению прочных  связей с

потребителями. 

Одно из главных  требований к письму — оно должно быть не длинным. Если

хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора

страничках машинописного  текста, а еще лучше — на одной  странице.

Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это

второе требование к письму. Старайтесь избегать в  деловом письме много

сложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений.

Это третье правило  написания делового письма. Это же правило

предполагает, и  составление писем короткими  предложениями, в которых

четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма,

написанные односложными словами, характеризуют пишущих  как хороших

собеседников, владеющих  искусством общения. В письмах не должно быть

лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль  излишне

"цветистым".  

Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где

он работает. Из письма должно быть ясно, что это  за компания, чем она

занимается, прочно ли стоит на ногах и т.д. Это  еще одно требование к

служебному письму. 

Но даже при  таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой

простор для  творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь

узнать его  интересы, в свою очередь приложите  силы, чтобы заинтересовать

его, так донести  до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили.

Поможет вам  решить эти и другие проблемы... чувство юмора. Письмо,

написанное с  чувством юмора, как правило, быстрее  читается и прочнее

запоминается. Оно  поможет завоевать будущего клиента. Такое письмо

показывает получателю, что его готовила личность. 

При деловой  переписке надо помнить, что впечатление, производимое

письмом на адресата, зависит от таких "мелочей", как  конверт, бланк

фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется,

что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще некоторое

время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне

эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом  отправляйте. Особенно

важно соблюдение этого правила при ответах  на жалобы клиентов. Не

стремитесь отписаться, отделаться от клиента — это непростительная

ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распространяется в 100 раз

быстрее, чем  добрая слава о ней. 

Постарайтесь  начинать письмо дружески — это  вызывает у получателя добрые

чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую

значимость. Этому  способствует также разговорный  стиль письма. 

Специалисты по переписке делят корреспонденцию  на шесть видов: 

• Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция. 

• Ответные письма с благодарностью. 

• Поздравления. 

• Извинения. 

• Требования и  запросы. 

• Соболезнования. 

Эти шесть видов  писем в свою очередь делят  на две категории: формальные

и неформальные. 

Служебные записки  тоже делятся на виды: 

• распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему  распорядку учреждения,

правила работы; 

• благодарности  и поздравления; 

• напоминания, просьбы, проведение мероприятия. 

В деловой неформальной переписке часто используются сокращения,

односложные слова  и прилагательные: они создают  впечатление близкого

знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как

добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т.п.,

сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное

состояние, показывают, насколько объективен или субъективен  автор

письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями. 

Существует много  способов подготовки корреспонденции, но выделим

наиболее общие  вопросы: