Культура делового общения и официальной переписки

соответствии  с ГОСТом 6.38—90 указываются дата и индекс входящего

письма. 

Находящуюся на контроле документацию можно разбить  на следующие группы:

— входящая корреспонденция, на которую можно подготовить ответы (прежде

всего письма);  

— исходящие  документы, не обусловленные запросами (прежде всего

документы инициативного  характера). 

Лучшим средством  контроля за подготовкой ответов  служат сроковая и

учетная картотеки. На учетную карточку заносятся следующие признаки

документа: вид  документа (письмо, распоряжение и т. д.), регистрационный

номер, дата получения, тема, резолюция, исполнитель, срок исполнения.

Регистрационный номер и дата могут составлять один признак. Сроковая

карточка располагается  на обороте учетной карточки, но сроки исполнения

здесь выносятся  на первое место — так легче  проводить ежедневный

контроль за исполнением документов. 

В целом контроль состоит из следующих операций: 

— заполнение учетной  и сроковой карточек; 

— снятие при  необходимости копий с материалов, отданных на исполнение; 

— напоминание  исполнителям о необходимости соблюсти срок исполнения; 

— передача исполнителю  информации, дополнительно к той, которая

содержится в  резолюции. 

Укажем формы  контроля за такими важными документами, какими являются

приказы. В приказе  четко предписываются 

определенные  действия, которые должны быть точно  сформулированы,

указываются исполнители, сроки исполнения и оговаривается  материальная и

финансовая база. Контроль за исполнением приказов —  важнейшее условие их

действенности.  

Другой формой контроля может служить график. По вертикали указываются

исполнители, по горизонтали — сроки исполнения. В месте пересечения граф

указываются номер  и пункт приказа. После исполнения приказа делаются

специальные отметки. Обычно графики используются для контроля за

приказами по однородным или смежным действиям. Так же осуществляется

контроль за исполнением распоряжений и указаний. 

Наиболее оперативным  и распространенным видом управленческой

документации  является служебное письмо.  

Как быстро и  без ошибок подготовить акт, протокол, распоряжение? Какие

слова и обороты  уместны при изложении просьбы, гарантии, отказа? Эти и

другие вопросы  возникают всякий раз, когда необходимо подготовить

служебный документ. Но для того, чтобы правильно и быстро его составить,

надо знать  особенности языка и стиля  современной деловой речи и

предъявляемые к ней требования. Их невыполнение, с одной стороны,

затрудняет работу с документами, а с другой —  может лишить их

юридической и  практической значимости. 

Прежде всего, текст служебного документа не должен допускать нескольких

толкований и  словесного произвола. Он обязан быть однозначным,

математически точным и строгим. Ввиду правовой значимости официальных

документов их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что

предъявляются и к языку законов. Во все века однозначность языка

деловой бумаги, строгая его формализованность  рассматривались как

средство ограничения  произвола власти. Еще в V в. до н. э. древнеримский

плебс настаивал на введении четких, «писаных» законов. Создание

зафиксированных на бумаге установлений и правил было главным требованием

многих средневековых  восстаний. Когда же такие законы появлялись, от

делопроизводителя требовались абсолютная точность формулировок и

доскональное  соблюдение формы. Иначе документ терял  юридическую силу. 

Существует поразительное  количество видов и разновидностей документов: в

том или ином виде документируется почти каждая производственная

ситуация. Однако если хорошо знать некоторые общие принципы унификации

документов, это  может избавить от необходимости  вникать во множество

ситуаций и  фактов. Ведь язык официальных документов — это, в сущности,

набор клише, штампов, стандартов, что не так уж и плохо, поскольку все

они отшлифованы долгой практикой употребления в разных вариантах.

Унификация текстов  рассматривается как выбор одного языкового варианта

из нескольких возможных на основе правил построения предложений по

определенным  моделям, соответствующим тем или  иным жизненным ситуациям,

Поэтому процесс  составления служебного документа  сводится к конкретному

использованию языковых моделей, стандартизированных  словесных оборотов.

Они требуют  минимального напряжения при восприятии и ускоряют процесс

составления документа, позволяя не тратить усилий на поиск формулировок.

Такие обороты  отличаются информационной емкостью, так как сигнализируют

о смысле в самой  обобщенной форме. Без готовых проверенных  долголетней

практикой широко известных словесных формул невозможно быстро, грамотно

и точно отразить данную производственную ситуацию. Поэтому язык

служебных документов правомерно считать регламентированным,

представляющим  собой набор отлитых форм, в  которые каждый раз

закладывается новое содержание. 

Бланк — это  своего рода идеальный образец деловой бумаги, тот эталон, к

которому она  стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы

сводит к нулю все возможности нескольких толкований. И если автор

художественного текста сам определяет его форму, то автор деловой бумаги

в плену у  нее. 

Процесс составления  служебного документа можно свести к следующим трем

операциям: заполнение явного или воображаемого трафарета  документа;

выбор стандартных  готовых синтаксических конструкций; построение

предложений по аналогии с моделями стандартных  синтаксических

конструкций. При  этом, готовя текст документа, следует, конечно,

обеспечивать  достоверность и объективность  содержания, полноту

информации, краткость  изложения, отсутствие рассуждений  и повествований,

нейтральность тона изложения, применение средств логической, а не

эмоционально-экспрессивной  оценки ситуации и фактов  

Стилевые особенности  любого текста зависят от автора. Но  

дело в том, что действительного автора письма или другого документа

трудно определить. Технический составитель и автор  служебного документа

— не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный  стандарт

требует указания на документе его исполнителя. Большинство  официальных

документов визируются и подписываются несколькими  лицами. Кроме того, в

служебной документации выражаются интересы общественные, коллегиальные,

коллективные. Автором  документа является, как правило, лицо юридическое,

коллективное. Поэтому  личностный момент в оценке фактов, констатируемых

в тексте служебного документа, ослаблен, а тон нейтрален. Когда автор

документа —  лицо юридическое (организация, предприятие, учреждение,

объединение, фирма, кооператив), то субъект действия отождествляется  с

собирательными  существительными: дирекция, администрация, руководство,

общее собрание, коллегия, ученый совет, местком, комиссия, СТК. 

Коллективный  статус авторства в официально-деловой  письменной речи

обусловил тенденцию  к унификации речевых средств  на всех уровнях языка:

синтаксиса, стиля, терминолексики, фразеологии, морфологии,

словообразования. 

Еще не разработаны государственные стандарты на состав информации в

служебных документах, но практика их составления дает все  основания

утверждать, что  каждый служебный документ включает один или несколько

стандартных аспектов содержания. Под аспектом понимается мысль,

выражаемая одним  или несколькими предложениями. Один аспект может

составить содержание целого документа  

Многоаспектные  документы можно представить  как сумму нескольких

аспектов. Текст  их необходимо условно подразделять на разделы,

подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы по

правилам, предусмотренным  ГОСТом 1.5-85.  

Изложение каждого  аспекта содержания рекомендуется  начинать с нового

абзаца. Новую  тему или новый поворот темы следует также выделять красной

строкой. Таким  образом, абзац служит показателем  перехода от одной

мысли (темы) к  другой. Разбивая текст служебного документа на абзацы, мы

облегчаем его  восприятие. Кроме того, разделение текста позволяет

адресату делать небольшие остановки, мысленно возвращаться к

прочитанному, сосредоточиться  перед очередной порцией информации. 

Считается, что  средняя длина абзаца — 4-6 предложений. Однако, например,

в текстах официальных  писем часто встречаются абзацы, состоящие из

одного предложения. Но какова бы тек ни была длина абзаца, всегда

следует помнить, что он является внутренне замкнутой  смысловой единицей.

Нарушение этого  требования затрудняет процесс восприятия текста письма. 
 

Формально связи  между предложениями реализуются в виде последующего

повтора фрагментов предыдущего предложения. Кроме  того, связи между

предложениями осуществляются с помощью слов и  словосочетаний,

выступающих в  роли связок.  

Теперь о композиции и логике построения документа. Композиция, или

структура текста служебного документа, — это последовательность

расположения  его составных частей (аспектов). Композиционная стройность

определяется  не только последовательностью изложения  и расположения

материала. Во многом она зависит от характера и  объема сведений,

включаемых в  документ. При составлении служебного документа

рекомендуется сначала «набросать» логическую схему его содержания. При

этом в качестве аналога можно использовать документ, составленный