Контрольная работа по "Кадровому делопроизводству в системе электронного документооборота"

• государственные служащие - не менее 30 календарных дней.

При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число дней отпуска не включаются.

Работнику предоставляется право использовать отпуск за каждый рабочий год (12 месяцев), исчисляемый с первого дня работы в данной организации.

Документы для оформления отпуска:

График отпусков. Код по классификатору: ОКУД 0301020

График отпусков (форма Т-7) оформляется для отражения данных по предоставлению ежегодных тарифных оплачиваемых отпусков работникам предприятия (приложение Д). При его составлении учитываются такие факторы, как специфика деятельности предприятия, действующие нормы законодательства и пожелания сотрудников. График отпусков составляется на основании данных об отпусках всех начальников подразделений и является обязательным для выполнения работодателем и работниками.

График оформляется работником кадровой службы и подписывается им же, а утверждается руководителем предприятия или другим уполномоченным лицом, согласно учредительных или иных нормативных документов.

График составляется по месяцам на календарный год. При переносе отпуска (исключительно с согласия работника) в документ вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего данный график отпусков. Каждый работник должен быть уведомлен о начале отпуска за две недели до его начала.

Работник отдела кадров при заполнении формы указывает название структурного подразделения, фамилии и должности работников, их табельные номера (при наличии). В разделе "отпуск" проставляется дата запланированного отпуска, а фактическая дата указывается уже по мере ухода сотрудника в отпуск. Также вносятся документы, на основании которых был предоставлен отпуск (приказ (распоряжение), его номер и дата) или перенесен. Начальные даты отпуска могут меняться и оформляются на основании заявлений работников о предоставлении отпуска либо других нормативно-правовых документов предприятия. Все сотрудники должны быть ознакомлены с графиком предоставления отпусков. Руководитель предприятия может довести эти сведения любым удобным способом (оформить приложения к графику для ознакомления и подписи работниками либо добавить в саму форму специальный раздел).

Заявление о предоставлении отпуска. ОКУД 0284071

Форма заявления на отпуск является свободной (приложение Е). Ежегодный оплачиваемый отпуск, согласно статье 114 ТК РФ - это ежегодно предоставляемое время для отдыха работника, с сохранением за работником места работы и среднего заработка.

Заявление на отпуск может оформляться в произвольной форме, заполняется работником от руки или на типовом бланке, разработанном в организации для подобных заявлений.

Заявление о предоставлении отпуска содержит те же реквизиты, что и в обычном кадровом заявлении:

• наименование вида документа;

• дата заявления;

• адресат (кому адресуется);

• отправитель (от кого направляется);

• текст, с указанием необходимого периода отпуска, и причин;

• подпись работника;

• визы (если это предусмотрено в организации).

Сотрудник может написать обычное заявление на отпуск, то есть без указания причин, почему ему нужно пойти не по утвержденному графику. Если руководитель это заявление на отпуск одобрит, нарушения трудового законодательства не произойдет. В график отпусков в качестве основания предоставления отпуска будет занесено заявление работника и приказ о предоставлении отпуска.

Если для организации важно, чтобы все ходили в отпуск по утвержденному графику, можно обязать сотрудников составлять заявления на внеплановый отпуск по особой форме. А именно, указывать причину, по которой работник просит перенести отпуск.

На заявлении необходима виза (резолюция) руководителя организации. При этом руководитель организации вправе отказать сотруднику в просьбе изменить запланированную дату отпуска, если посчитает причины неуважительными. Так как график отпусков обязателен и для компании, и для работников (ст. 123 Трудового кодекса). Это касается и тех случаев, когда сотрудник просит вместо целого предоставить ему часть отпуска, а остаток перенести на другое время, или изменить запланированные даты частей отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Также есть категории работников, которые по закону могут уйти в отпуск в любое удобное для них время – работодатель не вправе им отказать, даже если нарушается график:

• Это женщины перед декретным отпуском или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребенком 

• Сотрудники в возрасте до 18 лет

• Внешние совместители организации

• Сотрудники, имеющие беременных жен

• Сотрудники, совмещающие работу с обучением

• Супруги военнослужащих

• Иные льготные категории сотрудников организации

На основе заявления на отпуск составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Важно, что если сотрудник внезапно изменит планируемое время отпуска, бухгалтерия может не успеть в срок рассчитать отпускные. Поэтому необходимо предупреждать работников, особенно особую категорию льготников, чтобы сообщали время отдыха заранее.

Приказ о предоставлении отпуска. ОКУД 0284151

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется установленной формой Т-6 (приложение Ж). Ответственным за составления бланка является уполномоченный работник кадровой службы. Приказ на отпуск сопровождается следующими документами: заявление о предоставлении отпуска, график отпусков по предприятию, записка-расчет. Работник должен быть уведомлен о предстоящем отпуске не менее чем за пятнадцать календарных дней.

При необходимости приказ на предоставление отпуска может сопровождаться такими документами, как лист нетрудоспособности, свидетельство о рождении ребенка, вызов из образовательного учреждения и справка о подтверждении стажа (для соответствующих видов отпусков). При оформлении приказа об отпуске работник отдела кадров делает отметку в личной карточке и лицевом счете сотрудника и передает один экземпляр приказа в бухгалтерию для перечисления выплат в соответствующий законодательству срок (не позднее трех дней до начала отпуска).

Приказ подписывается руководителем предприятия и после объявляется работнику под его роспись. При заполнении бланка формы Т-6 нужно указать номер формы, наименование организации, номер и дату приказа (распоряжения), фамилию и имя сотрудника, его табельный номер, подразделение, в котором он работает, должность или профессию. Также указывается период, за который сотрудник получает отпуск, а именно рабочий год.

В зависимости от вида отпуска заполняются соответствующие пункты формы (основной ежегодный оплачиваемый, дополнительный ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и другие). Рассчитываются и проставляются количество дней отпуска и указываются даты "с" и "по". За достоверность данных несет ответственность кадровый работник и руководитель предприятия. Все расчеты должны соответствовать трудовому кодексу России и соответствующим нормативно-правовым актам. При оформлении приказа на список сотрудников используется форма Т-6а.

Записка-расчет

Форма Т-60 является стандартной и на официальном языке называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику. Заполняется записка-расчет Т-60 непосредственно перед тем, как предоставить сотруднику организации очередной оплачиваемый отпуск. В этот документ входят все необходимые сведения, используемые для расчета отпускных и именно на основании него работник получает перед отпуском полагающиеся ему по закону отпускные средства.

Форма Т-60 содержит два больших раздела. Первый включает в себя персонифицированную информацию о работнике и заполняется специалистом кадровой службы. Второй раздел является основным и содержит сведения о полагающихся сотруднику отпускных начислениях. Оформляет его бухгалтер предприятия.

Заполнение лицевой стороны Т-60:

• В эту часть документа включаются данные о полном наименовании организации, в которой трудится сотрудник с обязательным указанием ее организационно-правового статуса (ЗАО, ООО, ИП).

• Затем чуть ниже вписывается порядковый номер заполняемого документа по внутреннему документообороту и сведения, касающиеся лично работника: его ФИО, должность, структурное подразделение, к которому он относится, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу.

• В следующей строке нужно обязательно прописать период, за который предоставляется отпуск (стаж сотрудника по месту работы) и точное количество дней отпуска (по календарю) с четким прописыванием даты начала и окончания отпуска.

• Если сотрудник уходит не в плановый оплачиваемый отпуск, а берет отпуск дополнительный или учебный, то это нужно вписать в соответствующую графу с обязательным указанием количества календарных отпускных дней, а также ссылкой на документ, послуживший основанием на его предоставление (приказ руководства и т.п.)

• В конце листа должна быть поставлена подпись должностного лица, заполнившего документ – в данном случае специалиста кадровой службы.

Заполнение оборотной стороны формы Т-60:

Этот раздел в записке-расчёте по форме Т-60 является основным и включает в себя все сведения, касающиеся причитающихся сотруднику отпускных за расчетный период.

За основу берется информация о доходах за последние 12 месяцев работы на предприятии. Напротив каждого указанного месяца пишется сумма, начисленная сотруднику за этот период. Затем вписывается общее количество дней, за которые рассчитывается отпуск и вычисляется среднедневной размер заработной платы. 

 

 

 

 

 

3 ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЬЮТЕРНОЙ  ПРОГРАММЫ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ «ФАРАОН»

 

Назначение: Автоматизирует управление персоналом: ведет учет личных дел, кадровых операций (приемы, переводы, увольнения, командировки, больничные, отпуска, обучение, аттестации ...), выводит приказы в соответствии с унифицированными формами, расчитывает остатки отпусков, ведет учет рабочего времени, выстраивает организационную структуру, организует делопроизводство и т.д. 

Разработчик: Центр Кадровых Технологий

Специализация: Адаптация персонала; Аттестация; Воинский учет; Движение сотрудников; Командировки; Обучение; Организационная структура; Отпуска; Учет личных дел; Учет рабочего времени

Платформа: Windows 

СУБД: Interbase (FireBird); MS SQL 

Приобретение: Покупка 

Стоимость: от 15000 руб. 

Автоматизированная система управления персоналом "Фараон" - это современная компьютерная программа, сочетающая в себе функции автоматизации управления персоналом и кадрового делопроизводства. Главными особенностями системы Фараон являются ее наглядность, удобство, гибкая настройка, возможность вести несколько юридических лиц одновременно, а также интеграция с пакетом программ Microsoft Office.

Первая версия Фараона вышла в свет еще в 1995 г. С тех пор Фараон постоянно совершенствуется. В новой, шестой, версии Фараона нашли отражение лучшие идеи предыдущих версий, последние требования российского трудового законодательства, а также самые современные тенденции в области управления персоналом. В настоящее время Фараон успешно используется в сотнях организаций различного профиля деятельности и размера. 

Структура организации

Фараон представляет организационную структуру компании в виде иерархического "дерева", отражающего вложенность подразделений и должностей. Такое представление организационной структуры имеет следующие преимущества: 

Наглядность структурных преобразований

Графическое представление организационной структуры удобно тем, что дает возможность легко выполнять сложные структурные преобразования. Например, в случае поглощения одного подразделения другим, вам будет достаточно мышкой "перетащить" одно подразделение вовнутрь другого. При этом автоматически создастся приказ, изменится штатное расписание, а также внесутся соответствующие изменения в личные дела всех сотрудников данных подразделений. 

Кадровый анализ по структуре организации

Благодаря графическому представлению организационной структуры у пользователей Фараона развивается целостный взгляд на свою компанию и появляется возможность проводить кадровый анализ на любом ее уровне. Проще говоря, можно выполнять поиск или строить отчеты как по всей компании сразу, так и по отдельно взятым подразделениям. Например, вы можете выбрать подразделение и вызвать список работающих в нем сотрудников или вызвать список командировок сотрудников этого подразделения, а также построить штатное расписание или табель учета рабочего времени (T-13) или отчет с расчетом отпусков этого подразделения или всей компании. 

Вывод организационных схем

Фараон выводит в Excel структуру любого элемента компании в виде блок-схемы. В блок-схеме, как в учебнике по менеджменту, отображается выбранное вами количество уровней подчиненности. Для каждого подразделения выводится его название, а для каждой должности выводится ее название и ФИО сотрудника. В Фараоне предусмотрена гибкая настройка цветов заливки элементов, рамок, соединительных линий и шрифтов. Кроме того, можно в ручную оформлять блок-схемы, используя инструментарий Excel, или переносить их в Visio для более удобной обработки.