Контрольная работа по «Документирование управленческой деятельности»

    Основные  средства – это орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояния и  параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К основным средствам технической обработки относятся: средства регистрации и сбора информации, средства приема и передачи данных, средства подготовки данных, средства ввода, средства обработки информации и средства отображения информации. Ниже, все эти средства рассмотрены подробно.

    Получение первичной информации и регистрация  является одним из трудоемких процессов. Поэтому широко применяются устройства для механизированного и автоматизированного измерения, сбора и регистрации данных. Номенклатура этих средств весьма обширна. К ним относят: электронные весы, разнообразные счетчики, табло, расходомеры, кассовые аппараты, машинки для счета банкнот, банкоматы и многое другое. Сюда же относят различные регистраторы производства, предназначенные для оформления и фиксации сведений о хозяйственных операциях на машинных носителях.

    Средства  приёма и передачи информации. Под передачей информации понимается процесс пересылки данных (сообщений) от одного устройства к другому. Взаимодействующая совокупность объектов, образуемые устройства передачи и обработки данных, называется сетью. Объединяют устройства, предназначенные для передачи и приёма информации. Они обеспечивают обмен информацией между местом её возникновения и местом её обработки. Структура средств и методов передачи данных определяется расположением источников информации и средств обработки данных, объемами и временем на передачу данных, типами линий связи и другими факторами. Средства передачи данных представлены абонентскими пунктами (АП), аппаратурой передачи, модемами, мультиплексорами.

    Средства  подготовки данных представлены устройствами подготовки информации на машинных носителях, устройства для передачи информации с документов на носители, включающие устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять сортировку и корректирование.

    Средства  ввода служат для восприятия данных с машинных носителей и ввода  информации в компьютерные системы

    Средства  обработки информации играют важнейшую  роль в комплексе технических  средств обработки информации. К  средствам обработки можно отнести  компьютеры, которые в свою очередь  разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и супер-ЭВМ. Микро ЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И универсальные и специализированные могут быть как многопользовательскими - мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ. 

    Малые ЭВМ – работают в режиме разделения времени и в многозадачном  режиме. Их положительной стороной является надежность и простота в  эксплуатации.

    Большие ЭВМ – (мейнфермы) характеризуются  большим объемом памяти, высокой  отказоустойчивостью и производительностью. Также характеризуется высокой  надежностью и защитой данных; возможностью подключения большого числа пользователей.

    Супер-ЭВМ  – это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд. операций в секунду.

    Сервер - компьютер, выделенный для обработки  запросов от всех станций сети и  представляющий этим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющий эти ресурсы. Универсальный сервер называется - сервер-приложение. Мощные серверы можно отнести к малым и большим ЭВМ. Сейчас лидером являются серверы Маршалл, а также существуют серверы Cray (64 процессора).

    Средства  отображения информации используют для вывода результатов вычисления, справочных данных и программ на машинные носители, печать, экран и так далее. К устройствам вывода можно отнести мониторы, принтеры и плоттеры.

    Монитор – это устройство, предназначенное  для отображения информации, вводимой пользователем с клавиатуры или  выводимой компьютером.

    Принтер – это устройство вывода на бумажный носитель текстовой и графической  информации.

    Плоттер – это устройство вывода чертежей и схем больших форматов на бумагу.  
 
 
 

    Заключение 

    Прогрессивное развитие средств информационных технологий, позволяет внедрять в делопроизводство элементы «безбумажной» технологии, информационный обмен осуществляется с помощью электронных коммуникационных средств, хранение и обработка информации – с помощью персональных компьютеров и периферийных средств, копирование и тиражирование офисной документации с помощью современного копировального оборудования.

    Сейчас, в условиях многократно возрастающих каждый год информационных потоков, уже практически невозможно вообразить чёткое взаимодействие банковских структур, торговых и посреднических фирм, государственных учреждений и других организаций без современной вычислительной техники и компьютерных сетей. В противном случае пришлось бы содержать гигантский штат обработчиков бумажных документов и курьеров, причем надежность и быстрота функционирования такой системы все равно была бы значительно ниже предоставляемой модемной связью и компьютерными сетями. А ведь каждая минута задержки в пересылке важных информационных сообщений может вылиться в весьма ощутимые денежные потери и имиджевые крахи.

    В данной контрольной работе были рассмотрены современные технические средства, используемые при создании и обработке документов, изучены способы документирования информации, классификация типов и видов документов, рассмотрены разновидности носителей документов, описаны некоторые способы тиражирования документов, а так же изучены правила оформления документов.

      Таким образом, цель изучения особенностей использования современных технических средств обработки документов в делопроизводстве, достигнута. 
 

    Список использованной литературы 

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утверждённый постановлением Госстандарта РФ от 27.02.2008 № 28.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. – Введ. 3.03.2003. – М: Издательство стандартов, 2003.
3. ГОСТ 2.105-95. Единая система конструкторской документации. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ.
4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
5. http://busel.org/texts/cat5kj/id5xwryda.htm
6. http://netnotes.narod.ru/help/t7.html
7. http://nnm.ru/blogs/motorin/oformlenie_tekstovyh_dokumentov_po_eskd_i_spds/
8. http://www.kancler.by/modules/office/inpdocs/
9. http://bsndefence.ru/vn_doc.html

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Приложение 1 

    Сопроводительное  письмо к резюме 

    Уважаемый (-ая) [имя получателя],

    Лидерство, стратегическое планирование, анализ рынка, маркетинг, и навыки коммерческого развития - черты, которые четко отточены через практический опыт. В течение прошлых девяти лет я использовал свои деловые качества, чтобы помочь владельцам малого бизнеса с маркетингом, трудовыми проблемами и законодательными вопросами.

    Из  приложенного резюме Вы сможете узнать, что у меня есть обширные знания в маркетинге и рекламе. В настоящее  время я исполнительный директор по развитию в организации, расположенной  в городе [город]. Рекламное агентство, которым я управляю, обеспечивает продажу рекламы, полиграфические услуги, креативные услуги и анализ рынка. Я был инициатором запуска веб-сайта для привлечения клиентов, с помощью которого удалось увеличить доход компании в [год] году на [число] процентов.

    Мои разнообразные деловые качества помогли мне развить сильные  навыки в деловых переговорах, встречах, при анализе данных.

    С радостью готов обсудить, как мои  навыки могут принести пользу Вашей  организации. Вы можете связаться со мной, чтобы назначить личное интервью, позвонив по телефону [номер] после 18:30 или по электронной почте [адрес].

    Надеюсь получить известие от Вас в ближайшее  время. Спасибо за Ваше время, потраченное  на рассмотрение резюме.

    С уважением,  [имя отправителя] 

    Прилагаемый документ: Резюме 
 
 

    Приложение 2

    Письмо-разрешение 

         Начальнику _________________________________

                   (наименование структурного подразделения центрального

                    аппарата (территориального органа) Ростехнадзора) 

        Направляются  документы  заявителя Разрешения на применение технических устройств и сведения, внесенные в базу данных. 

    Наименование  технического устройства: 

    Код ОКП (ТН ВЭД): 

    Заявитель Разрешения (Название организации):

    Юридический адрес:

    Основание  выдачи  Разрешения  (заявление,  документация, представленная на получение Разрешения): 

    Входящий N                           дата 

    Контрольная дата окончания рассмотрения заявительных документов: 

    Ответственный  (головной)   исполнитель:  (наименование        структурного подразделения): 

    Начальник Уполномоченного отдела                               И.О. Фамилия

    (Заместитель  руководителя

    территориального  органа)                                                        Подпись 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение  4 

    АКТ О СПИСАНИИ ИМУЩЕСТВА 

    Наименование  организации                    УТВЕРЖДАЮ

    (предприятия)                                            Руководитель организации

                                                                       (предприятия) 

                                                                         Подпись      Расшифровка

                                                                                                   подписи

                                                                        Дата  

    АКТ

    _________ N ____________ 

    Место составления

    О списании имущества 

    Основание: _________________________________________________

    Составлен комиссией:

    Председатель - ______________________________________________

                                      (должность, инициалы, фамилия)

    Члены комиссии: 1. __________________________________________

                                      (должность, инициалы, фамилия)

                                  2. __________________________________________

                                       (должность, инициалы, фамилия)

    Присутствовали: 1. ___________________________________________

                                     (должность, инициалы, фамилия)

                                  2. ___________________________________________

                                      (должность, инициалы, фамилия)

         В период с __________________ по _____________________ комиссия

                                            (дата)                                (дата)

    провела   работу  по   установлению    непригодного  к   дальнейшему