Контрольная работа по «Документирование управленческой деятельности»

    Реквизит  “подпись” содержит наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись и её расшифровку.

    Правила оформления реквизита “подпись”:

    1) название должности пишется от  левого поля до третьего положения  табулятора;

    2) расшифровка подписи (И.О.Ф.) печатается от шестого положения табулятора до границы правого поля.

    Если  документ подписывают несколько  должностных лиц, то подписи располагаются  одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

    Реквизит  “подпись” отделяется от текста 2-4-мя интервалами.

    Реквизит  “резолюция” содержит конкретные указания руководителя предприятия  или организации со сроками их исполнения и ответственного за исполнение должностного лица. Резолюцию накладывают, а не пишут. Это есть официально употребляемый термин, характеризующий её сущность, заключающуюся в отношении должности и документа.

    Элементы  “резолюции”:

    1) фамилия исполнителя, должность;

    2) конкретные указания;

    3) срок исполнения;

    4) подпись руководителя;

    5) дата наложения резолюции.

    Правила оформления реквизита “резолюция”:

    1. Резолюция пишется от руки;

    2. Резолюция располагается между  адресатом и текстом.

    Реквизит  “гриф утверждения” необходим для  утверждения организационных документов.

    Элементы  реквизита “гриф утверждения”:

    1) слово “УТВЕРЖДАЮ”;

    2) наименование должности лица, утверждающего  документ;

    3) его личная подпись;

    4) расшифровка подписи;

    5) дата.

    Правила оформления реквизита “гриф утверждения”:

    1) оформляется с пятого положения табулятора в правом верхнем углу документа;

    2) элементы реквизита “гриф утверждения”  отделяются друг от друга 1,5-2-мя  интервалами;

    3) инициалы и фамилия оформляются  с шестого положения табулятора.

    Реквизит  “гриф согласования” означает, что проект документа согласован со всеми заинтересованными должностными лицами или с нормативным документом.

    Реквизит  “гриф согласования”  состоит:

    1) из слова “СОГЛАСОВАНО” (от  границы левого поля);

    2) наименования должности лица, с  которым согласовывается документ (от левого поля);

    3) личной подписи (от левого поля);

    4) расшифровки подписи (от второго  положения табулятора);

    5) даты (от левого поля).

    При заверении копии документа проставляется  реквизит “заверение копии”.

    Элементы  реквизита “заверение копии”:

    1) заверительная надпись “ВЕРНО” (от границы левого поля);

    2) наименование должности лица, заверившего  копию (от границы левого поля);

    3) личная подпись (от третьего  положения табулятора до пятого);

    4) расшифровка подписи (от пятого  положения табулятора до границы  правого поля);

    5) Дата заверения (от границы  левого поля).

    Реквизит  “ИСПОЛНИТЕЛЬ” показывает составителя  документа и номер его служебного телефона.

    Элементы  реквизита “ИСПОЛНИТЕЛЬ”:

    1) фамилия составителя документа;

    2) номер его служебного телефона.

    Реквизит “отметка о поступлении” проставляется при поступлении документа в организацию.

    Элементы  реквизита “отметка о поступлении”:

    1) сокращенное название организации;

    2) дата поступления;

    3) индекс.

    Реквизит  “отметка о переносе данных на машинный носитель” означает, что данный документ перенесен в компьютер.

    Элементы  реквизита “отметка о переносе данных на машинный носитель”:

    1) название файла;

    2) фамилия сотрудника, вводившего  информацию;

    3) дата. 
 
 

3. Оформление  текстовых документов

 

    Изложение текста и оформление работ следует выполнять в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32 - 2001

    1. Текст работ следует печатать, соблюдая следующие требования:

    - текст набирается шрифтом Times New Roman кеглем не менее 12, строчным, без выделения, с выравниванием по ширине;

    - абзацный отступ должен быть одинаковым и равен по всему тексту 1,27 см;

    - строки разделяются полуторным интервалом;

    - поля страницы: верхнее и нижнее не менее 20 мм, левое не менее 30 мм, правое не менее 10 мм;

    - полужирный шрифт не применяется;

    - разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания на определенных терминах, формулах, теоремах, применяя шрифты разной гарнитуры;

    - введение и заключение не нумеруются.

    2. Основную часть работы следует делить на разделы и подразделы:

    - разделы и подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений;

    - нумеровать их следует арабскими цифрами;

    - номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделённые точкой;

    - после номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;

    - разделы и подразделы должны иметь заголовки;

    - заголовки разделов и подразделов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая;

    - если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;

    - переносы слов в заголовках не допускаются;

    3. Нумерация страниц текстовых документов:

    - страницы работ следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту работ;

    - титульный лист включают в общую нумерацию страниц работ;

    - номер страницы на титульном листе не проставляют;

    - номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.  

    4.4. Оформление таблиц 

    Таблицами называют особую пространственную форму  подачи цифровых или словесных сведений. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей. Таблицы могут быть разной сложности. Обязательные элементы конструкции таблицы и графическое их представление видно из рисунка 4.1:

      

    Рис.4.1. Графическое представление элементов  конструкции таблицы.

    Таблица ограничительными линиями слева  и справа, как правило, не закрывается.

    Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: «Таблица 1». Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится.

    Тематический  заголовок таблицы должен быть кратким, четким, точно отражающим содержание таблицы. Ставится обычно под нумерационным  заголовком. Знак препинания в конце  заголовка не ставится. Тематического заголовка таблицы в ряде случаев может и не быть (например, если таблица имеет вспомогательное значение).

    Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже без произвольного  сокращения слов. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Первое слово заголовка (и подзаголовка) пишется с прописной буквы. Если  элементы подзаголовка нижнего уровня грамматически подчинены подзаголовку верхнего уровня, то подзаголовок нижнего уровня пишется со строчной буквы. Элементы заголовка располагают в следующем порядке:

    1. Словесное определение. 

    2. Буквенное обозначение. 

    3. Обозначение единицы. 

    4. Указание об ограничении (от, до, не более и т. д.).

      Между словесным определением  и буквенным обозначением запятая не ставится, между остальными элементами заголовка запятые необходимы. Точка в конце заголовка не ставится. Например: Длина L, м, не более.

    Если  таблица печатается более чем  на одной странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы...», «Окончание таблицы...». При этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не приводят (рис.4.2).

    

    Рис.4.2. Пример продолжения таблицы

    Не  допускается вводить в таблицу  графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставятся перед заголовками  строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

    Числовые  значения показателей, приводимых в  графах, проставляются на уровне последней  строки наименования показателей. Словесная  характеристика показателей, в отличие  от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателей. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

    Числовые  значения однородных величин располагаются  в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками  и т. д., а неоднородные величины —  посередине. Если в графе указываются числа — пределы величин, то числа равняют по отточию или тире.

    Текст в графах таблицы оформляется  следующим образом:

     - начальная буква текста - прописная,  за исключением случаев, когда  текст должен служить образцом  написания и первое слово не является именем собственным;

     - если ведущее слово - существительное,  то оно ставится в именительном  падеже;

     - точка в конце строки не  ставится. Внутри текста знаки  препинания ставятся в соответствии с правилами пунктуации.

    Большие таблицы допускается в необходимом случае представлять на листах большего, чем А4, формата, которые затем складываются на формат А4.

    Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (табл. 1.4). Слова типа «смотри», сокращенно в скобках «см.» при этом не пишутся. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу. 
 

5. Технические средства, используемые при создании и обработке документов

 

    Средства, используемые для создания и обработки  документов, являются, в свою очередь, средствами обработки информации, их можно разделить на две большие группы. Это основные и вспомогательные средства.

    Вспомогательные средства – это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств, а также оборудование, облегчающее и делающее управленческий труд комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические средства. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средств административно производственной связи и так далее, что делает работу управленца удобной и комфортной.