Контрольная работа по "Делопроизводству"

     Постоянное  расширение способов записи (фиксирования) информации приводит к возникновению  все более сложных нетрадиционных видов документов, которые сочетаются с традиционными документами, рукописными  и печатными.

     В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно  выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

     Следует выделить и стенографию, как один из способов фиксирования информации. Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов. В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко цениться Стенография используется на различным международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д.

     Особого внимания заслуживает техническое документирование, являющееся способом фиксирования технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

     Музыка, отражающая действительность в звуковых художественных образах, также нуждается  в закреплении. Задолго до возникновения  каких-либо систем звукозаписи возникло нотное письмо. Осуществляется это  при помощи нотного письма. Нотный документ - это запись музыкального произведения условными графическими знаками (нотами), представляющими собой систему - нотную запись.  

     2. Информационно-справочная  работа 

     Одна  из главных целей регистрации  – создание банка данных о документах организации. Служба документационного  обеспечения управления (или секретарь в маленькой фирме) на основе этого банка данных обязана за несколько минут ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

     Владение  всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в  регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме (в основном с помощью применения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ).

     Говоря  об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ  использования АСДОУ, по сравнению  с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемое  на поиск документов и составление  сводок и отчетов, а также повышение  эффективности поиска и качества сводок и отчетов.

     Например, используя систему автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие", входящую в семейство программных продуктов "ДЕЛО", можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки (включая резолюции), так и по текстам самих документов (файлов). Кроме этого при необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно, а отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

     Система "ДЕЛО-Предприятие" также позволяет автоматически формировать аналитические отчеты.

     С полным описанием функциональных возможностей системы "ДЕЛО-Предприятие" можно ознакомиться, нажав по ссылке с названием программного продукта.

     Таким образом, основой построения информационно-поисковых  систем является регистрация документов. Информационно-справочная работа, как  и сама система регистрации, может  вестись в традиционной форме  с помощью справочных картотек и  в автоматизированной форме с  помощью компьютеров. Обычная ручная справочная картотека представляет собой карточный ящик или несколько  ящиков, если объем документов организации  велик, в которых регистрационные  карточки расставляются в определенной последовательности. Чаще всего разделами  справочной картотеки бывают названия структурных подразделений (если учреждения делится на отделы) или направлений  деятельности. Внедрение автоматизированных систем регистрации документов коренным образом изменило возможности информационно-справочного  обслуживания. Современные системы  управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

     Список  использованной литературы 

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
2. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами учебник - М. ИНФРА-М, 1998
3. Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М. БИНОМ, 2001.
4. http://aleho.narod.ru/document/41.htm
5. http://www.rgups.ru/pages.php?id=284&PHPSESSID=4b872c0751bd9889e145f