Контрольная работа по " Делопроизводство"

 

       МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ  БЕЛОРУССКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

                   Факультет технологий управления  и гуманитаризации

                                             Кафедра << Менеджмент>>

 

 

                                  

 

                                    Контрольная работа по дисциплине

                                          << Делопроизводство>>

 

                                                 Вариант №3

 

 

 

Исполнитель:

Студентка группы 30801212                                Гатальская М.А

 

 

 

Руководитель:                                                        Зимницкая Л.В

 

 

 

 

                                                        Минск 2012                                           
Содержание

 

Введение……………………………………………………………..3

1. Оформление  реквизитов документа………………………..4
2. Оформление бланка документа……………………………14
3. Оформление отдельных видов документов………………16

Список литературы

Приложение №1

Приложение №2

Приложение №3

Приложение №4

Приложение №5

Приложение №6

 

 

Введение

Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними.

Примерная инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности.

Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно–методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий.

Организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно–методических документов, не противоречащих Примерной инструкции.

Положения инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники — машиночитаемые и др., независимо от их носителей.

Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот. 

1.Оформление реквизитов  документа.

Чтобы правильно составлять документы, необходимо знать правила оформления реквизитов, которые мы рассмотрим в этой теме.

Реквизит “адрес” - местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ. Элементами реквизита “адрес” согласно почтовым правилам Министерства связи являются:  почт. индекс, область, край, город (село, деревня), улица, дом (корпус), квартира комната или офис

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г., пос., с., р-н, ул. и т.д.

Адресат - учреждение или организация, которым направлен документ.

Месторасположение адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке.

Правила оформления реквизита “адресат”:

1. Печатается с четвертого  положения табулятора через один  межстрочный интервал с полутора-двумя  интервалами между составными  частями реквизита.

2. Каждая составная часть  реквизита “адресат” (элемент) должна  начинаться с новой строки, в  конце смысловых строк реквизита  знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания  сохраняются.

Элементы реквизита “адресат”:

-наименование организации;

-наименование структурного  подразделения;

-должность;

-фамилия и инициалы  должностного лица, которому направлен  документ;

-почтовый адрес.

Предлагаем конкретные варианты оформления реквизита “адресат”.

Если документ направляется в структурное подразделение организации, то название организации и структурного подразделения пишется в именительном падеже, фамилия должностного лица - в дательном

Кобринский инструментальный завод

Отдел сбыта

г-ну Батура  И.О

 

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то адресат указывают обобщенно:

 

Директорам предприятий

 и руководителям организаций

 

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации включается в состав должности адресата:

Директору металлургического завода

г-ну Иванову И.И.

224018, г. Брест

ул. Ленина, д. 16

 

Если документ адресован частному лицу, то адрес, где проживает это лицо, печатается вначале, а затем указываются фамилия и инициалы

224018, г. Брест

ул. Парковая, д. 13, кв.5

г-ну Петрову В.Н.

 

Реквизит “дата” - обязательный реквизит документов, составная часть его поискового признака.

Датой документа является: дата его подписания, или дата принятия, или дата утверждения, или дата составления, или дата события (для протоколов).

Правила оформления реквизита “дата”:

1. Оформляется дата тремя  парами арабских цифр, разделенных  точками, например: 01.11.12.

2. Дата оформляется от  границы левого поля, через 2 интервала  после названия вида документа, подписи.

В текстах документов допускается использовать словесно-цифровой способ оформления: 1 мая 2012 года, 1 мая 2012 г.

 

Индекс - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывает место его составления и хранения.

Индекс проставляется на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа.

Для внутренних документов индексом является их порядковый номер в пределах календарного года.

Элементы индекса для исходящих документов:

1) индекс структурного подразделения, составившего документ;

2) номер дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного  документа;

3) порядковый номер регистрации.

 

Например: 04 - 02/105, где

04 - индекс структурного подразделения;

02 - номер по номенклатуре  дел;

105 - порядковый регистрационный  номер документа.

На приложениях индексы не ставятся.

 

Реквизит “виза”  используется для внутреннего согласования документа и ознакомления с ним.

Элементы реквизита “виза”:

1) личная подпись;

2) расшифровка подписи;

3) дата визирования;

4) наименование должности  визирующего.

Например:

Юрист

л/п И.О. Семенов

01.11.12

Виза располагается ниже реквизита “подпись”.

Отказываться от визирования, делать какие-либо исправления не допускается. Если имеются замечания или дополнения к проекту, то они излагаются на отдельном листе, а виза оформляется следующим образом:

С п. 1 не согласен

л/п  И. О. Семенов

01.11.12

Виза ознакомления - подтверждение факта ознакомления с документом работника предприятия. Оформляется следующим образом:

С приказом ознакомлен:                             л/п                  01.11.12

Реквизит “заголовок” сущностное, смысловое выражение содержания текста документа, данное в краткой форме в самом его начале.

Правила оформления реквизита “заголовок”:

1) краткость, четкость;

2) заголовок не должен  превышать более двух строк;

3) длина строки не должна  превышать 24 печатных знаков;

4) строки пишутся через  один интервал, без переносов  и знаков препинания на конце;

5) до заголовка и после  него необходимо пропустить 2-4 интервала.

Пример заголовка:

Об информационном обеспечении

 

Реквизит “подпись” содержит наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись и её расшифровку.

Правила оформления реквизита “подпись”:

1) название должности  пишется от левого поля до  третьего положения табулятора;

2) расшифровка подписи (И.О.Ф.) печатается от шестого положения  табулятора до границы правого  поля.

Пример оформления реквизита “подпись”:

Директор АО “Атлет”                                  л/п                              И.О. Качков

 

Если документ подписывают несколько должностных лиц, то подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор АО “Атлет”                                  л/п                              И.О. Качков

Главный бухгалтер                                      л/п                              И.И. Манина

 

Если документ подписывают несколько равнозначных должностных лиц, то их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Юрист                                                                         Юрист

л/п    И.О. Семенов                                                      л/п И.О. Сомов

 

Реквизит “подпись” отделяется от текста 2-4-мя интервалами.

 

Реквизит “резолюция” содержит конкретные указания руководителя предприятия или организации со сроками их исполнения и ответственного за исполнение должностного лица.

Резолюцию накладывают, а не пишут. Это есть официально употребляемый термин, характеризующий её сущность, заключающуюся в отношении должности и документа.

Элементы “резолюции”:

1) фамилия исполнителя, должность;

2) конкретные указания;

3) срок исполнения;

4) подпись руководителя;

5) дата наложения резолюции.

 

Правила оформления реквизита “резолюция”:

1. Резолюция пишется от  руки;

2. Резолюция располагается  между адресатом и текстом.

 

Пример оформления резолюции:

Петрову А.А.

Прошу составить план

разработки и внедрения

программы по логике к

01.11.12

л/п 22.10.12

 

Реквизит “гриф утверждения” необходим для утверждения организационных документов.

Элементы реквизита “гриф утверждения”:

1) слово “УТВЕРЖДАЮ”;

2) наименование должности  лица, утверждающего документ;

3) его личная подпись;

4) расшифровка подписи;

5) дата.

Правила оформления реквизита “гриф утверждения”:

1) оформляется с пятого  положения табулятора в правом  верхнем углу документа;

2) элементы реквизита  “гриф утверждения” отделяются  друг от друга 1,5-2-мя интервалами;

3) инициалы и фамилия  оформляются с шестого положения  табулятора.

Пример оформления реквизита “гриф утверждения”:

УТВЕРЖДАЮ

Директор школы № 321

л/п  Н.К. Кузьмина

01.11.12

Реквизит “гриф согласования” означает, что проект документа согласован со всеми заинтересованными должностными лицами или с нормативным документом.

Реквизит “гриф согласования”  состоит:

1) из слова “СОГЛАСОВАНО” (от границы левого поля);

2) наименования должности  лица, с которым согласовывается  документ (от левого поля);

3) личной подписи (от левого  поля);

4) расшифровки подписи (от  второго положения табулятора);

5) даты (от левого поля).

Пример оформления реквизита “гриф согласования”:

СОГЛАСОВАНО

Юрист

л/п  И.О. Семенов

01.11.12

Согласование может производиться коллегиальным органом. В этом случае гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол

собрание акционеров

01.11.12  № 15

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от нулевого и пятого положений табулятора.

Например:

СОГЛАСОВАНО                                                          СОГЛАСОВАНО

Юрист                                                                             Юрист

л/п  И.О. Семенов                                                          л/п  О.И. Жуков

01.11.12                                                                           01.11.12

При заверении копии документа проставляется реквизит “заверение копии”.

Элементы реквизита “заверение копии”:

1) заверительная надпись “ВЕРНО” (от границы левого поля);

2) наименование должности  лица, заверившего копию (от границы  левого поля);

3) личная подпись (от третьего  положения табулятора до пятого);

4) расшифровка подписи (от  пятого положения табулятора  до границы правого поля);

5) Дата заверения (от границы  левого поля).

Пример оформления реквизита “заверение копии”:

Верно.

Секретарь-референт             л/п                              И.К. Конторкина

01.11.12

 

Реквизит “ИСПОЛНИТЕЛЬ” показывает составителя документа и номер его служебного телефона.

Элементы реквизита “ИСПОЛНИТЕЛЬ”:

1) фамилия составителя  документа;

2) номер его служебного  телефона.

Пример оформления реквизита “ИСПОЛНИТЕЛЬ”:

Семенов         455-64-35

Реквизит “отметка о поступлении” проставляется при поступлении документа в организацию.

Элементы реквизита “отметка о поступлении”

1) сокращенное название  организации;

2) дата поступления;

3) индекс.