Контрольная работа по " Делопроизводство"

Пример оформления реквизита “отметка о поступлении”:

АО “Атлет”

01.11.12

№ 32

 

Реквизит “отметка о переносе данных на машинный носитель” означает, что данный документ перенесен в компьютер.

Элементы реквизита “отметка о переносе данных на машинный носитель”:

1) название файла;

2) фамилия сотрудника, вводившего  информацию;

3) дата.

Пример оформления реквизита “отметка о переносе данных на машинный носитель”:

plan 1. doc

Пушкина

01.11.12

 

 

2. Оформление бланка  документа.

Рассмотрев подробно правила оформления реквизитов, переходим непосредственно к требованиям, которые предъявляются к бланкам документов.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

ГОСТы предполагают использование только двух стандартных видов:

1) бланк для писем;

2) общий бланк. (См. приложения 1, 2).

Основные требования к бланку определены ГОСТом Р.6.30-97.

Устанавливаются два основных формата бланков:

1. А4 (210х297 мм);

2. А5 (148х210 мм).

Бланки каждого вида могут устанавливаться с угловым и продольным расположениями реквизитов.

Продольное расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой.

Угловое расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа в верхней левой части листа.

Чаще всего используют угловое расположение реквизитов. Предприятиям, сотрудничающим с зарубежными партнерами, необходимы бланки с дублированием реквизитов на языке партнера. В таком случае при угловом расположении реквизитов на бланке в левой верхней части печатаются реквизиты на русском, а справа - на языке партнера. При продольном расположении реквизитов бланка наименование организации сначала печатают на русском языке, а потом - на языке иностранного партнера.

Максимальный набор реквизитов бланка для писем:

1) герб;

2) эмблема;

3) наименование вышестоящей  организации;

4) наименование организации - автора документа;

5) наименование  структурного  подразделения;

6) адрес организации;

7) дата;

8) индекс;

9) ссылка на индекс  и номер входящего документа.

Максимальный набор реквизитов общего бланка:

1) герб;

2) эмблема;

3) наименование вышестоящей  организации;

4) наименование организации - автора документа;

5) наименование структурного  подразделения;

6) наименование вида документа;

7) дата;

8) индекс;

9) место составления.

Герб изображается на бланках министерств и ведомств, учреждений, входящих в их систему, независимо от месторасположения.

На бланке может помещаться эмблема организации - графическое изображение или товарный знак, или рисунок, отражающий направление деятельности. Пример оформления такой эмблемы на различных бланках см. в приложениях.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде особого символа – уголков.

 

 

3. Оформление отдельных  видов документов (приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо).

            Приказ - правовой акт,  издаваемый  руководителем  организации, действующим  на основе единоначалия для  разрешения  основных  задач, стоящих  перед данной организацией. Отдельно  от  приказов  по  основной  деятельности   организации издаются  приказы по личному составу:  о  приёме  на  работу, перемещениях  по  службе,  увольнении   с   работы,   предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях  и др. Составление вместо  приказов  записок  о  приёме   на   работу, увольнении, переводах не  допускается.

                Указание. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть указания может начинаться словами «Обязываю» или «Предлагаю», которые пишутся прописными буквами с новой строки. В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения. В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением указания.

 

Протокол - документ,  в   котором  фиксируется  ход  обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Реквизитами протокола являются:  наименование органа, издающего документ,  название вида документа,  дата и  регистрационный  номер ,место издания,  заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф  утверждения;  утверждению  подлежат   решения   совещаний   по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания. Заголовком к тексту протокола является название  коллегиального органа   или   конкретного   совещания  и  вопрос  (тема)  совещания (заседания), если он один. Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарём совещания. Протоколы с  точки  зрения  полноты  освещения  хода  совещания  (заседания) делятся на краткие  и  полные.  Протокол  краткой  формы составляется  при  наличии  стенограммы  или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к  протоколу.  Кратко  протоколируются также оперативные совещания. Текст протоколов делится на вводную и  основную  часть. В вводной   части   краткого   протокола   указываются  фамилии председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также   всех  присутствующих  на  заседании  (совещании).  В  списке присутствующих сначала перечисляются  члены  коллегиального  органа, затем -  приглашённые с указанием должностей и организаций,  которые они представляют.  Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке. В протоколе    полной    формы    изложения    после    раздела "присутствовали"  следует  повестка  дня  совещания  (заседания);  в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует. Основная часть  протокола  краткой  формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.  Основная часть  протокола  полной  формы  изложения строится по схеме:  "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно   по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня. Постановляющая часть    протокола    заканчивается    указанием должностного  лица,  ответственного  за  контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений. Документ, утверждаемый  коллегиальным  органом,  прилагается  к протоколу. Протокол подписывается   председательствующим  на  заседании  и секретарём.

 

             Докладная записка  -    документ   информационного  характера, адресуемый  вышестоящему руководителю в  порядке прямого подчинения  и  содержащий  обстоятельное изложение  какого-либо вопроса с выводами  и предложениями составителя.   Докладная записка  может  быть  составлена как по инициативе  ее автора (внесение предложений,  изложение просьбы,  фактов, явлений), так  и по указанию соответствующего  руководителя (отчётные докладные  записки о ходе,  состоянии,  завершении каких-либо работ, поручений, планов и др.). Внешние докладные  записки   (адресуемые     руководителям вышестоящего  органа)  оформляются  на  бланках,  внутренние (на имя руководителя организации) -  на обычной бумаге формата  А4 или А5.   Реквизиты докладной     записки:    наименование    организации (структурного  подразделения),  название  вида  документа,  дата   и регистрационный  индекс,  адресат,  заголовок  к тексту (для формата А4), текст, подпись. Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения), регистрируются;  при  необходимости,  их  исполнение  контролируется согласно резолюции соответствующего руководителя.

 

             Служебное письмо. Письма следует  оформлять  на  бланках  формата  А4  или  А5  в зависимости от объёма текста. Реквизитами письма являются: наименование организации -  автора документа,  почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона приёмной руководителя,  номер счета в банке,  дата и регистрационный индекс,  адресат,  ссылка  на  индекс  и  дату  входящего документа, заголовок к тексту,  текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона. Текст (содержание) письма должен касаться,  как правило, одного вопроса. Основное требование к тексту - его краткость. В зависимости от содержания различают  следующие  разновидности служебных     писем;     письма-запросы,    письма-ответы,    письма сопроводительные,    рекламационные,    гарантийные,    напоминания, извещения, приглашения и др.

 

Акт -   документ,  составляемый  группой  лиц,   подтверждающий установленные  ими  факты (акты инвентаризации,  несчастных случаев, приёма-передачи материальных ценностей и др.).  Акты могут содержать выводы,   рекомендации,   предложения   составителей  (акты  ревизий финансово-хозяйственной  деятельности  организаций,  акты  проверки, акты приёма объектов в эксплуатацию и др. Акт содержит   следующие  реквизиты:  наименование  организации (подразделения),  составившего акт,  название вида документа,  место составления,  дату  и  регистрационный  номер,  заголовок  к тексту, подписи,  при необходимости - гриф  утверждения и согласующие  визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке. Дата акта должна соответствовать  дате  актируемого  события  и проставляться   должностным   лицом   (как   правило,  председателем комиссии), подписавшим документ.  Заголовком к   тексту   акта  является  содержание  актируемого события:  "О выделении к уничтожению документов и дел",  "О списании имущества" и др. Текст акта состоит из вводной и констатирующей  частей.  В вводной  части  указывается  основание для составления акта и перечисляются лица,  составившие  акт  и  присутствующие  при  этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией,  указываются  фамилии  председателя  и членов комиссии.

 

     В констатирующей  части акта даётся краткое  описание проделанной работы (её  сущность,  характер, методы, сроки)  и  фиксируются установленные  факты, излагаются выводы, предложения  и заключения. Если в акте отражается  ряд фактов, текст акта делится  на пункты. Выводы и предложения  составителей акта могут  быть  изложены  в распорядительной  форме с указанием сроков исполнения  предписываемых действий.  При  наличии  к  акту  приложений  отметка  о  приложения указывается  после текста.

 

Список литературы:

1)     Богатеев  Р.Х. «Основы делопроизводства». – 1999.

2Давыдова Э.Н, Рыбаков  А.Е. << Делопроизводство. Учебно- практическое руководство>>

Минск,2002.

3)     Стенюков М.В. «Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению предприятия». - Минск, 1996.

4)     Унифицированные  системы документации Республики  Беларусь. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов.

 

 

 

 

 

 

 

      

 

 

Приложение №1

Правильно оформленный приказ

 

F DiaLog .

 

 

Производственно-коммерческая фирма

по производству и распространению наружной рекламы

«Диалог»

 

ПКФ «Диалог»

 

ПРИКАЗ

 

01.12.12        № 15

 

г.Минск

 

Об утверждении Положения

о службе делопроизводства

 

 

     В целях  улучшения работы с документами

ПРИКАЗЫВАЮ:

     1. Утвердить  положение о службе делопроизводства

     2. Секретарю-референту  Орловой В.Д. до 27.11.2005 разработать  должностные инструкции сотрудникам  фирмы.

     3. Контроль за выполнением приказа возложить на главного специалиста фирмы Донцова Н.В.

 

 

 

Директор    подпись   С.В. Голубенко

 

 

Юрисконсульт   

подпись В.И. Говоров

01.12.12

 

 

 

 

Приложение№2

 

F DiaLog .

 

 

Производственно-коммерческая фирма

по производству и распространению наружной рекламы

«Диалог»

 

ПКФ «Диалог»

                                                      

                                                       УКАЗАНИЕ

01.12.12                                                                                  №1

 

                                                       г.Минск

 

О внутреннем трудовом распорядке

 

Во исполнение приказа директора ПКФ <<Диалог>> от 01.12.12 № 1 о внутреннем трудовом распорядке

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений  осуществлять контроль соблюдения  работниками внутреннего трудового  распорядка в организации:

начало рабочего дня — 9.00;

окончание рабочего дня — 18.00;

обеденный перерыв — 13.00—14.00;

выходные дни — суббота, воскресенье.

2. Еженедельно по пятницам представлять  руководству ЗАО «Прамень» данные о нарушителях внутреннего трудового распорядка для принятия мер. Ответственные — руководители структурных подразделений.

3. Контроль за исполнением настоящего указания возложить на заместителя руководителя по общим вопросам Иванова И. И.

 

Директор ПКФ <<Диалог>>   (подпись)  П. П. Пулихов

Юрисконсульт     (подпись)  Б. Б. Белый

 

С указанием ознакомлены:   Зам. директора  И. И. Иванов

(подпись) 

15.12.2012

Главный бухгалтер С. С. Сидоров

(подпись)  

15.12.2012

Приложение №3

F DiaLog .

 

 

Производственно-коммерческая фирма

по производству и распространению наружной рекламы

«Диалог»

 

ПКФ «Диалог»

                                                              ПРОТОКОЛ

 

01.12.12                                                                                        №1

 

                                                              г.Минск                       

                       

Председатель: Петров К.М.

Секретарь: Аяшева А.К

 

Присутствовали- 450 человек (список прилагается).

 

Повестка дня:

1. Об утверждении требований работодателю о выполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части  предоставления работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней.

 

Слушали:

Выступила Иванова Е.А., председатель ПКФ<< Диалог>>, о нарушении работодателем положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим  свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней. Иванова Е.А предложила: