Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

 

Содержание

 

Вопрос №1. Технические средства, используемые в работе с документами.

 

Вопрос №2. Служебные письма: виды, состав реквизитов, порядок оформления.

 

Вопрос №3. Правила оформления документов по личному составу.

 

Вопрос №4. Составить сводный приказ по СП «Мир» и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие данные указать самостоятельно:

1. О приемке на работу Крук О.В. на должность бухгалтера отдела труда и заработной платы с 03.12.20__г. с трехмесячным предварительным испытанием.
2. О переводе Любан Ю.М., зав. отделом, имеющей ребенка в возрасте до 3-х лет, на должность товароведа с 07.12.20__г. с сохранением прежнего заработка до исполнения ребенку возраста 3-х лет.
3. Об увольнении Копыток Е.М., секретаря-референта, 03.12.20__г. в связи с истечением срока договора.

 

               Литература

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос №1. Технические средства, используемые в  работе с документами.

 

 

        1) Классификация  технических средств

        Технические  средства, используемые в управлении  и делопроизводстве, называют оргтехникой.

        В  делопроизводстве в настоящее  время отмечается большое разнообразие  оргтехники. В соответствии с  назначением все технические  средства можно разбить на  следующие группы:

• средства для составления документов;
• копировальная и множительная оргтехника;
• средства хранения, поиска и транспортирования документов;
• техника управленческой связи.

        Технические  характеристики средств механизации  и автоматизации можно найти  в проспектах, каталогах и других  систематизированных изданиях. Здесь будут приведены самые общие представления о существующих средствах для составления документов, рассмотрены основы системного подхода к управлению электронными документами.

        2) Средства  для составления документов

      Технические  средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.

       Черновые  варианты документов зачастую  составляют рукописным способом. На практике обращается целый  ряд документов, которые оформляют  только рукописным способом, — автобиографии, заявления, расписки, некоторые финансовые документы. Только рукописным способом заполняются трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.

       На сегодня  еще достаточно распространенным способом составления документов является машинописный.  В отечественной практике используются два поколения портативных, компактных и канцелярских пишущих машин:

• стандартные механические и электромеханические;
• стандартные электронные со строковым дисплеем и без него.

        В  мировой практике используются  также стандартные электронные  пишущие машины с речевым вводом  информации на печать.

        Канцелярские  механические пишущие машины  предназначены для печатания  различных текстовых, цифровых и табличных материалов.

         Канцелярские электромеханические  пишущие машины являются более  совершенными по сравнению с  механическими.

         Пишущие автоматы (организационные  автоматы) — это агрегированный  комплекс электромеханических и  электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов.

         К средствам составления и  оформления документов относится  диктофонная техника — от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем, позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.

          Однако традиционная техника  составления и оформления документов  в настоящее время уходит в  прошлое. Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством не только составления документов, но и организации рациональной и оперативной работы с ними. Другими словами, компьютерные технологии радикально изменяют сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

          3) Персональный компьютер - основной  инструмент совершенствования делопроизводства

          Перечислим основные возможности  компьютерных технологий в делопроизводстве:

• помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
• передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
• регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
• контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
• перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);
• защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

        Опишем  подробно только одну из перечисленных  функций, осуществляемых с помощью  ПК, — редактирование текста документов.

       На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Это такие программы, как Word и Лексикон.

       При  использовании популярного текстового  редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами — переносить части текста : из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает ; замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д. и т. п.

         Таким образом, применение компьютерной  техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. В настоящее время число персональных компьютеров, применяемых в делопроизводстве, перевалило за десяток миллионов. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.

          При малых познаниях в области  использования персональных компьютеров  впадать в панику не следует. Современные программы массового  спроса разработаны в расчете  на рядового пользователя. Для  работы с документами существует  целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office Professional for Windows 95 и MS Office 97; за ними по популярности с большим отрывом следуют Lotus Smart Suit 96 и 97 и Corel Office Professional 7 и Русский офис, включающий национальный текстовый редактор «Лексикон 97», систему ведения личных финансов «Декарт 97», систему профессионального перевода «Сократ 97» и популярный файловый менеджер «ДИСКо Командир 96».

         Новые версии зарубежных офисных  комплексов содержат средства  коллективной работы, более тесной  интеграции компонентов, а также  средства взаимодействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных  пакетах отдельные фрагменты  программ используются сразу в нескольких приложениях (Microsoft Office 97), что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты (Microsoft Office, например) имеют русифицированные версии, что на первых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю.

        4) Системный  подход к управлению электронными  документами

        Системный  подход к управлению электронными  документами предусматривает набор  устройств и программ, позволяющий  эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

        Безусловно, даже создание простых документов  эффективнее осуществлять на  компьютере с использованием  широкого арсенала программных  средств, чем традиционно на пишущей  машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

         Все процедуры создания документа  можно эффективно выполнить на  ПЭВМ, оснащенной сканером и набором  проблемно-ориентированных приложений (ПОП), и в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

            В системах управления электронными  документами используются текстовые редакторы (Лексикон, Word и др.), художественные редакторы (Paint Bruch, Acrobat Exchange и т. п.), издательские системы (например, Frame Waker), редакторы изображений, получаемых от сканеров, и т. д. Имеется набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы Adobe Publishing Collection.

            Система хранения электронных  документов должна обеспечить  эффективное хранение и актуализацию  документов во внешней памяти  компьютеров, а также их эффективный  поиск и конфиденциальный доступ к ним.

            Хранилища информации, в том числе  и электронных документов, во  внешней памяти называются базами  данных. Организация и программное  обеспечение создания и обслуживания  баз данных — прерогатива программных  продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас являются D Base, Clipper, Approach, Oracle, FoxPro, Access и др.

            Манипулирование электронными документами  осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями этой подсистемы являются:

• организация работы с электронными документами;
• контроль исполнения документов;
• распечатка и тиражирование документов;
• электронное распространение документов.

         Для небольших и средних по  масштабам организаций (20— 100 чел.) достаточно  иметь универсальные средства  подготовки, хранения и обработки  документов: текстовые редакторы, табличные  процессоры и системы управления  базами данных.

         Для средних и крупных (более 500 чел.) фирм нужны специализированные системы управления документооборотом типа Дело 96, Docs Open.

          Для больших организаций следует  использовать индивидуально разработанные  информационные системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос №2. Служебные письма: виды, состав реквизитов, порядок оформления.

 

Письмо — обобщенное название разных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.

Служебное письмо выражает не личные интересы, а интересы организации, т.е. юридического лица.

Письма оформляются па специальных бланках (форматы А4, А5). Как правило, письмо посвящается одному вопросу, поэтому существует около 40 видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму, которая и определяет грамматику и стиль письма.

По содержанию и назначению письма делят на: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. 

Инструкционные (директивные) письма исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.н.

Гарантийные письма касаются вопросов гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложения на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы па рекламации, кредитные письма и т.н.

В рекламационных (претензионных) письмах организация требует возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающих такие факты. Подобные копии оформляются в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка об оплате покупателем товаров или услуг.