Контрольная работа по "Делопроизводству"

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях оформляются сопроводительные письма, например, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения.

Формуляр служебного письма включает следующие  реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблему организации;

код организации по ОКРБ 004-2001 Органы государственной власти и управления или по ОКРБ 018-2003 Юридические лица и индивидуальные предприниматели;

код документа по ОКРБ 010-95 Унифицированные документы;

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные;

дату;

номер (индекс) документа;

ссылку на регистрационный индекс и дату входящего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

визы;

отметку о наличии положения;

подпись;

печать (при необходимости);

отметку об исполнителе.

Служебное письмо должно включать введение, доказательство и заключение. Во введении указываются причины, послужившие основанием для составления письма. В доказательствах излагается история вопроса, приводятся доводы, факты, ссылки на законодательство, цифровые данные, делаются количественные выводы. В заключении как главном логическом элементе формируется основная мысль — просьба, предложение, согласие, отказ и т.д.

Если доказательства предшествуют заключению, порядок изложения считается прямым. Такой порядок характерен для больших по объему писем, а также для писем в вышестоящие и различные по положению организации. Обратный порядок изложения применяется в письмах вышестоящих организаций к подчиненным.

Тон письма должен быть корректным и деловым. Следует отдавать предпочтение простым и распространенным предложениям, избегать неточности, двусмысленности изложения, неправильного использования слов, терминов.

По требованию этикета нельзя начинать письмо с констатации отказа. Необходимо помнить, что сложные предложения смягчают впечатление от отказа.

Желательно придерживаться прямого порядка слов в предложении: подлежащее должно предшествовать сказуемому; определения — стоять перед определяемыми словами; обстоятельства — находиться ближе к тем словам, от которых ставится вопрос.

Текст письма следует разделять па абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки.

Окончательный вариант служебного письма, который печатают в двух экземплярах, прежде чем поступить на подпись руководителю организации (его заместителю), проходит стадию согласования. С этой целью должностные лица визируют второй экземпляр письма.

Письма по финансовым вопросам подписывает главный бухгалтер. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью организации.

После подписания служебное письмо направляют в канцелярию, где его регистрируют и ставят дату. Первый экземпляр отправляется адресату, второй — направляется в дело.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос №3.Правила оформления документов по личному составу

 

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся;

• трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работником;
• приказы но личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника и др.);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы Т-2;
• личные дела;
• лицевые счета но заработной плате и др.

         Документы по личному составу  являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с такими документами необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов в следующем порядке:

• заявление о приеме;
• трудовой договор (контракт) с работником;
• приказ о приеме;
• запись в трудовой книжке;
• личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;
• лицевой счет по заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт). После его подписания издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме направляются в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет но зарплате.

Увольнение работника производится но следующей схеме:

• заявление работника об увольнении;
• приказ об увольнении;
• запись в трудовой книжке;

• запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.

Заявление об увольнении работник пишет за один месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и представляет на согласование руководителю. Последний издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и личной карточке Формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов следующий:

• заявление о переводе;
• приказ о переводе на другую должность;
• запись в трудовой книжке;

• запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;

• запись в лицевом счете по заработной плате.

Руководитель издает приказ но личному составу о переводе сотрудника на другую должность (с получением от работника письменного согласия), на основании которого делается соответствующая запись с указанием повой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Приказы по личному составу оформляют в следующих случаях: прием, перевод, увольнение, поощрение, премирование, предоставление отпуска, командирование, наложение дисциплинарного взыскания и др.

Приказы по личному составу  составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации.

Реквизиты приказа по личному составу:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись.

Датой приказа является дата его подписания. Приказы по личному составу имеют нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности (1-к, 2-к и т.д.). Нумеруют приказы по порядку, начиная с 1, в течение календарного года.

Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу Иванова И.И.», в сводных – «по личному составу», при этом в названии группа сотрудников не перечисляется.

Текст сводных и некоторых индивидуальных приказов по личному составу состоит только из распорядительной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника и другие данные в строгом соответствии со статьями ТК.

Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, послуживший основанием на издание распорядительного документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос №4. Составить сводный приказ по СП «Мир» и выполнить формулировку записи в трудовую книжку. Недостающие данные указать самостоятельно:

4. О приемке на работу Крук О.В. на должность бухгалтера отдела труда и заработной платы с 03.12.20__г. с трехмесячным предварительным испытанием.
5. О переводе Любан Ю.М., зав. отделом, имеющей ребенка в возрасте до 3-х лет, на должность товароведа с 07.12.20__г. с сохранением прежнего заработка до исполнения ребенку возраста 3-х лет.
6. Об увольнении Копыток Е.М., секретаря-референта, 03.12.20__г. в связи с истечением срока договора.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СП «Мир»

 

ПРИКАЗ

02.12.2013  №125-к

г.Новогрудок

 

По личному составу

 

1. ПРИНЯТЬ:

    КРУК Ольгу  Васильевну на должность бухгалтера отдела труда и заработной платы с 03.12.2013г. по трудовому договору на 3 года с трехмесячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: 1. Заявление Крук О.В. от 01.12.2013

          2. Трудовой  договор от 31.11.2013 №52

 

2. ПЕРЕВЕСТИ:

    ЛЮБАН Юлию  Михайловну, заведующую отделом, имеющую  ребенка в возрасте до 3-х лет, на должность товароведа с 07.12.2013г. с сохранением прежнего заработка  до исполнения ребенку 3-х лет.

Основание: заявление Любан Ю.М. от 01.12.2013

3. УВОЛИТЬ:

    КОПЫТОК Елену  Максимовну, секретаря-референта, 03.12.2012г. в связи с истечением срока  трудового договора.

Трудовой отпуск использован по 02.12.2013.

Основание: трудовой договор от 03.12.2012г.

 

 

Директор СП                                                                             Е.М. Гунько

 

Начальник отдела кадров

                      Ю.С. Сокол

                                                                       02.12.2013

 

С приказом

ознакомлены:                                                                           О.В.  Крук   

                                                                       04.12.2013

                                                                                     

                                                                                                  Ю.М. Любан

                                                                       04.12.2013

 

                                                                                                  Е.М. Копытюк

                                                                       04.12.2013    

 

 

В дело 03-06

               А.П. Казак

04.12.2013                                                                                                                                                                        

 

 

 

 

 

 

 

                                          Литература

 

1. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие/ В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха/ под. ред. В.В. Паневчика. – Минск: БГЭУ, 2008.

 

2. Деловая документация: учеб. пособие/ Н.М. Мусаткова. – Минск: Беларус. энцыкл. імя П. Броўкі, 2009.

 

 

3. Документация. Делопроизводство/ Л.А. Мишина. – Минск: Амалфея, 2008.

 

4. Делопроизводство:  примеры основных организационных  и распорядительных документов/ Н. В. Ананько, Л.Д. Лаврова. – 3-е изд. – Минск: РИПК Минтруда и соцзащиты, 2011.

 

 

 

20.05.2013г.