Кадровое делопроизводство учреждения

     В организациях заполняется, как  правило, в двух экземплярах:  один экземпляр остается в  отделе кадров, другой передается  в бухгалтерию. Подписывается  работодателем или уполномоченным  им на это лицом, объявляется  работнику под роспись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора невозможно  довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

     Содержит фамилию, имя, отчество  работника, наименование структурного  подразделения, наименование профессии  (должности), основание увольнения.

     На основании приказа делается запись в личной карточке (№Т-2), лицевом счете (№Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

      Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы №Т-9, №Т-9а) применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

     Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

     Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы №Т-11, №Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе.     Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

     В приказе указывается, мотив  поощрения, вид поощрения, форма  поощрения, а в случае награждения  ценным подарком (премией) также  и его стоимость. Работодатель  обязан ознакомить работника  с данным приказом под роспись.  Если поощрение работника не  предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из  формы реквизита «в сумме _________ рублей _____ копеек».

      На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (№Т-2) и трудовую книжку работника.

2.5. Учетная кадровая документация

     Учетные кадровые документы предоставляют основания для издания приказов по личному составу.

    Этот комплекс кадровой документации  имеет много разновидностей, классификаций,  поэтому у каждого конкретного  работодателя состав и порядок  оформления учетной кадровой документации определяются самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

   Докладная записка - это документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

    Докладная записка информирует  руководство об имевших место  событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия  решения. Докладные записки могут  быть двух видов: внешняя, внутренняя.  Внешняя докладная записка представляется  руководителю вышестоящей организации,  внутренняя - руководителю подразделения  или организации. Внутренние докладные  записки создаются по инициативе  работника или по заданию его  непосредственного руководителя.

    Внешние докладные записки составляются  на общем бланке. Текст докладной  записки состоит из трех разделов:

    - в первом разделе излагаются  причины, факты или события,  послужившие поводом для ее  написания;

    - во втором - анализируется сложившаяся  ситуация и приводятся возможные  варианты решения;

    - в третьем - содержатся выводы  и предложения о конкретных  действиях, которые, по мнению  составителя, необходимо предпринять.

    При этом второй раздел в  докладной записке может отсутствовать.

    Как правило, внутреннюю докладную  записку подписывает составитель,  если она представляется руководителю  подразделения. Если она представляется  руководителю организации, то  подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

    Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

     Служебная записка - это записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

    Служебная записка имеет внутренний, служебный характер и составляется  работником или руководителем  структурного подразделения на  имя руководителя или специалиста  другого структурного подразделения.

     Служебные записки могут информировать  руководство по следующим вопросам: материально-технического обеспечения;  хозяйственного обеспечения; организационного  обеспечения.

     Служебная записка оформляется  на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов: обоснования (изложения причин составления);  предложения, просьбы, заявки и тому подобное.

     Служебную записку подписывает  составитель (специалист или руководитель  подразделения).

    Обязательными реквизитами служебной  записки являются: наименование  структурного подразделения, наименование  вида документа, дата, регистрационный  номер, заголовок к тексту, текст,  подпись.

     Объяснительная записка:

    1) документ, поясняющий содержание  отдельных положений основного  документа (плана, отчета, проекта);

    2) сообщение должностного лица, поясняющее  какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному  лицу.

    По содержанию объяснительные  записки разделяют на две группы:

    1) Объяснительные записки, прилагающиеся  к основному документу (акт,  план, отчет и другие) и поясняющие  содержание отдельных его понятий,  разделов, положений.

    2) Объяснительные записки по поводу  каких-либо происшествий, фактов, сложившихся  ситуаций.

     Согласно статье 193 ТК РФ объяснительная  записка в трудовых отношениях  является обязательным документом, сопровождающим документирование  дисциплинарных взысканий. В объяснительной  записке работник объясняет причины  нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является  основанием для оценки работодателем  тяжести совершенного проступка  и обстоятельств, при которых  он был совершен.

    Текст объяснительной записки,  как правило, состоит из двух  разделов:

    - первый содержит факты, послужившие  поводом к ее написанию;

    - второй - причины, объясняющие сложившуюся  ситуацию.

     Объяснительную записку подписывает  ее составитель. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

     Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

    Представление оформляется на  стандартном листе бумаги. Текст представления должен содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество (представляемого); дата рождения; образование; занимаемая должность; наименование структурного подразделения; стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности); оценка трудовой деятельности; оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка политических, деловых и моральных качеств; информация об участии в общественной работе; мотив назначения, перемещения или поощрения; наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить; структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить.

     Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

     Заявление - это документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

    Заявление адресуется конкретному  должностному лицу (руководителю  организации, его заместителю  или руководителю структурного  подразделения).

    По содержанию заявления подразделяются  на две группы:

    - по кадровым вопросам (о принятии  на работу, о предоставлении отпуска,  о переводе, об увольнении по  собственному желанию и так  далее);

    - сообщения о каких-либо недостатках,  нарушениях в работе организации,  отдельных должностных лиц и  так далее без указания на  нарушения собственных прав заявителя.

    В зависимости от количества  заявителей заявление может быть: индивидуальным; коллективным.

    Заявление составляется в произвольной  форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного  работодателя.

    Личное заявление работника по  кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется,  как правило, от руки, в произвольной  форме. В заявлении следует указать: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

    Заявление подписывается автором  и передается руководству для  принятия решения. Решение руководства  выражается резолюцией. Заявление  с резолюцией служит основанием  к изданию приказа по личному  составу или другого документа  (письма автору о принятии решения,  приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

    Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

     Справка:

    1) документ, содержащий описание  и подтверждение тех или иных  фактов и событий;

    2) документ, подтверждающий факты  биографического или служебного  характера.

     Выделяют справки:

    - подтверждающие факты биографического  или служебного характера;

    - отражающие основную (производственную) деятельность организации.

     Работники, как правило, обращаются  к работодателю или в кадровую  службу организации с просьбой  выдать справки, подтверждающие  факты биографического или служебного  характера.

    Их основная цель - подтвердить  наличие или отсутствие определенного  факта, например:

    1) место работы;