Кадровое делопроизводство учреждения

     Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается.

     На лиц, поступающих на работу  впервые, заводится трудовая книжка  не позднее недельного срока  начала их работы. Первое заполнение  книжки должно происходить в  присутствии работника на основании  представленных документов: паспорта, документов об образовании.

     На титульный лист трудовой  книжки вносят сведения о работнике:

- фамилия,  имя и отчество (указывают полностью,  без сокращений);

- дата  рождения (указывают на основании  паспорта или свидетельства о  рождении;

- сведения  об образовании (среднее, среднее  специальное, высшее) и сведения  о профессии, специальности (указываются  на основании аттестата, диплома,  удостоверения, сертификата). Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.

     На этом же листе, после указания  даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет  правильность внесенной информации.               Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации.

     На следующих страницах трудовой  книжки указываются сведения  о работе. Начинают запись с  наименования организации, оформленного  в виде заголовка, написанного  от руки или проставленного  с помощью специального штампа. Затем заполняются графы таблицы:

графа № 1 — номер записи;

графа № 2 — дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу);

графа № 3 — сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении (с указанием причин и  со ссылкой на статью, пункт закона);

графа № 4 — на основании чего внесена  запись (документ, его дата и номер).

     При увольнении с работы, делая  запись в трудовой книжке, необходимо  указать причину увольнения и  сделать ссылку на статью, пункт  закона.

     Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике.

        Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п.

    Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит: внутреннею опись документов; копию трудового договора; заявление (приеме, переводе, увольнении); анкета или личный листок по учету кадров; копии дипломов об образовании; аттестационные листы; характеристика, рекомендательные письма; выписки из приказов о приеме, переводе, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; список научных трудов и изобретений; список печатных работ.

      Личная карточка работника – основной документ по учету кадров, в организациях, где отсутствует личные дела, является первичным учетным документом, в организациях, где есть личные дела, является вторичным документом.

      Личная карточка (форма Т-2) заводится  после подписания приказа по  личному составу на работников, принятых на постоянную или  временную работу. Ее заполняет  работник отдела кадров организации  в одном экземпляре на основании  представленных документов: паспорта (или свидетельства о рождении), трудовой книжки, военного билета, документов, подтверждающих образование,  квалификацию.

      Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:

1.Общие  сведения;

2. Сведения  о воинском учете;

3. Назначения  и перемещения;

4. Отпуска;

5. Дополнительные  сведения;

6. Дата  и причина увольнения.

      Все сведения заносятся в личную  карточку без сокращений. В графе «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество работника, дата и место рождения, образование (подробные сведения), общий и непрерывный стаж работы, семейное положение, паспортные данные, домашний адрес и телефон.

      Заполняя графу «семейное положение» используют следующие формулировки: «женат», «замужем», «вдовец», «вдова», «холост» «не замужем», после чего указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи. Записывая в личную карточку сведения об образовании, указывают «высшее», «незаконченное высшее», «среднее», «среднее специальное», «неполное среднее», «начальное». При этом пункт «В» заполняется на карточках молодых рабочих и служащих.

     Специальность и квалификацию  указывают на основании диплома  или свидетельства, профессия  рабочего должна соответствовать  ее названию в Едином тарифно-квалификационном  справочнике работ и профессий,  должность служащих — штатному  расписанию.

     В разделе личной карточки "Дополнительные  сведения" для полноты учета  лиц, обучающихся в очно-заочных  (вечерних), заочных, экстернатных  отделениях учреждений высшего  и среднего профессионального  образования, следует проставлять  даты поступления в образовательное  учреждение и его окончания.  Личные карточки таких работников  рекомендуется хранить отдельно  до окончания ими образовательных  учреждений.

      При увольнении работника из  организации в личной карточке  обязательно заполняется отметка  о дате и причинах увольнения.

     Личные карточки работников, как  и трудовые книжки, должны храниться  в сейфах.

2.3. Договорная документация

     Трудовой договор – официальное соглашение об условиях найма, заключенный между работодателем и работником. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставить работнику обусловленную договором работу, обеспечить необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового соглашения могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

     Трудовой договор имеет четкую  структуру и должен включать  в себя вводную часть и обязательные  условия. Кроме обязательных условий,  стороны могут включить в договор  и дополнительные условия. Все  эти условия перечислены в  статье 57 Трудового кодекса. Обычно  трудовой договор состоит из  вступительной части и пронумерованных  разделов, по которым и распределяется  вся нужная информация. Как бы  ни назывались разделы трудового  договора, они должны включить  в себя все обязательные условия  договора, а также те положения,  о которых дополнительно договорились  с сотрудником:

- вступительная  часть; 

- раздел 1 «Предмет договора» (общая характеристика  договора);

- раздел 2 «Обязательные условия договора»;

- раздел 3 «Дополнительные условия договора»; 

- раздел 4 «Заключительные положения договора»; 

- раздел 5 «Адреса и реквизиты сторон».

      Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.

В коллективном договоре заключаются обязанности  работодателей по обеспечению необходимых  условий и оплаты труда, техники  безопасности, гарантий соблюдения трудового  законодательства, защиты конфиденциальной информации и т.п. Коллективный договор  направляется на уведомительную регистрацию  в соответствующий орган по труду.

2.4. Распорядительная  документация

      В комплексе распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с организацией.

Издание приказов (распоряжений) по личному  составу обязательно при: назначении работников на должность, освобождение от должности и перемещениях по службе.

В приказах (распоряжениях) обязательно указывается  сведения о документе, послужившим  основанием для издания приказа. 

     Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы №Т-1, №Т-1а) применяется для оформления и учета, принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

     Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать  условиям заключенного трудового  договора (статья 68 ТК РФ).

     В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).

      Приказ (распоряжение) о переводе работника  на другую работу (формы  №Т-5, №Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.

     Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку – на новом месте работы,); изменение оплаты труда (если оно возникает).

     Приказ (распоряжение) визирует начальник  структурного подразделения прежнего  и нового места работы и  подписывает работодатель или  уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляются  работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), лицевой счет работника (№Т-54).

      Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы №Т-6, №Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

     Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

     Приказ является основанием для  расчета заработной платы, причитающейся  за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет  о предоставлении отпуска работнику»  На основании приказа также  делаются отметки в личной  карточке (№Т-2) и лицевом счете  (№Т-54).

      Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы №Т-8, №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).