Кадровое делопроизводство учреждения

    Также кадровой службе необходимы Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. N 225 "О трудовых книжках" и Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

    Постановлением Госкомстата Российской  Федерации от 05.01.2004 г. N 1 утверждены  унифицированные формы первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты. Представленные  в данном Постановлении формы  первичной учетной документации  должны использоваться всеми  юридическими лицами, осуществляющими  деятельность на территории Российской  Федерации. В документе также  даны рекомендации по заполнению  предлагаемых форм.

    Если для оформления каких-либо  процедур или операций не предусмотрена  типовая форма первичных учетных  документов, то организация вправе  разработать форму документа  самостоятельно с учетом обязательных  требований к реквизитам.

    Организация имеет право при  необходимости вносить дополнительные  реквизиты в унифицированные  формы, включать дополнительные  строки и графы, расширять или  сужать объем представляемых  сведений, использовать вкладные  листы для удобства размещения  и обработки необходимой информации.

    При заполнении унифицированных  или самостоятельно разработанных  форм учетной документации обязательно  заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения  утверждаются приказом руководителя  организации. Запрещено использование  устаревших бланков унифицированных  форм первичных документов.

    Руководителям организации и  работникам, отвечающим за ведение  документации, следует помнить, что  документация, возникающая в процессе  деятельности, не может уничтожаться  с нарушением требований законодательства.

    К локальным нормативно-правовым  актам относятся:

    - Правила внутреннего трудового  распорядка;

    - Коллективный договор;

    - Штатное расписание;

    - Положение о должностной инструкции;

    - Положение о защите персональных  данных работников;

    - Положение по оплате труда;

    - Положения о структурных подразделениях  и другие.

     Перечислим основные нормативно-правовые  и нормативно-справочные акты:

    - Конституция Российской Федерации;

    - Трудовой Кодекс Российской  Федерации;

    - Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в  Российской Федерации";

    - Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных  технологиях и о защите информации";

    - Постановление Правительства Российской  Федерации от 16.04.2003 г. N 225 "О трудовых  книжках";

    - Постановление Минтруда Российской  Федерации от 10.10.2003 г. N 69 "Об утверждении  инструкции по заполнению трудовых  книжек";

    - Постановление Госкомстата Российской  Федерации от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты";

    - "Основные правила работы  архивов организаций", одобренные  решением Коллегии Росархива  от 06.02.2002 г.;

    - "Общероссийский классификатор  управленческой документации" ОК 011-93, утвержденный Постановлением  Госстандарта Российской Федерации  от 30.12.1993 г. N 299;

    - Постановлением Госстандарта Российской  Федерации от 03.03.2003 г. N 65-ст "О  принятии и введении в действие  государственного стандарта Российской  Федерации" вместе с "Унифицированной  системой документации. Унифицированной  системой организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. ГОСТ Р 6.30-2003";

    - ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27.02.1998 г. N 28;

    - "Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  их хранения", утвержденный Росархивом 06.10.2000 г.;

    - "Общероссийский классификатор  занятий. ОК 010-93", утвержденный  Постановлением Госстандарта Российской  Федерации от 30.12.1993 г. N 298;

    - "Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих", утвержденный  Постановлением Минтруда Российской  Федерации от 21.08.1998 г. N 37;

    - Постановление Минтруда Российской  Федерации от 09.02.2004 г. N 9 "Об утверждении  порядка применения Единого квалификационного  справочника должностей руководителей,  специалистов и служащих";

    - Выпуски Единого тарифно-квалификационного  справочника работ и профессий  рабочих (ЕТКС) по различным отраслям  экономики, утверждаемые Минтруда  Российской Федерации.

     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Виды кадровой документации, их характеристика 

      В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

      Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая  документация;

2. Персональная  документация;

3. Договорная  документация;

4. Распорядительная документация;

5. Учетная кадровая документация. 

2.1. Организационно-правовая  документация

      Организационная деятельность учреждения  выражается в разработке и  утверждении комплекса организационно-правовых  документов, содержащих правила,  нормы, положения, устанавливающие  статус организации, ее компетенцию,  структуру, штатную численность  и должностной состав, функциональное  содержание деятельности организации  в целом, ее подразделений и  работников, их права, обязанности,  ответственность и другие аспекты.

     Разрабатываются организационно-правовые  документы руководством учреждения  или подразделения с привлечением  квалифицированных специалистов, хорошо  знающих работу учреждения как  в целом, так и по отдельным  направлениям.

      Организационно-правовые документы  оформляются на стандартном листе  бумаги с обязательным нанесением  всех необходимых реквизитов: название  учреждения и/или подразделения  (если документ утверждается руководителем  подразделения), наименование вида  документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

     Деятельность любого предприятия  первоначально регулируют организационно - правовые документы, к которым  относятся:

     Положения о структурном  подразделении  – документ определяющий статус в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: общее положение, основные задачи, функции, права и обязанности руководителя и подразделения, ответственность руководителя, организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию руководителя организации и под контролям кадровой службы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Изменения в положения вносятся приказом.

     Штатное расписание - организационно - правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений (при наличии таковых) предприятия, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Необходимым условием, предшествующим подбору работников в организацию, является составление  и утверждение штатного расписания. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках  и месячном фонде заработной платы, утверждается приказом работодателя или  уполномоченным им лицом. Штатное расписание позволяет определять количество имеющихся  на данный момент вакансий для приема на работу.

      Правила внутреннего трудового распорядка - документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности предприятия. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации. Правила подписываются руководителем кадровой службы и руководителем организации.

     Должностные инструкции - документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) предприятия конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Имеет следующую структуру содержательной части: общие положение, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, одним из руководителей организации, курирующим подразделение. Изменения в инструкцию вносят приказом.

    График отпусков - утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Существует унифицированная форма графика отпусков N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. 
 
 
 

2.2 Персональная документация

К персональной документации относятся:

- трудовая  книжка;

- личное  дело;

- личная  карточка работника.

     Назначение этих документов заключается  в том, чтобы максимально точно  отразить имеющийся у работника  трудовой стаж. Дело в том, что  стаж (общий трудовой или страховой)  имеет значение как для будущего  пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему  пособия по временной нетрудоспособности  в период работы.

     На основании копий приказов  других работодателей в трудовую  книжку работника вносятся записи  о совместительстве, а также оформляется  дубликат трудовой книжки.