Эффективный высокопроизводительный секретарь организации

      Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом, быть в курсе событий, происходящих в учреждении или подразделении.

      Преданность профессии.  Любовь к избранной профессии, понимание её важности, стремление к постоянному совершенствованию – необходимые условия для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

      Кроме перечисленных деловых качеств, секретарю в себе также нужно  воспитывать целый ряд личных качеств. К ним относятся:

      Трудолюбие.  Это необходимое качество секретаря, как и любого другого работника организации. Это качество нужно для выполнения нужной для дела работы своевременно,  качественно.

      Добросовестность. Секретарь должен обязательно в срок выполнять работу, которую обещал выполнить, отпечатать документ, выяснить какой либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных и напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время. У секретаря должна быть уверенность в том, что он сделал все, от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу. 

      Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми качествами. Нужно всегда помнить, что секретарь – лицо организации, а «лицом» самого секретаря являются качественно выполняемая им работа, культура рабочего места, внешний вид.

      Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только по важным причинам.

      Стрессоустойчивость. Это наиболее важное качество секретаря. Некоторые люди с повышенной чувствительностью нервной системы, обидчивые, неправильно реагирующие на происходящее, не выдерживают такого профессионального испытания. Высокие показатели в работе даются им слишком дорогой ценой – потерей здоровья.

      Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора, общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками. Также профессия секретаря требует некоего артистизма, дипломатичности, хорошей памяти, сообразительности и самодисциплинированности. Приходится быстро все запоминать, знать всех сотрудников, основных и нужных клиентов хотя бы в лицо. Нужно всегда хорошо выглядеть и быть в хорошем настроении.

      Для того, чтобы получить образование  секретаря-машинистки достаточно начальное  или среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управление и архивоведение», «Делопроизводство». А вот чтобы стать секретарем руководителя нужно иметь высшее профессиональное образование. 

      На  основе полученного образования, секретарь  должен знать:

- нормативно-методические  документы по документационному обеспечению управления;

- основные принципы организации документооборота;

- основы  архивного вида;

- основные  прикладные программы;

- русский  язык;

- один  или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности  организации); 
- правила ведения деловой беседы;

- принципы  организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;

- современные  средства связи;

- основы  профессиональной этики;

- принципы  организации управленческого труда,  правовые основы управления;

- основы  административного, трудового права;

- правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

        В соответствии со знаниями  секретарь должен уметь:

- составлять  и оформлять основные виды  и разновидности управленческих  документов;

- рационально  организовывать работу с управленческими  документами, вести архив;

- находить, систематизировать и хранить  информацию;

- пользоваться  персональным компьютером, принтером  и другими средствами составления,  изготовления, копирования документов;

- вести  деловые беседы и телефонные  переговоры;

- организовывать совещания, презентации, служебные поездки;

- пользоваться  современными средствами связи;

- организовывать  прием посетителей;

- планировать  свою работу, планировать и беречь  время руководителя;

- обеспечить  эффективную работу руководителя.

      Сталкиваясь с неподготовленными секретарями, мы испытываем разочарование, у нас портиться настроение, и меняется мнение об этой организации. От непрофессионализма секретаря страдает дело, страдает руководитель, для помощи которому и введена секретарская должность.

      Хорошо  подготовленный, квалифицированный  секретарь является не только первым помощником руководителя, облегчающим  исполнение его сложных обязанностей. Будучи посредником между шефом, с одной стороны, и посетителями и сотрудниками – с другой, секретарь  создает благоприятную атмосферу делового общения. Грамотно и своевременно обрабатывая документацию, он предоставляет необходимые условия для эффективной управленческой деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      Целью моей курсовой работы было раскрыть работу секретаря, какими качествами должен обладать, чтобы успешно продвигаться по карьерной лестнице.

      В своей работе я рассмотрела такие  вопросы как история появления  профессии, деловые качества секретаря, личные качества, образование, которое  должен иметь секретарь и в соответствии с этим, что должен знать и уметь.

      В ходе работы я пришла к выводу, что сегодня быть секретарем не только модно и престижно, но и сложно. Специфика и сложность секретарского труда связана с тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь – это не только помощник и правая рука шефа, но и важное лицо в компании, владеющее информацией. В отечественной практике должность секретаря преимущественно занимают женщины, которым более свойственно реализовываться в качестве помощника. Эта профессия дает массу возможностей для последующего роста карьеры, так как можно приобрести навыки организаторской деятельности, делового общения, расширить круг друзей и знакомых. Она также является важным звеном в системе контактов руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Она является личным представителем руководителя. И эта роль требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Секретарь не может выполнить свою работу эффективно, если она не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значений в деятельности всей организации. Секретарь – это образованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Сейчас секретаря по праву можно назвать лицом организации.

     На  секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Он является связующим звеном между  руководителем и сотрудниками, между  руководителем и его деловыми партнерами. Секретарь первый, с кем встречается посетитель. И он же последний, кого видят, покидая офис.

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 
 
 

1. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
2. Басаков М. И. Основы делопроизводства. "Феникс", 1997.
3. Веселов П. В. Профессия - секретарь. М.: 1994.
4. Петрова Ю.А. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта. – 2-е изд., испр. – М.: Омега-Л, 2008
5. Шейнов В.П. Секретарь: секреты профессии. – М.: ОСЬ-89, 2005.
6. http://www.kto-kem.ru/professiya/sekretar/#
7. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000087
8. http://www.obrazovanie66.ru/main_prof.php?profid=359