История унификации документов

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности [11].

 

2 Исторический аспект унификации документов

2.1 Унификация документов в 1920-1930-е гг.

Период 20-30-х гг. ХХ века в истории развития в нашей стране аппарата управления можно охарактеризовать как период активного совершенствования самых различных аспектов его деятельности, и в том числе, делопроизводства.

В конце 1924 года было принято решений СНК СССР о создании акционерного общества организационного строительства "Оргстрой". Его учредителями стали центральные ведомства: НК РКИ СССР, ВСНХ СССР, НКПС и т.д. Выбор учредителей основывался на том, что они представляли собой отдельные отрасли управления с широко развитыми сетями подведомственных звеньев, для которых можно было бы разрабатывать общеотраслевые рекомендации, стандарты и т.п. Оргстрой стал первым в истории нашей страны органом вневедомственной унификации текста документов, который вел свои разработки, являясь полностью независимым в экономическом отношении учреждением, хотя по методической части и был в определенной степени зависим от разработок НК РКИ.

Перед Оргстроем были поставлены следующие задачи:

1. Изучение и обобщение накопленного  опыта унификации делопроизводства и выработка на этой основе новых решений по совершенствованию управленческого труда, в том числе и делопроизводства;

2. Оказание учреждениям, предприятиям  и т.п. практической помощи в унификации текста документов путем разработки и внедрения специальных проектов;

3. Обеспечение мероприятий унификации делопроизводства техническими средствами и необходимой стандартной и бланочной документацией;

4. Обучение заинтересованных лиц  современным методам ведения управленческих работ;

5. Информирование широких слоев  работников управления и производства  о новейших теоретических достижениях унификации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.

Исполняя эти задачи, Оргстрой

Исполняя эти задачи, Оргстрой оказывал помощь в унификации всем отраслям народного хозяйства: транспорту, строительству, финансам, сельскому хозяйству и т.д.

Оргстрой разрабатывал проекты унификации текста документов самых различных направлений управленческого труда. Среди этих разработок выработка единой системы классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения стандартов и нормалей, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию, унификация работы нотариальных органов и народных судов по стране; совершенствование призывной системы для местных органов военного управления; разработка и внедрение новых форм учета и т.д.

Основным видом работы Оргстроя являлась унификация делопроизводства, которая занимала до 70% от общего объема работ.

Для унификации делопроизводства Оргстроем разрабатывались как комплексные проекты унификации, так и проекты унификации отдельных видов делопроизводства, в том числе протокольного, по личному составу, по жалобам и заявлениям.

В 1928-1929 гг. пытались внедрить безрегистрационную систему делопроизводства, основанную на четкой классификации поступающих, подготавливаемых и отправляемых документов, их распределения по исполнителям и повышении ответственности этих работников. Успеха эта система не имела потому, что основой социалистического хозяйствования являлся учет, а эта система его обходила.

Наряду с этим Оргстрой подготавливал для заказчиков формы наиболее часто встречавшихся в практике их работы документов и правила унификации служебных документов.

Оргстрой развивал деятельность по совершенствованию делопроизводства, охватывая своими постановками все новые и новые объекты, во много раз увеличивал свои экономические показатели.

Однако к концу 20-х гг. после создания согласно Постановления СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР Государственного института техники управления (ИТУ), Оргстрой претерпел определенные изменения, поскольку был объединен с этим институтом, и его преобразовали во Всесоюзное объединение организационного строительства.

В своей работе оно стало более зависеть от методических рекомендаций и указаний ИТУ (в частности, ИТУ везде требовал привязки к разработанному им "Руководству по делопроизводству учреждений и предприятий"). Появился определенный уклон в сторону политизации проводимых работ.

Линия на свертывание унификации делопроизводства нашла свое логическое завершение в Постановление Президиума ЦКК ВКП (б) и Коллегию НК РКИ СССР от 25 апреля 1932 г., которым ИТУ был ликвидирован. Еще ранее Постановлением СНК СССР от 21 октября 1931 г. Оргстрой был преобразован в государственное Всесоюзное объединение "Союзоргучет" и передан в подчинение ЦСУ СССР. Сфера деятельности этого объединения была ограничена выпуском унифицированных форм учета и отчетности.

С ликвидацией ИТУ и Оргстроя дело унификации делопроизводства в нашей стране было фактически прекращено. Продолжение этой работы стало возможным лишь к концу 50-х - начало 60-х гг. ХХ века.

Оценивая деятельность Оргстроя по унификации делопроизводства в нашей стране в 20-30 гг. прошедшего века, следует признать его положительную роль в совершенствовании управленческого труда, основанную на комплексном подходе к унификации текста документов. Именно комплексность, когда объекта в ходе процессов унификации получал пакет нормативно-методической документации для перехода на новые формы работы; совокупность новых форм, бланков и других видов документации, а также набор технических средств для механизации конторского труда, являлась залогом успеха постановок Оргстроя. Опыт этой работы сохраняет свою значимость и для нашего времени.

 

 

 

 

2.2 Унификация документов в 1960-1970-е гг.

2.2.1 Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х - началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление [12].

Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.

На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Рекомендации практически по всем перечисленным вопросам в настоящее время устарели. Так, например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995 г.), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников (см., например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г.).

Однако рекомендации по формированию структуры и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять их нужно также с учетом произошедших изменений. В соответствии с ЕГСД, делопроизводством во всех учреждениях и организациях должно заниматься единое структурное подразделение – канцелярия. Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции. В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников. Как известно, с момента выхода ЕГСД значимость службы делопроизводства возросла.

Уже с 1980 года в крупных министерства и ведомствах начинают создаваться управления делами. Расширились функции служб делопроизводства. Виды современных служб и их функции были закреплены более поздним документом - Государственной системой документационного обеспечения управления, о котором речь пойдет ниже. Однако и сейчас соответствующие рекомендации ЕГСД можно использовать как основу для организации и определения направлений деятельности делопроизводственных подразделений, разработки положений и должностных инструкций.

Что касается рекомендаций, включенных в раздел “Механизация делопроизводственных процессов”, то их использовать нельзя. Закономерно, что именно эти рекомендации устарели. Темпы развития средств механизации и автоматизации работ в сфере делопроизводства велики. Современные технические и программные средства создания и обработки документов в корне изменили представления о работе с документной информацией. Изменения происходят столь быстро, что закрепить их каким либо методическим документом просто невозможно.

Отдельно нужно остановиться на еще одном направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД может оказать помощь работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов.

Рассматриваемое направление состоит из пяти тематических разделов:

1. Организация документооборота;

2. Регистрация документов;

3. Контроль за исполнением документов;

4. Составление номенклатуры дел  и формирование дел;

5. Подготовка документов к последующему  хранению и использованию.

В разделе “Организация документооборота” сформулированы принципы (основные требования) организации движения документов в учреждении и на предприятии, которые лежат в основе действия и современных систем:

1. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;
2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;
3. Необходимо добиваться максимального единообразия в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов.

Таким образом, содержание раздела подчинено идее оптимизации и максимального единообразия работы с документами на всех стадиях их создания и движения. В нем даны рекомендации по разработке маршрутов движения документов, подробно описаны операции по обработке входящих, исходящих и внутренних документов, методика определения объема документооборота.

Следующий раздел - “Регистрация документов”. В нем сформулирован основной принцип организации регистрации, актуальный и сейчас – однократность.

Основное внимание в разделе уделено карточной форме учетно-справочного аппарата. Подчеркивается единство технологии регистрации и контроля исполнения документов, которая основана на использовании единой формы регистрационно-контрольной карточки. На этой же основе достигается и единство построения справочной системы. Другими словами, единая регистрационно-контрольная карточка была спроектирована таким образом, что могла быть использована для регистрации документов, их учета, контроля исполнения и поиска документной информации. При этом строго соблюдался основной принцип регистрации. Форма карточки была разработана как типовая, ЕГСД закрепляла ее размеры, состав реквизитов и зоны их расположения.