История унификации текста

ОГЛАВЛЕНИЕ

        ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….3

1. ПОНЯТИЕ «УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТА»……………………………....4
2. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ…………..9
1. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)……...9
2. Государственная система документационного

      обеспечения управления (ГСДОУ)………………………………...16

3. Появление общесоюзного классификатора

      управленческой документации  (ОКУД)…………………………..18

    3. ГОСТ Р 6.30-2003………………………………………………………..21

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….28

      СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКИ……….29 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Современное делопроизводство должно справляться  с огромным потоком документов. Документ все так же движется теми же потоками, только теперь электронными, проходит те же стадии обработки, только опять же – в электронном виде. Да, многое упрощается и ускоряется. Для упрощения работы с организационно-распорядительными документами (ОРД), ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.         Целью данной работы является изучение понятия унификации текста документа. Для решения этой цели необходимо рассмотерть следующие темы. В первой главе рассматриваются такое понятие, как «унификация». Во второй главе даётся определение   «унифицированным системам» и рассматриваются унифицированные системы, существовавшие в разные периоды времени.  В третьей главе рассматривается   государственный стандарт, применяемый в настоящее время -   ГОСТ Р 6.30-2003. Структура работы: курсовая работа состоит из трёх глав и заключения выполнена на 30 листах машинописного текста, имеет два листа приложения.  

1. ПОНЯТИЕ «УНИФИКАЦИЯ  ТЕКСТА»

       Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повтором рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.          Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.           Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.    Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов.        Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию»¹.  По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров.         Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов).             А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата.          Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации. Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме, включенной в Табель, на основе анализа ее назначения. При этом устраняется неиспользуемая информация или включается дополнительная, которая не содержалась в применяемой форме.        Состав информации в кадровых документах устанавливается следующим образом:

1. из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время информация (например, графа “Партийность” из личного листка по учету кадров) или информация, дублирующаяся в других кадровых документах (например, информация об образовании, семейном положении и тому подобное);
2. в документы вносится отсутствовавшая ранее информация, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий (например, индивидуальный номер налогоплательщика);
3. обеспечивается информационная сопоставимость показателей при переходе на другой уровень управления, сопоставлении с другими документальными системами, автоматизированной обработке массивов (например, при совместном анализе кадровой, бухгалтерской и организационно-распорядительной документации).

     Унификация  структуры текста заключается в  установлении типового набора составных  частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная принципиальная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы и тому подобное; вторая – существо вопроса, то есть распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу.          Так, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска может выглядеть следующим образом:      «В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами (по болезни родственников) и необходимостью моего личного присутствия дома прошу перенести мой очередной отпуск с октября на август текущего года».  По такой же схеме строятся все кадровые приказы. Не менее важным аспектом унификации текстов кадровых документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме. При подготовке бумажных вариантов унифицированных текстов возможны различные способы фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица.  В трафарете постоянная информация представлена в виде связного текста, то есть обычного литературного текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Такова, например, справка о работе того или иного сотрудника, которая выдается отделом кадров по личному запросу сотрудника или запросу организации. Основное назначение данной справки – сообщить факт работы данного сотрудника в данной организации в определенное время, а в ряде случаев – и размер получаемой им заработной платы. Постоянная часть текста формы справки о работе может иметь следующий вид. При составлении текста справки на основе данной формы пропуски заполняются переменной информацией, указанной под строкой.        При анкетной форме представления унифицированного кадрового текста постоянная информация излагается как наименование признаков, характеризующих человека. Наименования пишутся как существительные в именительном падеже и располагаются на листе вертикально. Анкетная форма применяется при характеристике одного лица по многим параметрам. Наиболее характерными в этом смысле являются кадровые приказы, вошедшие в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (М.: Главархив, ВНИИДАД, 1980). В анкетной форме может быть представлен текст характеристики или резюме.        Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении формы акта о выделении к уничтожению заявлений и иных документов лиц, не принятых на работу, графика отпусков, описи дел по личному составу и др. В качестве примера использования табличной формы унифицированного текста можно привести опись дел по личному составу:                    

     Таблица 1

     В работе кадровых служб имеется ряд  ситуаций, в которых не используются унифицированные тексты по различным причинам, в том числе из-за недостаточности постоянной информации в документе, делающей неэффективным разработку отдельной формы. В таких случаях используется метод унифицированной структуры текста, т. е. установления смысловых частей текста, которые обязательно должны иметься в данном документе, и их очередности.            Например, для протокола может быть установлена структура текста –  приведённая в приложении 1. Структура текста объяснительной записки о нарушении может иметь следующую структуру, представленную в приложении 2.             В ряде случаев различные формы текста могут быть использованы совместно. Форма документа появляется как результат упорядочения той или иной деятельности, правовой проработки текста, которая должна обеспечить юридическую полноценность будущего документа, и унификации ее текстового выражения, необходимых виз, печатей, утверждений, подписей и др.² 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
1.   Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)

    Документы выступают способом и средством реализации возложенных на управленческий  аппарат функций. В современных условиях первичные документы остаются основными носителями входных (первичных) данных и средством оформления выполняемых предприятиями маркетинговых операций. Несмотря на современные тенденции к использованию «безбумажной» информационной технологии, документ до сих пор является основным носителем информации. Документооборот все более возрастает, как и количество людей, которые работают с документами. Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению³. Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

    Основным  направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

    Унификация  и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Но эти понятия не равнозначны.        Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. А унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет об исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.⁴         Теперь необходимо рассмотреть периоды унификации документов. Период 20-30-х гг. ХХ века в истории развития в нашей стране аппарата управления можно охарактеризовать как период активного совершенствования самых различных аспектов его деятельности, и в том числе, делопроизводства. Для унификации необходимо ее постоянно действующее научно-методическое и организационно-техническое обеспечение, поэтому, в конце 1924 года было принято решений СНК СССР о создании акционерного общества организационного строительства «Оргстрой». Оргстрой стал первым в истории нашей страны органом вневедомственной унификации текста документов, который вел свои разработки, являясь полностью независимым в экономическом отношении учреждением, хотя по методической части и был, в определенной степени, зависим от разработок НК РКИ.      Оргстрой разрабатывал проекты унификации текста документов для самых различных направлений управленческого труда. Среди этих разработок были: выработка единой системы классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения стандартов, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию.      А также унификация работы нотариальных органов и народных судов по стране; совершенствование призывной системы для местных органов военного управления; разработка и внедрение новых форм учета. Основным видом работы Оргстроя являлась унификация делопроизводства.     Деятельность Оргстроя сыграла положительную роль по унификации делопроизводства в нашей стране в 20-30 гг. прошедшего века в совершенствовании управленческого труда, основанную на комплексном подходе к унификации текста документов.