История унификации текста

    В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

    Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

    Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

    Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в  нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

    Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования.

    Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

    Оттиск  печати заверяет подлинность подписи  должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами, а также  на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

    Документы заверяют печатью организации.

    При заверении соответствия копии документа  подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

    Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

    Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело включает в себя следующие  данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

    Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

    Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

    Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в виде штампа.

    Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

    Документы изготавливают на бланках. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Можно подвести итог нашей работы. Впервые в нашей стране проблемами совершенствования документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации. Разработчики стандартов пытались заложить в общегосударственные нормы оформления документов требования, направленные на единообразные процедуры придания документу юридической силы, а также предусматривающие реквизиты необходимые для прохождения документа через управленческий аппарат.

    Второй  период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление.

    Далее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В 1990-е годы значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов.

    Появление нового государственного стандарта - ГОСТ Р 6.30-2003 является положительной стороной. Стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления. Однако минусом является то, что все требования носят не обязательный, а рекомендательный характер. 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКИ

ИСТОЧНИКИ

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.
3. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.
4. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М.: Издательство стандартов, 1975.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.
6. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Изд-во стандартов, 1995.

ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО     
2. «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
3. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны                  секретарям//Секретарское дело – 2001 - №2.
4. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 288 с.
5. Сокова А.Н. Об использовании кодов формы по ОКУД//Секретарское дело – 2001- №1.
6. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель – 2001 - №1.
7. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.
8. Костомаров М.Н. Классификация документной информации // Делопроизводство. 1999. №2. С. 18-26
9. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З.Документоведение. Документ и системы документации: Учебное пособие. М., 1977. 84 с.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.- 818 с.