История унификации текста

    Второй  период стандартизации и унификации документов относится к концу  1960-х - началу 1970-х гг.  В это время была создана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. К основным идеям ЕГСД относятся:

    1) всесторонняя комплексная унификация;

    2) установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов;

    3) подготовка документов, их оформление и хранение.     Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.

    На  стадии создания ЕГСД была разработана  методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

    Основные  положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений⁵.

    Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта идея не потеряла своей актуальности и сейчас.

    Комплекс  проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:

     - Унификация и стандартизация  документов;

     - Рациональная организация документооборота;

     - Организация труда делопроизводственного  персонала; 

     -Механизация и автоматизация  управленческого труда и делопроизводства.

    Давайте кратко остановимся на трех из названных групп вопросов, а именно на тех, подходы к которым в настоящее время существенно изменились. Многие рекомендации ЕГДС устарели, поэтому их использовать нельзя. Хотя на некоторые нормы и правила можно ориентироваться и сейчас. Речь идет об унификации и стандартизации документов, организации труда работников и механизации и автоматизации делопроизводства.    Первая группа состоит из раздела “Подготовка служебных документов”. В нем документирование управленческой деятельности рассматривается с точки зрения создания документов различными уровнями управления. Перечень наиболее важных организационно-распорядительных документов, издаваемых на различных уровнях, может быть использован и в настоящее время для определения видов документов, которые должны составляться и использоваться в тех или иных управленческих ситуациях. В разделе устанавливаются юридические основания издания распорядительных документов, что важно знать современным руководителям, а часто и их секретарям-референтам. Нужно сказать, что примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов приведен в приложении к ЕГСД. Этот перечень содержит не только наименования видов документов, но и определяет каждый из них и эти определения используются и сегодня во всех учебниках и учебных пособиях.

    Второе направление – «Основы организации труда делопроизводственного персонала» включает следующие вопросы:

1. общие требования к организации труда работников делопроизводственных служб;
2. структура и функции делопроизводственных подразделений учреждения;
3. должностной и численный состав делопроизводственного персонала;
4. нормирование делопроизводственных работ;
5. основные требования к оборудованию рабочих мест;
6. условия труда работников делопроизводства.

    Рекомендации  практически по всем перечисленным  вопросам в настоящее время устарели. Например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995 г.), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников (см., например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г.).

    Однако  рекомендации по формированию структуры  и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять  их нужно также с учетом произошедших изменений.

    Рекомендации, включенные в раздел “Механизация делопроизводственных процессов” использовать нельзя. Закономерно, что именно эти рекомендации устарели, так как темпы развития средств механизации и автоматизации работ в сфере делопроизводства велики. Современные технические и программные средства создания и обработки документов изменили представления о работе с документной информацией. Изменения происходят столь быстро, что закрепить их каким либо методическим документом просто невозможно.

    Хочется остановиться на еще одном направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД, может оказать помощь работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов.

    Рассматриваемое направление состоит из пяти тематических разделов:

    1. Организация документооборота;

    2. Регистрация документов;

    3. Контроль за исполнением документов;

    4. Составление номенклатуры дел  и формирование дел;

    5. Подготовка документов к последующему  хранению и использованию.

    Содержание раздела подчинено идее оптимизации и максимального единообразия работы с документами на всех стадиях их создания и движения. В нем даны рекомендации по разработке маршрутов движения документов, подробно описаны операции по обработке входящих, исходящих и внутренних документов, методика определения объема документооборота.

    В разделе – «Регистрация документов» сформулирован основной принцип организации регистрации, актуальный и сейчас – однократность. Основное внимание в разделе уделено карточной форме учетно-справочного аппарата. Подчеркивается единство технологии регистрации и контроля исполнения документов, которая основана на использовании единой формы регистрационно-контрольной карточки. Форма карточки приведена в приложении к ЕГСД и, хотя в настоящее время она не является обязательной. “Контроль исполнения документов”. В ЕГСД была поставлена задача организации контроля за каждым документом, требующим ответа и исполнения. В разделе закреплены основные принципы организации контроля, его технология, установлены сроки исполнения документов. Как уже говорилось, технология контроля за исполнением документов основана на применении все тех же регистрационно-контрольных карточек, составляющих сроковую картотеку.

    Применение  рекомендаций ЕГСД в современных  условиях значительно облегчает  организацию контроля за сроками  исполнения документов.

    Следующий раздел “Составление номенклатур дел и формирование дел”, заслуживает особого внимания, так как он получили закрепление во всех более поздних нормативно-методических документах практически в неизменном виде. В приложениях к ЕГСД приводится форма номенклатуры дел. Более подробно эта методика была раскрыта в Основных правилах работы ведомственных архивов (1986 г.)

      Широкое применение получили (и  получают в настоящее время)  рекомендации раздела “Подготовка документов к последующему хранению и использованию”. В нем речь идет об экспертизе ценности документов, правилах подготовки документов к хранению после окончания их делопроизводством, порядке их передачи на дальнейшее хранение.

    Итак, ЕГСД раскрывает основы организации и деятельности экспертных комиссий, требования к их составу, функциям, документированию деятельности. 

2. Государственная система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ)

    Не  до конца утратила свое практическое значение Единая государственная система делопроизводства. Она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время. ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя редакция – 1991 г.) в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов.      ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов⁶:

    1) Документирование управленческой  деятельности;

    2) Организация работы с документами  (управление документацией);

    3) Механизация и автоматизация  работы с документами;

    4) Служба документационного обеспечения управления.    Раздел “Документирование управленческой деятельности” состоит из четырех частей:

1. Состав управленческих документов;
2. Унификация и стандартизация управленческих документов;
3. Оформление управленческих документов;
4. Составление текстов управленческих документов.

    Можно выделить часть, касающуюся оформления служебной документации, так как именно эти нормы в настоящее время не используются. ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и другие). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники. Принципы и методы организации работы с документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.

    ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как  самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя. Наряду с Примерным положением ГСДОУ снабжена еще целым рядом приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного обеспечения управления, включая секретарей. В их число входят:

1. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
2. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
3. Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ);
4. Формы номенклатур дел;
5. Перечень типовых сроков исполнения документов;
6. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
7. Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

    Таким образом, можно сделать вывод, что, несмотря на то, что многие положения требуют пересмотра, оба эти документа (ЕГСД и ГСДОУ) представляют несомненный интерес. 

3. Появление общесоюзного классификатора управленческой документации  (ОКУД)

    Дальнейшее  развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.