1.2 Унифицированные системы документации

    Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

    Деятельность  учреждения оформляется совокупностью  определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

    Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению [9] .

    Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

    Помимо  общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

    В условиях научно-технической революции  произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

    Основным  направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

    Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

    Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

    Непосредственные  разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации.

    Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности [11].

2 Исторический аспект унификации документов

2.1 Унификация документов в 1920-1930-е гг.

    Период  20-30-х гг. ХХ века в истории развития в нашей стране аппарата управления можно охарактеризовать как период активного совершенствования самых различных аспектов его деятельности, и в том числе, делопроизводства.

    В конце 1924 года было принято решений СНК СССР о создании акционерного общества организационного строительства "Оргстрой". Его учредителями стали центральные ведомства: НК РКИ СССР, ВСНХ СССР, НКПС и т.д. Выбор учредителей основывался на том, что они представляли собой отдельные отрасли управления с широко развитыми сетями подведомственных звеньев, для которых можно было бы разрабатывать общеотраслевые рекомендации, стандарты и т.п. Оргстрой стал первым в истории нашей страны органом вневедомственной унификации текста документов, который вел свои разработки, являясь полностью независимым в экономическом отношении учреждением, хотя по методической части и был в определенной степени зависим от разработок НК РКИ.

    Перед Оргстроем были поставлены следующие  задачи:

    1. Изучение и обобщение накопленного  опыта унификации делопроизводства и выработка на этой основе новых решений по совершенствованию управленческого труда, в том числе и делопроизводства;

    2. Оказание учреждениям, предприятиям  и т.п. практической помощи  в унификации текста документов путем разработки и внедрения специальных проектов;

    3. Обеспечение мероприятий унификации делопроизводства техническими средствами и необходимой стандартной и бланочной документацией;

    4. Обучение заинтересованных лиц  современным методам ведения управленческих работ;

    5. Информирование широких слоев  работников управления и производства  о новейших теоретических достижениях  унификации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.

    Исполняя  эти задачи, Оргстрой

    Исполняя  эти задачи, Оргстрой оказывал помощь в унификации всем отраслям народного хозяйства: транспорту, строительству, финансам, сельскому хозяйству и т.д.

    Оргстрой  разрабатывал проекты унификации текста документов самых различных направлений управленческого труда. Среди этих разработок выработка единой системы классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения стандартов и нормалей, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию, унификация работы нотариальных органов и народных судов по стране; совершенствование призывной системы для местных органов военного управления; разработка и внедрение новых форм учета и т.д.

    Основным  видом работы Оргстроя являлась унификация делопроизводства, которая занимала до 70% от общего объема работ.

    Для унификации делопроизводства Оргстроем разрабатывались как комплексные проекты унификации, так и проекты унификации отдельных видов делопроизводства, в том числе протокольного, по личному составу, по жалобам и заявлениям.

    В 1928-1929 гг. пытались внедрить безрегистрационную систему делопроизводства, основанную на четкой классификации поступающих, подготавливаемых и отправляемых документов, их распределения по исполнителям и повышении ответственности этих работников. Успеха эта система не имела потому, что основой социалистического хозяйствования являлся учет, а эта система его обходила.

    Наряду  с этим Оргстрой подготавливал для заказчиков формы наиболее часто встречавшихся в практике их работы документов и правила унификации служебных документов.

    Оргстрой  развивал деятельность по совершенствованию  делопроизводства, охватывая своими постановками все новые и новые объекты, во много раз увеличивал свои экономические показатели.

    Однако  к концу 20-х гг. после создания согласно Постановления СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР Государственного института техники управления (ИТУ), Оргстрой претерпел определенные изменения, поскольку был объединен с этим институтом, и его преобразовали во Всесоюзное объединение организационного строительства.

    В своей работе оно стало более  зависеть от методических рекомендаций и указаний ИТУ (в частности, ИТУ везде требовал привязки к разработанному им "Руководству по делопроизводству учреждений и предприятий"). Появился определенный уклон в сторону политизации проводимых работ.

    Линия на свертывание унификации делопроизводства нашла свое логическое завершение в Постановление Президиума ЦКК ВКП (б) и Коллегию НК РКИ СССР от 25 апреля 1932 г., которым ИТУ был ликвидирован. Еще ранее Постановлением СНК СССР от 21 октября 1931 г. Оргстрой был преобразован в государственное Всесоюзное объединение "Союзоргучет" и передан в подчинение ЦСУ СССР. Сфера деятельности этого объединения была ограничена выпуском унифицированных форм учета и отчетности.

    С ликвидацией ИТУ и Оргстроя дело унификации делопроизводства в нашей стране было фактически прекращено. Продолжение этой работы стало возможным лишь к концу 50-х - начало 60-х гг. ХХ века.

    Оценивая  деятельность Оргстроя по унификации делопроизводства в нашей стране в 20-30 гг. прошедшего века, следует признать его положительную роль в совершенствовании управленческого труда, основанную на комплексном подходе к унификации текста документов. Именно комплексность, когда объекта в ходе процессов унификации получал пакет нормативно-методической документации для перехода на новые формы работы; совокупность новых форм, бланков и других видов документации, а также набор технических средств для механизации конторского труда, являлась залогом успеха постановок Оргстроя. Опыт этой работы сохраняет свою значимость и для нашего времени.

2.2 Унификация документов в 1960-1970-е гг.

    2.2.1 Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

    Второй  период стандартизации и унификации документов относится к концу  1960-х - началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление [12].

    Основная  идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная  унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.

    На  стадии создания ЕГСД была разработана  методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

    Рекомендации  практически по всем перечисленным  вопросам в настоящее время устарели. Так, например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995 г.), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников (см., например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г.).

    Однако  рекомендации по формированию структуры  и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять  их нужно также с учетом произошедших изменений. В соответствии с ЕГСД, делопроизводством во всех учреждениях и организациях должно заниматься единое структурное подразделение – канцелярия. Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции. В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников. Как известно, с момента выхода ЕГСД значимость службы делопроизводства возросла.