Характеристика реквизитов заголовочной части документов

">    Гриф  утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения  их подлинности и достоверности. Принято ставить гриф утверждения на следующих управленческих документах:

    Акты (проверок и ревизий; приема законченных  строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий  и т.д.).

    Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

    Инструкции (правила) — (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего  трудового распорядка и т.д.).

    Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности  работников и т.д.).

    Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских  работах и т.д.).

    Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

    Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских  работ; внедрения новой, техники; кооперированных поставок продукции;

Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.)

Расценки  на производство работ.

    Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

    Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные  ставки.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

    Гриф  утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, дополнительно удостоверяется печатью.

    Документы могут утверждаться руководителем  организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.

    При утверждении документа должностным  лицом гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Маяк» Сидоров А.Б. Сидоров

12.07.2003

    Дата  в грифе утверждения проставляется  от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц! например:

    УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор I ОАО «Электроника»  Максимов К.П. Максимов 15 сентября 2003 г.

    Документ  может утверждаться посредством  издания или составления другого  документа. При утверждении документа  постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО 

Приказом  директора ОАО «Маяк»

от 20.01.2003 № 4

УТВЕРЖДЕН

Протоколом собрания

акционеров  КБ

«Стройинвест»

от 12.05.2003 № 2

    В грифе утверждения допускается  центрировать элементы относительно самой  длинной строки, например:

УТВЕРЖДЕНО

Решением  общего собрания

трудового коллектива, протокол от 01.07.2003 № 1

    Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа на документе нескольких грифов утверждения располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора  Начальник научного

завода  «Металлист» центра «Прогресс»

И. С. Егоров Антонов П.Н. Антонов

12.01.2003 12.01.2003

    Реквизит  «Резолюция»

    Указания  по исполнению полученного документа  фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется, например:

    И.С. Корошелеву Подготовить проект ответа с обоснованием к 12.03.2000 Егоров 01.03.2003

    Если  исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»).

    Резолюция проставляется в правом верхнем  углу документа между реквизитами  «Адресат» и «Текст». При необходимости  написания второй и последующих  резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

 

Список источников:

1. Э.А.Бардаев, В.Б.Кравченко Документоведение: Учебник для студентов высших учебных заведений.
2. Гваева И.В., Тепляков А.А. Делопроизводство: курс лекций.

3. Делопроизводство в РФ. Сборник нормативных документов .

4. Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение.

5. Ларьков Н.С. Документоведение.

6. http://www.nikitina-nv.ru/Ychebniematerialbl/dsaf/page55/index.html