Функции службы делопроизводства

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение  …………………………………………………………………… 3

Основные  понятия делопроизводства ……………………………………5

Цели  и задачи службы делопроизводства ………………………………7

Функции службы делопроизводства  …………………………………… 8

Функции структурных подразделений служб  делопроизводства ……10

Заключение.....……………………………………………………………..14

Список  литературы ………………………………………………………15 

 

ВВЕДЕНИЕ 

     В любой организации решение проблем  документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение —  управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников  — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

     Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

     Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

     Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

     Цель  данного реферата - проанализировать функции службы делопроизводства, а  также его структурных подразделений.

     Для достижения цели поставлены следующие  задачи:

• определить основные понятия делопроизводства;
• определить цели и задачи службы делопроизводства;
• рассмотреть функции службы делопроизводства;
• проанализировать функции структурных подразделений службы делопроизводства.

 

     ОСНОВНЫЕ  ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. 

     Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальнымидокументами. (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

     Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

     Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка  работы с документами в структурных  подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия  обеспечивается системой взаимоувязанной  управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с  вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.[3]

     Непосредственное  ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена  ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

     Состав  организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".[2]

 

     

     ЦЕЛЬ  И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

     Основной  целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и  реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

     • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

     • обеспечение единого порядка  документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

     • сокращение документооборота;

     • разработка и внедрение нормативных  и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства[1].

 

     

     ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

     Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и  задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется  службой. Типовой состав функций  следующий:

     1. Разработка, внедрение и ведение  табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

     2. Разработка и проектирование  бланков документов.

     3. Осуществление экспедиционной обработки  поступающих и отправляемых документов.

     4. Регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

     5. Организация своевременного рассмотрения  и подготовки к докладу руководству  поступающих документов.

     6. Контроль за правильностью оформления  документов, представляемых на подпись руководству.

     7. Регулирование хода исполнения  документов, контроль прохождения,  оформления и исполнения документов  в установленный срок.

     8. Организация машинописного (компьютерного)  изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

     9. Разработка номенклатуры дел  организации, обеспечение хранения  дел и оперативного использования  документной информации.

     10. Организация и ведение делопроизводства  по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

     11. Организация контроля за работой  с документами в структурных подразделениях.

     12. Разработка (совместно с соответствующими  структурными подразделениями организации)  мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

     13. Контроль за правильностью оформления  и формирования дел в структурных подразделениях организации.

     14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии  с действующими нормативно-методическими  рекомендациями Росархива.

     15. Повышение квалификации работников  службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

     16. Организация рабочих мест, АРМ,  условий труда сотрудников службы делопроизводства[1].

     Этот  набор функций относится к  типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.[4]

 

     

     ФУНКЦИИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ СЛУЖБ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

     Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

     • предварительное рассмотрение и  подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

     • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и  их согласование с функциональными  структурными подразделениями организации;

     • организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

     • бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

     Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

     • подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

     • анализ справок и докладов структурных  подразделений, подготовка заключений по ним;

     • организация и проведение заседаний  органа управления, документирование их деятельности;

     • прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

     Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

     • разработка и внедрение мероприятий  по совершенствованию технологии делопроизводства;

     • разработка нормативно-методического  обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

     • разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

     • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);