Функции делопроизводства

СОДЕРЖАНИЕ: 

1.  Понятие  и назначение службы делопроизводства……………. ……4

     2. Основные задачи и функции службы делопроизводства …………….4

     3. Нормативная регламентация службы делопроизводства …………….6

     4. Структура служб. Основные функции  служб делопроизводства….. ..10

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

В данной работе дается подробное описание структуры  служб делопроизводства и раскрытие их основных функций.

Эту тема особенно актуальной в наше время, так как делопроизводство - одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.

  Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;

Рассказать о  службе документационного обеспечения  управления;

Перечислить основные задачи и функции службы;

Изучить нормативную регламентацию службы;

Рассмотреть структуру  служб делопроизводства и описать их основные функции; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                     1. Понятие и назначение службы делопроизводства. 

     Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

     В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления».

    Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

      В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

      Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

     Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 

                     2. Основные задачи и функции службы.  

       В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение  документирования управленческой  деятельности;

2) организация  работы с документами в учреждении;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи  обеспечения документирования управленческой  деятельности могут быть решены  с помощью выполнения следующих  функций:

разработка  и проектирование бланков, обеспечения  их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования  и тиражирования;

контроль  качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры  согласования и и удостоверение  документов.

2. Задачи  организации работы с документами  в учреждении решаются выполнением  следующих функций:

      Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

      Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и  внутренних документов;

Контроль  за исполнением документов;

Систематизация  документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи  совершенствования форм и методов  работы с документами включают  в себя выполнение следующих  функций:

разработку  и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение  их до сведения работников организации;

методическое  руководство и контроль за соблюдением  установленных правил работы с документами  в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации  и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение  документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку  и внедрение новых форм и методов  работы с документами, совершенствование  документооборота организации, повышение  исполнительной дисциплины;

постановку  задач разработки и совершенствования  автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами. 

                     3. Нормативная регламентация службы  

     Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы делопроизводства необходима нормативная регламентация самой службы.

    Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

     В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

     Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

    Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

    Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеетобязательную юридическую силу.

    Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

    Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

    Должностная инструкция - это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

    Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный  справочник должностей руководителей,  специалистов и других служащих, который содержит регламентированный  перечень требований к квалификации  специалистов различных категорий.

2. Унифицированная  система ОРД (УСОРД), Государственная  система ДОУ (ГСДОУ) и другие  нормативные документы, в которых  закреплены формуляр и структура  текста должностной инструкции.

3. Типовые  долностные инструкции. Они разработаны  для отдельных категорий служащих  однотипных учреждений или структурных  подразделений. Типовые инструкции  не могут заменить индивидуальные.

4. Положение  о структурном подразделении  организации. Положение и должностные  инструкции - это взаимосвязанные  и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

    Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

    Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

    Инструкция по делопроизводству - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

    Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

    Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

    ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

Основные  правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

Инструкция  должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

 Структура  и функции служб документационного  обеспечения управления 

В целом, инструкция должна отражать весь процесс  работы с документами, все технологические  операции в их логической последовательности.

    Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

    Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель - это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.